La comunicación honesta, transparente y respetuosa es vital a la hora de comunicarse con las partes interesadas de su proyecto. Teniendo esto en cuenta, merece la pena dedicar tiempo a elegir los mejores métodos de comunicación para llegar a los grupos de interesados e investigar las mejores prácticas para utilizar cada método.
El correo electrónico es una herramienta de comunicación increíblemente común para mantenerse en contacto con las partes interesadas; sin embargo, no es el método de comunicación preferido de todo el mundo, por lo que nunca debes dar por sentado que una parte interesada se siente cómoda con el correo electrónico.
Hemos recopilado una lista de consejos e información a tener en cuenta a la hora de redactar los correos electrónicos para las partes interesadas que sí utilizan el correo electrónico. Estos consejos son válidos tanto para campañas masivas como para envíos individuales.
En este blog trataremos:
- Ventajas del correo electrónico 1. Método de comunicación bidireccional
- Ventaja 2 del correo electrónico. Respuestas y contestaciones inmediatas
- Email Beneficio 3. Pensar bien las respuestas
- Correo electrónico Beneficio 4. Añadir archivos adjuntos y enlaces
- Consejo de redacción de correos electrónicos 1. Calendario
- Consejo de redacción de correos electrónicos 2. No omita la línea de asunto
- Consejo de redacción de correos electrónicos 3. No se precipite
- Consejo 4 para redactar un correo electrónico. El formato marca la diferencia
- Consejo de redacción de correos electrónicos 5. Los correos electrónicos no son privados
- Consejo adicional. Plantillas
¿Qué ventajas tiene el correo electrónico?
Antes de pasar a los consejos, veamos algunas de las ventajas de utilizar el correo electrónico:
Ventaja 1. Método de comunicación bidireccional
Utilizar métodos de comunicación bidireccionales, como el correo electrónico, es crucial durante la participación de las partes interesadas.
Cuando hablamos de métodos de "comunicación bidireccional", nos referimos a la comunicación que le permite llegar a sus interlocutores con un canal para que ellos le respondan.
El envío de un paquete informativo a los interesados sin información sobre cómo ponerse en contacto con usted se considera un método de comunicación unidireccional porque, aunque usted puede ponerse en contacto con ellos, ellos no pueden ponerse en contacto con usted. Los métodos de comunicación unidireccionales pueden ser útiles en algunas situaciones, pero es importante recordar que las partes interesadas tienen información y opiniones valiosas sobre tus proyectos, y es beneficioso escuchar sus comentarios.
Ventaja 2. Respuestas y contestaciones inmediatas
El correo electrónico puede ser útil como canal de comunicación porque puede ser inmediato. Con el correo electrónico, no hay que esperar al mensajero ni al ayuntamiento, sino que las partes interesadas pueden enviar sus comentarios y opiniones de inmediato, y tú también puedes responder con rapidez.
Beneficio 3. Reflexionar sobre las respuestas
Aunque puedes enviar correos electrónicos de inmediato, también puedes tomarte unos minutos más para planificar tus respuestas.
Recuerde que un lenguaje cuidadoso y reflexivo es vital a la hora de relacionarse con las partes interesadas. Tener la posibilidad de redactar un correo electrónico, revisar la gramática y compartir borradores con tu equipo para que te den su opinión antes de enviarlo es una ventaja excelente.
Ventaja 4. Añadir anexos y enlaces para una comunicación visual y una comprensión más completa.
La posibilidad de añadir archivos adjuntos y enlaces te permite comunicarte de diferentes maneras.
No todo el mundo responde bien o disfruta leyendo grandes cantidades de texto, por lo que tener la posibilidad de adjuntar diversos medios (fotos, vídeos, gráficos, etc.) puede ayudarle a comunicarse más claramente con sus interlocutores.
5 consejos para redactar correos electrónicos eficaces
1. Cronometraje
Tu contenido no es lo único que envía un mensaje; el momento en que decides enviar un correo electrónico también envía un mensaje importante. Si vas a responder a un mensaje urgente, lo más rápido suele ser lo mejor; sin embargo, recuerda respetar el horario comercial en los mensajes generales.
Algunas personas se sienten obligadas a responder a los correos electrónicos enviados fuera del horario de trabajo y puede molestarles que se los envíes durante su tiempo familiar nocturno. Que tú trabajes por la tarde no significa que todo el mundo lo haga (ten en cuenta también las diferentes zonas horarias).
Sugerencia: Algunos programas de correo electrónico, como Microsoft Outlook, permiten programar los mensajes para una fecha posterior, lo que resulta útil si escribes un mensaje por la noche pero quieres programarlo para la mañana siguiente.
2. No te saltes el asunto
.png?width=600&height=300&name=Copy%20of%20Untitled%20Design%20(5).png)
Tenga en cuenta que algunas personas reciben cientos de correos electrónicos al día, y que la sobrecarga de mensajes es un problema real, lo que significa que los correos electrónicos sin asuntos claros o convincentes pueden perderse en la mezcla. Para asegurarte de que tu mensaje no se salta, haz que el asunto sea claro y breve para que sea fácil entender de qué va.
Por ejemplo:
[Nombre del proyecto] Actualización del proyecto - 6 de septiembre de 2020
Ejemplo de casos en los que se requiere retroalimentación:
Recordatorio para enviar comentarios sobre [nombre del proyecto] - 15 de septiembre de 2020
3. No te precipites
Aunque puede resultar difícil no precipitarse si se trata de un correo electrónico urgente, tomarse un poco más de tiempo puede tener un impacto significativo en las partes interesadas.
Tómate tu tiempo para comprobarlo:
- Las direcciones de correo electrónico: ¿son correctas o se trata de la persona adecuada?
- La ortografía del nombre del interesado
- Consejo: Si accidentalmente envías un correo electrónico con el nombre de una parte interesada mal escrito, envíale inmediatamente un mensaje de seguimiento disculpándote por el error y agradeciéndole que lo haya escrito correctamente.
- Ortografía y gramática: los correos electrónicos con faltas de ortografía y errores gramaticales tienen un aspecto desordenado y poco profesional, lo que da mala imagen de tu proyecto.
4. El formato se impone
.png?width=600&height=300&name=Copy%20of%20Untitled%20Design%20(6).png)
Uso de mayúsculas
Aunque las mayúsculas pueden utilizarse para resaltar una sola palabra o frase, su uso repetido equivale a gritar y debe evitarse.
Contenido digerible
Evite grandes párrafos de texto masivo. A nadie le gusta abrir un correo electrónico con un bloque de texto masivo sin párrafos definidos, viñetas ni encabezados.
Para que el contenido sea más digerible, las frases deben ser cortas y fáciles de entender. Añade encabezados y viñetas donde tenga sentido: tus lectores recordarán mejor tu contenido si utilizas las mejores prácticas de formato.
Consejo: la brevedad es la clave. Decide cuál es el mensaje más importante que quieres transmitir y dilo de la forma más breve y clara posible.
5. Los correos electrónicos no son privados
No digas nada en un correo electrónico que no quieras que otras personas sepan o vean: los correos electrónicos no son privados. El hecho de que envíes un correo electrónico a una persona no significa que no vaya a compartirlo con otras.
Desconfíe de las respuestas
Sobre el tema de compartir información, si estás en un grupo de correo electrónico, no "respondas a todos" automáticamente. Tómate un momento para pensar si todos los miembros del grupo necesitan recibir el mensaje que envías.
Consejo adicional 6. Utilice plantillas
Especialmente si va a enviar correos electrónicos a muchas partes interesadas o es nuevo en este tipo de correos, utilizar una plantilla de correo electrónico puede ser una forma eficaz de racionalizar sus correos electrónicos de forma rápida y eficiente.
Sugerencia: también puedes añadirlas a una carpeta de plantillas de tu correo electrónico (como Outlook) para acceder rápidamente a ellas.
Próximos pasos
Si aún no está seguro de por dónde empezar con sus correos electrónicos a las partes interesadas, descargue nuestras plantillas de correo electrónico gratuitas para tres escenarios únicos de partes interesadas que le ayudarán a empezar.
En nuestras plantillas de correo electrónico descargables, cubrimos:
-
La primera divulgación
-
Retomando la conversación
-
Actualizar cuando no hay actualizaciones
