Las ventajas de una conferencia virtual y cómo rentabilizar su tiempo
COVID-19 y las restricciones asociadas a los viajes y las reuniones multitudinarias han obligado a cancelar la mayoría de las conferencias y actos presenciales tradicionales. Hemos recopilado una lista de consejos para asistir a una conferencia virtual que le ayudarán a usted y a su equipo a sacar el máximo partido de su experiencia.
Pero antes de pasar a algunos consejos, hemos resumido las principales ventajas de una conferencia virtual para que se entusiasme con este tipo de eventos:
Ventajas de las conferencias virtuales
Estamos acostumbrados a reunirnos en persona, a establecer contactos, estrechar manos e intercambiar tarjetas de visita, por lo que una conferencia virtual puede parecer menos valiosa que un acto tradicional en persona; sin embargo, ¡una conferencia virtual aporta muchas ventajas!
Ventaja nº 1: Oportunidades reales de aprendizaje
Las conferencias te permiten aprender de expertos del sector y obtener consejos y trucos útiles que puedes utilizar en tu trabajo y compartir con tu equipo, independientemente de si se imparten virtualmente o en persona. Es 100% posible aprender la misma cantidad de información en una conferencia virtual.
Beneficio nº 2: Volver a ver las sesiones destacadas
En las conferencias virtuales se observa una tendencia a grabar y compartir las sesiones con los asistentes registrados poco después de que se hayan retransmitido en directo. En algunas conferencias se comparte el acceso a todas las sesiones programadas, mientras que en otras se comparte el acceso a las sesiones en las que te has preinscrito.
Esta posibilidad de volver a ver las sesiones también es útil para tomar notas, ya que te permitirá pausar secciones vitales, lo que te dará tiempo para captar la información más importante de esas sesiones destacadas que podrías haberte perdido la primera vez.
Beneficio nº 3: Ahorrar dinero
Una de las ventajas más significativas de asistir a una conferencia virtual es el dinero que ahorrará.
Con unas tasas de inscripción más bajas, sin billetes de avión, hoteles ni comidas, ahorrará mucho dinero asistiendo virtualmente a la conferencia, lo que es estupendo para los resultados de su empresa. También es una oportunidad de utilizar el dinero ahorrado para asistir a más conferencias virtuales y poner en práctica algunas de las grandes ideas que aprenda.
Ventaja nº 4: Flexibilidad
Sabemos que las cosas pueden cambiar rápidamente. Con una conferencia virtual, si se presenta una situación urgente en casa o surge una reunión importante, puede ajustar su horario -¡sólo asegúrese de planificar un tiempo para ver las sesiones que se perdió más tarde!
Ahora que ya hemos hablado de las ventajas de asistir a una conferencia virtual, pasemos a nuestros cinco consejos principales para sacar el máximo partido a su experiencia en una conferencia virtual.
Consejos para conferencias virtuales
Consejo nº 1: Planifique su asistencia
El primer paso para asistir con éxito a una conferencia es planificar el día seleccionando de antemano las sesiones a las que asistirá. La mayoría de las conferencias tienen programas de sesiones simultáneas, por lo que siempre hay más de un acto a lo largo del día. En los eventos presenciales, normalmente hay que planificar el día en función de la ubicación de las sesiones y de la rapidez con que se llega a cada sala. Una conferencia virtual le permite elegir las sesiones que más le interesan sin tener que considerar esos otros factores.
Después de elegir todas las sesiones, elabore un horario de asistencia al evento. Asegúrese de reservar tiempo para el almuerzo y una o dos pausas para el café.
Consejo profesional: Comprueba si necesitas preinscribirte en algún evento y haz reuniones individuales en el calendario para cada sesión a la que quieras asistir. Si cada sesión tiene un enlace único, añádelo a los detalles de la reunión para poder unirte rápidamente y asegurarte de que no te pierdes nada.
Consejo nº 2 Frenar las distracciones y bloquear la agenda
Debe tratar su asistencia a una conferencia virtual como lo haría si estuviera participando en persona. Intente participar en la conferencia en la medida de lo posible.
Puede resultar tentador intentar seguir con su día a día como de costumbre, haciendo varias cosas a la vez y viendo las sesiones a la vez. Sin embargo, para sacar el máximo partido a su experiencia, debe limitar las distracciones y bloquear su agenda, igual que haría si asistiera a la conferencia en persona.
Un artículo de la Asociación Americana de Psicología muestra que la multitarea afecta a la productividad y que cambiar de una tarea a otra puede afectar a la productividad de una persona hasta en un 40%.
Frena las distracciones haciendo lo siguiente:
- Informe a su equipo y a su familia de que va a asistir a una conferencia y de que no estará disponible durante las horas designadas.
- Prográmese como "ocupado" en su calendario laboral para mostrar a los demás que no está disponible.
- Apaga las notificaciones del correo electrónico, el teléfono y el ordenador
- Asegúrate de que tienes a tu lado todo lo que necesitas (cargador, bloc de notas, una botella de agua, etc.)
- Elimina las distracciones manteniéndote alejado del teléfono y de otros sitios web: ¡cierra esas pestañas!
Consejo profesional: Lo último que querrás hacer es perder tiempo intentando navegar por el software o la herramienta utilizada para organizar la conferencia virtual. Explora la tecnología con antelación y asegúrate de que puedes acceder a ella fácilmente el día de la conferencia.
Consejo nº 3: Vístete a la moda
Tómese el tiempo necesario para preparar la conferencia virtual como lo haría para una conferencia presencial.
Vístete adecuadamente, prepárate un buen café y reúne todo lo necesario para tomar notas de la misma manera que lo harías en una conferencia presencial. Incluso puedes comprar algo de bollería para darte un capricho como el que te darías en una conferencia presencial.
Este tipo de preparación marca el tono de la conferencia y le hace pensar que se trata de un acontecimiento especial.
Consejo nº 4: Programe un tiempo de reflexión con su equipo
Otra ventaja de las cuotas de inscripción más bajas asociadas a los eventos virtuales es que hay una oportunidad para que más miembros del equipo asistan a la conferencia. Si asistes con otras personas, podéis dividiros el tiempo y participar en distintas sesiones para abarcar más terreno (virtual).
Incluso si sólo asiste a la conferencia un miembro del equipo, le recomendamos que programe algo de tiempo después para informar y compartir los aprendizajes clave. Discuta las ideas que se generaron durante las sesiones mientras están frescas en su mente. Tener la posibilidad de compartir rápidamente los nuevos conocimientos es una excelente ventaja de un evento virtual.
Consejo nº 5: ¡Comprométase!
Las conferencias reúnen a personas de diferentes lugares que comparten un interés común o trabajan en puestos similares, y son una forma estupenda de conocer a gente nueva de tu sector. También es importante tratar de conectar e interactuar con los asistentes a las conferencias virtuales. Aunque te resulte extraño si eres nuevo en el mundo de las conferencias virtuales, puedes estar seguro de que existen excelentes oportunidades para establecer contactos en línea.
Cada conferencia será diferente, pero hasta ahora hemos visto a organizadores de conferencias virtuales crear canales especiales de Slack, grupos de Facebook y salas de Zoom reservadas exclusivamente para participar, conectar y establecer contactos.
Medios de comunicación social:
Puede empezar a conectar con los asistentes en las redes sociales incluso antes de que empiece el acto.
Por ejemplo:
¿Utiliza el evento un hashtag específico? (Por ejemplo, la Conferencia Norteamericana IAP2 utiliza el hashtag #IAP2NAC). Intente seguir el hashtag específico de la conferencia y siga a las personas que lo utilicen en sus publicaciones. Asegúrate de que tus publicaciones en las redes sociales incluyan también el hashtag del evento, para que otros asistentes puedan encontrarte.
También le animamos a utilizar el hashtag específico de la conferencia durante todo el evento. Por ejemplo, si asiste a una sesión y le gusta algo que ha dicho el ponente, tuitee la cita y etiquete al ponente o a su empresa junto con el hashtag de la conferencia: le sorprenderá la participación que puede crear de esta forma (solo asegúrese de dar crédito al ponente por su cita).
Consejo profesional: cuando preseleccione las sesiones, compruebe si puede seguir de antemano a los oradores principales, presentadores o panelistas para etiquetarlos fácilmente durante la conferencia.
Si no está seguro de por dónde empezar, considere la posibilidad de compartir una publicación en la que confirme que asistirá a la conferencia virtual y un breve resumen de lo que más le apetece ver. Utilice el hashtag de la conferencia y etiquete a la organización que organiza el evento: es una forma estupenda de iniciar una conversación.
Redes programadas:
Busque oportunidades para establecer contactos dentro del programa o la agenda de la conferencia.
Por ejemplo, la IAP2 ha programado bloques de tiempo para que los asistentes establezcan contactos, y éste es el momento perfecto para reunirse con los demás asistentes, compartir información y hacer nuevos y magníficos contactos virtuales.
Otras oportunidades para reunirse virtualmente pueden ser encuentros planificados, cócteles virtuales u horas felices, encuentros entre iguales, etc. Compruebe su programa de conferencias virtuales y vea qué tipo de oportunidades hay disponibles.
Próximos pasos
Conectar con otras personas para adquirir nuevos conocimientos, ampliar su red de contactos y compartir su experiencia son componentes vitales para una carrera feliz y exitosa.
Aunque el estado actual de nuestro mundo ha añadido retos y cambios sin precedentes, todavía hay oportunidades para conectar y compartir de forma segura y divertida: una conferencia virtual es una forma excelente de seguir creciendo y conectando, incluso en estos tiempos difíciles.
Esperamos que esta información le haya resultado útil. Si desea ponerse en contacto con Jambo, síganos en nuestras páginas de LinkedIn y Twitter.
