La participación de las partes interesadas es una práctica fundamental para muchas organizaciones. Puede fomentar relaciones sólidas, ayudar a generar confianza, mejorar la reputación e impulsar el éxito a largo plazo.
Sin embargo, un obstáculo importante para la participación eficaz de las partes interesadas es la elaboración de informes sobre el trabajo realizado. Recopilar y consolidar los datos de participación de las partes interesadas en informes puede ser prácticamente imposible, especialmente cuando esos datos están dispersos en múltiples sistemas o ubicaciones.
Esto impide que las organizaciones aprovechen plenamente los beneficios de su compromiso con las partes interesadas y, en el peor de los casos, da lugar a incumplimientos y proyectos paralizados o cancelados.
En esta entrada del blog, exploraremos los retos que plantea la elaboración de informes sobre la participación de las partes interesadas y ofreceremos algunas formas prácticas de facilitarla. También hablaremos de la importancia de la gestión centralizada de datos, de cómo los informes pueden mejorar las relaciones con los grupos de interés y de los informes que se pueden crear cuando los datos sobre la participación de los grupos de interés están organizados y son accesibles.
La importancia de informar sobre el compromiso de las partes interesadas
Ya sea por requisitos normativos o por exigencias internas, la elaboración de informes sobre la participación de las partes interesadas es esencial para su estrategia general de participación.
Los informes que necesite crear dependerán de sus objetivos, normativas y grupos de interés específicos. Puede que necesite informes exhaustivos en los que se detalle cada interacción con las partes interesadas o informes más específicos en los que se destaquen métricas clave como la frecuencia y el alcance de los compromisos, el número de partes interesadas implicadas y las métricas de éxito de cada iniciativa de compromiso.
He aquí algunos ejemplos de informes que puede elaborar con los datos sobre la participación de las partes interesadas:
- Informes que demuestren el cumplimiento de la normativa y la legislación (por ejemplo, informes de participación previa a la solicitud, informes de evaluación previa a la consulta, registros de consulta a los indígenas, etc.).
- Informes para la obtención de autorizaciones, aprobaciones, licencias o permisos (es decir, solicitudes de exploración o desarrollo).
- Informes que demuestren que se ha producido un compromiso adecuado.
- Informes que ayudan a garantizar la licencia social para operar.
- Informes que aseguren contra riesgos como el incumplimiento o que actúen como respaldo legal para proyectos polémicos en caso de audiencias públicas o litigios (es decir, todos los registros de participación en audiencias públicas, respuestas a litigios, etc.).
- Informes que ayudan a satisfacer el interés público y las solicitudes de información (es decir, las solicitudes FOIP).
- Informes que se utilizarán en las solicitudes ministeriales de información (informes para sesiones informativas, memorandos internos, carpetas de sesiones, etc.).
- Informes sobre la marcha de los proyectos, resúmenes o éxitos para gestores y responsables de la toma de decisiones.
- Informes en los que se comunique a las partes interesadas y a las comunidades cómo han influido sus comentarios en las decisiones del proyecto.
También puede aprovechar los datos de participación para informar y mejorar iniciativas corporativas más amplias. Por ejemplo, los datos sobre la participación de los grupos de interés pueden incorporarse a informes corporativos más amplios o incluirse como parte de las solicitudes de certificación, por ejemplo:
- Evaluaciones de impacto ambiental (EIA)
- Informes ESG
- Informes de sostenibilidad como el CSRD (Directiva sobre informes de sostenibilidad corporativa)
- Certificaciones de sostenibilidad como:
Estos informes ofrecen una valiosa oportunidad para demostrar el compromiso de su organización con la transparencia y la rendición de cuentas, al tiempo que ponen de relieve los principales logros y áreas de mejora. Al incorporar los datos de participación de las partes interesadas en los informes, puede:
- Cumpla los requisitos de las certificaciones con mayor eficacia.
- Muestre el impacto de sus esfuerzos por implicar a las partes interesadas en los resultados empresariales.
- Destacar los éxitos en el cumplimiento de los requisitos reglamentarios o la consecución de las normas de certificación.
- Demostrar un sólido marco de gobernanza que dé prioridad a las necesidades de las partes interesadas y su compromiso con una participación significativa.
- Mejore su reputación entre las partes interesadas y los inversores.
El poder de los informes de las partes interesadas para generar confianza y relaciones sólidas con ellas
Los informes sobre el compromiso de las partes interesadas pueden hacer algo más que proporcionar información. También puede demostrar su compromiso con una participación y colaboración significativas con las partes interesadas. Por ejemplo, la creación de informes para las partes interesadas como parte de una estrategia de seguimiento del compromiso puede establecer un bucle de retroalimentación que fomente la confianza y el entendimiento.
La elaboración periódica de informes externos a lo largo del ciclo de vida del proyecto tiene numerosas ventajas. Garantiza que todo el mundo esté informado y en sintonía, independientemente de su función o nivel de participación. Este enfoque ayuda a comprender mejor las necesidades y preocupaciones de las partes interesadas, lo que permite una comunicación y colaboración más eficaces. Como resultado, podrá tomar decisiones más informadas que impulsen el éxito a largo plazo. Al informar sobre su trabajo a las partes interesadas, también puede confirmar su compromiso de escuchar sus puntos de vista y preocupaciones, atender sus necesidades e intereses y fomentar un entorno de colaboración.
Estos enfoques de la elaboración de informes sobre la participación de los grupos de interés externos pueden ayudar a generar confianza y credibilidad entre ellos, lo que se traduce en estrategias de participación más eficaces, relaciones más sólidas y mejores resultados para todas las partes implicadas.
Puntos débiles comunes en los informes sobre la participación de las partes interesadas
Como ya se ha mencionado, la elaboración de informes sobre la implicación de las partes interesadas puede resultar complicada a pesar de su importancia. Gestionar las contribuciones de todos a los proyectos de implicación (miembros del equipo, personal de campo, contratistas, etc.) y las grandes cantidades de datos implicados puede resultar abrumador. Además, a menudo los datos se encuentran en distintos lugares, como correos electrónicos, hojas de cálculo y blocs de notas, lo que dificulta enormemente la recopilación de toda la información necesaria para los informes.
Varios puntos problemáticos comunes pueden complicar aún más el proceso de elaboración de informes:
- Recopilar datos de distintas fuentes puede dar lugar a errores o lagunas en los datos.
- La falta de procesos normalizados significa que los informes pueden variar significativamente en cuanto a formato, contenido y calidad.
- Cuando los miembros de un equipo se marchan, a menudo se llevan consigo sus conocimientos y datos si no están almacenados en una ubicación central, lo que provoca la pérdida de información clave en los informes.
- Cuando los informes son inconexos y difíciles de entender, pueden generar confusión y desconfianza entre las partes interesadas o los directivos.
Formas de facilitar la elaboración de informes sobre la participación de las partes interesadas
Para facilitar la elaboración de informes sobre la implicación de las partes interesadas, considere la posibilidad de implantar algunos procesos estandarizados y utilizar algunas herramientas diseñadas para la implicación de las partes interesadas. He aquí algunas opciones a explorar:
- Automatice la recogida de datos: Utilice herramientas para automatizar la recopilación de datos y reducir los errores manuales, como formularios e integraciones de correo electrónico.
- Estandarice los datos de sus informes: Desarrolle campos estandarizados y obligatorios para los registros de comunicación en su sistema de seguimiento de compromisos, de modo que las entradas para sus informes sean más coherentes.
- Elimine los silos internos con la tecnología: Aprovecha una plataforma basada en la nube, como el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM), para crear una ubicación centralizada donde almacenar todos los datos.
- Aproveche las herramientas seguras basadas en IA: Utiliza herramientas seguras potenciadas por IA que faciliten la gestión de datos. Por ejemplo, La herramienta AI Summarize de Jambo crea resúmenes claros y concisos de las notas de comunicación con solo pulsar un botón.
- Cree plantillas de informes reutilizables: Desarrolle plantillas de informes que puedan volver a ejecutarse fácilmente para ahorrar tiempo y garantizar la coherencia de los informes.
Cómo Jambo simplifica los informes sobre la participación de las partes interesadas
Jambo es un potente software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM ) que los equipos utilizan para centralizar la información y los datos de compromiso de las partes interesadas. Con Jambo, los equipos pueden crear perfiles detallados de sus partes interesadas y contactos clave, registrar rápidamente todas las interacciones con ellos, realizar un seguimiento de los comentarios y problemas planteados por ellos, registrar los compromisos adquiridos con ellos y, a continuación, simplificar la elaboración de informes sobre todo lo que acabamos de mencionar.
Jambo facilita el registro de todos tus datos con funciones como:
- Fácil integración de datos: Los complementos gratuitos y una API pública permiten a los clientes de Jambo integrar sin problemas Jambo con herramientas populares como Outlook, ZapierArcGIS Pro, etc.
- Resumen automático de comunicaciones: Las herramientas de IA de Jambo Secure, como AI Summarize, hacen que el resumen de las notas de comunicación sea automático.
Con todos los datos de participación de las partes interesadas en un solo lugar, generar informes completos o resúmenes útiles está a sólo unos clics de distancia.
Por qué son importantes los informes de las partes interesadas
La elaboración de informes eficaces sobre la participación de los grupos de interés es crucial para las organizaciones que buscan establecer relaciones sólidas, impulsar el éxito a largo plazo y cumplir los requisitos normativos, por lo que debe asegurarse de que puede elaborar informes sobre sus datos con facilidad.
Para facilitar la elaboración de informes sobre la implicación de las partes interesadas, puede automatizar la recopilación de datos, aprovechar la tecnología creada para la implicación de las partes interesadas, utilizar herramientas seguras basadas en IA y crear plantillas de informes reutilizables.
No subestime la importancia de elaborar informes eficaces sobre la participación de las partes interesadas. Si lo convierte en una prioridad, podrá llevar la estrategia de compromiso de su organización al siguiente nivel y lograr un mayor éxito a largo plazo.
