Cómo guiar a su equipo a través del cambio para conseguir la aceptación de un nuevo SRM y consejos adicionales para seleccionar el mejor SRM.
Una vez que esté listo para adoptar un software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) de calidad para simplificar y organizar sus esfuerzos de gestión de los grupos de interés, asegurarse de que su equipo utilizará el nuevo software puede ser todo un reto. El cambio puede ser incómodo para el equipo, por lo que para obtener el máximo valor de un nuevo SRM, es necesario obtener la aceptación del equipo antes de seleccionar el nuevo software...
Para conseguir su aceptación, sus equipos deben participar en las conversaciones sobre la toma de decisiones desde el principio para compartir sus puntos débiles, comprender lo que cada opción puede ofrecerles y sentir que tienen un papel en la decisión. Recuerde: los equipos sólo utilizarán el software si es fácil de usar y si les ayuda a alcanzar sus objetivos.
Para ayudarle a conseguir la aceptación del equipo, compartimos cuatro consejos junto con algunos consejos de selección de SRM, para que pueda estar seguro de que está seleccionando el mejor SRM para satisfacer las necesidades de su equipo.
Consejo nº 1: Comunique a sus equipos la nueva SRM desde el principio
Cuando se trata de guiar a su equipo a través de este cambio, es necesario involucrar a la gente en las conversaciones desde el principio. En estas conversaciones iniciales, debe ser transparente sobre por qué desea adoptar un nuevo software de gestión de las relaciones con los grupos de interés y qué retos podría ayudar a abordar este software a sus equipos.
Sin embargo, nunca debe ser una conversación unilateral. Asegúrese de dar la palabra a sus equipos y permítales compartir los puntos débiles y los retos a los que se enfrentan y que el nuevo software podría ayudar a resolver.
Esta es también una oportunidad para que la gente comparta lo que les gusta de su proceso actual para que usted pueda tener en cuenta esas perspectivas también.
A partir de estas conversaciones, como equipo, haga una lista de lo que su nuevo software "debe tener" y lo que "le gustaría tener" para ayudarle a decidir qué características necesita su equipo en un SRM. Recuerda: ¡la gente apoya lo que ayuda a crear!
Consejo de selección de SRM:
La elección de un SRM que satisfaga la mayoría de las necesidades de su equipo ayudará a que éste se sienta escuchado y aumentará la probabilidad de que utilicen el software, ya que saben que usted lo ha seleccionado en función de sus necesidades. Asegúrese de utilizar la lista que elabore con su equipo cuando evalúe las opciones de SRM.
¿Le interesa una lista completa de las características que debe buscar en un SRM? Descargue aquí su copia gratuita.
Consejo nº 2: Guíe a su equipo a través del proceso dejando claras las expectativas de formación
Puede haber muchas incógnitas para su equipo con un nuevo software:
- ¿Será difícil aprenderlo?
- ¿Me facilitará o dificultará el trabajo?
- ¿Qué ocurre si tengo preguntas sobre el uso del programa?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en aprender a utilizar el programa?
- Etc.
La mejor manera de empezar a ayudar a su equipo con estas incógnitas es escuchar sus preocupaciones y encontrar las respuestas a sus preguntas hablando con los proveedores de SRM sobre formación.
Usted desea seleccionar un proveedor de SRM cuyo proceso de capacitación sea ágil, comprensible y eficiente para que su equipo sepa qué esperar de este proceso. Sin embargo, como la formación puede no ser una consideración importante para todos (especialmente para los equipos que no vayan a utilizar el SRM con regularidad), puede centrar esta conversación en las personas que más utilicen el SRM.
A continuación, puede presentar los aspectos más destacados al grupo más amplio para compartir lo que está aprendiendo sobre las opciones de formación de SRM y recabar su opinión. Recuerda: mantener estas conversaciones con tus equipos les ayuda a entender lo que se espera de ellos y, al mismo tiempo, les hace sentirse incluidos en el proceso.
Consejo de selección de SRM:
Asegúrese de elegir un SRM dedicado a una formación eficaz y sencilla. Una formación adecuada es fundamental en la adopción de un nuevo software, por lo que querrá preparar a su organización para el éxito eligiendo un proveedor de SRM dedicado a formar a su equipo de forma rápida y sencilla en el sistema. Dicho esto, cada proveedor de SRM tiene su propio proceso de formación e implementación, por lo que le recomendamos que investigue.
Si desea más información sobre el proceso de implantación y formación de nuestro SRM, Jambo, consulte nuestro blog.
Consejo nº 3: Haga que los miembros del equipo compartan sus propias perspectivas sobre por qué es importante un nuevo SRM.
Lo más probable es que ya cuentes con uno o dos miembros del equipo que se enfrentan a retos que un nuevo SRM podría resolver. Pregunta a los miembros de tu equipo si estarían dispuestos a compartir sus retos de gestión de las partes interesadas y cómo les ayudaría un nuevo SRM (podría ser una breve presentación durante una de esas primeras conversaciones que hemos mencionado antes).
Lo ideal es que se trate de un participante o participantes que ya estén convencidos de la idea del nuevo software. Intenta encontrar a un participante que no sea directivo y que utilice el software con regularidad para ayudar a generar confianza y que no parezca que la dirección está imponiendo una idea.
Consejo de selección de SRM:
Asegúrate de que las opciones de SRM que estás estudiando satisfacen los puntos débiles de estos participantes, ya que sus historias pueden tener un impacto duradero en el resto del equipo. Por ejemplo, si comparten su frustración por el tiempo que se tarda en introducir un registro de comunicación con el sistema actual, asegúrate de elegir opciones de SRM que agilicen el proceso de introducción para que sea rápido y sencillo.
Consejo nº 4: Invite a parte de su equipo a participar en demostraciones de SRM
Cuando llegue a la fase en la que esté listo para reservar demostraciones de SRM, involucre a algunos miembros de su equipo para que puedan ver las opciones de software, plantear sus preguntas a los proveedores y formar parte de la toma de decisiones.
Las demostraciones son una excelente forma de compartir el entusiasmo, especialmente cuando encuentra el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) adecuado para su equipo. Lo que su equipo ve y aprende en estas demostraciones es algo divertido que pueden compartir con los demás, lo que ayuda a crear entusiasmo e interés con el resto del equipo.
Consejo de selección de SRM:
Busque proveedores de SRM que puedan satisfacer las necesidades de demostración de su equipo. Tanto si desea reservar una demostración para un equipo como varias individuales, debe elegir proveedores dispuestos a trabajar con usted y su equipo.
Además, busque un proveedor de SRM que ofrezca demostraciones específicas para su sector. Las demostraciones específicas del sector le ayudarán a comprender cómo el software puede ayudarle a satisfacer las necesidades específicas de su organización.
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Cómo elegir el mejor software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) para conseguir la participación del equipo
El objetivo de introducir un nuevo SRM en su organización es permitirle a usted y a sus equipos gestionar la información de las partes interesadas de forma más eficaz, de modo que pueda utilizarla para obtener mejores resultados en la gestión de proyectos o partes interesadas. Sin embargo, para utilizar los datos de la forma más eficaz posible, los equipos deben utilizar el software. Como hemos mencionado anteriormente, sólo utilizarán el software si les ayuda a alcanzar sus objetivos (idealmente, de forma rápida y sencilla).
En este sentido, hay que evitar los programas confusos, engorrosos o frustrantes, ya que nadie acepta un programa que le dificulte el trabajo.
Para evitar estos problemas, su organización necesita un SRM bien diseñado que se haya creado específicamente para la gestión de las partes interesadas. El SRM debe funcionar bien, ser fácil de usar y ayudar a fomentar la colaboración entre los equipos.
Si desea conocer 4 consejos para elegir un software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM), consulte nuestro blog.
Lista de comprobación definitiva para compradores de MER
Para ayudarle a guiar a su equipo en la toma de esta decisión e intercambiar ideas sobre las características que le gustaría tener en su SRM, hemos elaborado esta completa lista de comprobación que le ayudará mientras busca opciones. Para descargar una copia gratuita de la lista de comprobación, haga clic en la siguiente imagen.
Si tiene alguna pregunta, el equipo de Jambo está a su disposición.
