¿Qué es la participación de las partes interesadas?

Tácticas de las partes interesadas

Una vez identificadas, mapeadas y clasificadas las partes interesadas, el siguiente paso en el proceso de análisis de las partes interesadas es elegir el nivel de compromiso para cada categoría de partes interesadas.

El Espectro de la Participación Pública, desarrollado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2), es una herramienta excelente para identificar qué nivel de compromiso (o participación) es el mejor para sus categorías de interesados.

El espectro del PAI2 identifica cinco niveles diferentes de participación: informar, consultar, implicar, colaborar y capacitar.

Por ejemplo, es poco probable que una parte interesada con poco poder o poco interés influya en el proyecto o se preocupe por él, y puede que sólo necesite que se le informe (a menudo con una comunicación unidireccional).

Mientras que las partes interesadas "clave" (alto poder/alto interés) tienen un potencial mucho mayor para influir en el proyecto y, según los niveles de compromiso del PAI2, puede ser necesario consultarlas, implicarlas, colaborar con ellas o capacitarlas, en función de las circunstancias o de la visión que tenga su organización del compromiso.

Una vez que haya decidido su nivel de compromiso, estará listo para elegir sus tácticas de compromiso específicas.

Las tácticas no son más que el método elegido para interactuar (por ejemplo, enviar un correo electrónico a las partes interesadas puede ser un buen método de comunicación bidireccional).

¿Por qué son importantes las partes interesadas?

¿Por qué tomarse tantas molestias para involucrar a las partes interesadas, sobre todo si no es obligatorio?

Las partes interesadas tienen el poder de influir positiva o negativamente en su organización, por lo que debe asegurarse de que se comprometen con sus proyectos.

Una estrategia de implicación de las partes interesadas bien estudiada y diseñada puede ayudar a su organización a mitigar cualquier posible impacto negativo, lo que es vital para el éxito de sus proyectos, sus estrategias (como sus estrategias ASG) y su organización en general.

Pero la implicación de las partes interesadas no se limita a la gestión de riesgos y a la mejora de la reputación, sino que también tiene que ver con la creación de relaciones.

Establecer relaciones con las partes interesadas

Tanto si se trata de un proyecto a largo como a corto plazo, establecer relaciones con las partes interesadas es una forma esencial de invertir en el éxito a largo plazo de su organización.

Las relaciones con las partes interesadas no son "de una vez por todas". En el futuro podrías volver a encontrarte rápidamente con las mismas partes interesadas, por lo que entablar una buena relación con ellas desde el principio puede ayudarte a garantizar el éxito de tus proyectos actuales y futuros.

Para garantizar la creación de relaciones sólidas con sus grupos de interés, su compromiso debe ser significativo. Echa un vistazo a nuestro blog, donde compartimos consejos que puedes aplicar fácilmente a tu estrategia para que tu compromiso con los grupos de interés sea más significativo.

Las relaciones se basan en la confianza

Los cimientos deel éxito de las relaciones es la confianza, y para crear confianza, las partes interesadas deben sentir que sus problemas y preocupaciones son valorados y escuchados.

Para que las partes interesadas se sientan valoradas y escuchadas, hay que recordar lo que se ha dicho anteriormente y lo que se promete para el futuro.

Llevar un registro de las interacciones con las partes interesadas, sus problemas y compromisos puede ayudar a garantizar que esto sea posible y, a su vez, permite a las partes interesadas generar confianza en su organización.

Pero las relaciones de confianza no pueden mantenerse si no hay forma de garantizar que todo el mundo está de acuerdo. La confianza es esencial para gestionar el compromiso de las partes interesadas.

El uso de un software basado en la nube para gestionar la participación de las partes interesadas a lo largo de todo el proyecto mantiene toda la información en un lugar fácil de encontrar, lo que le ayuda a mantener la confianza para construir relaciones duraderas y significativas con las partes interesadas.

Software de participación de las partes interesadas

Aunque utilizar hojas de cálculo o incluso un CRM para gestionar la información de los grupos de interés puede parecer una opción eficaz, estas opciones no son sostenibles si quieres establecer relaciones a largo plazo con los grupos de interés orientadas al futuro.

Desarrollar un proceso repetible y escalable para la gestión del compromiso de las partes interesadas es un ingrediente esencial para construir relaciones sólidas con las partes interesadas.

Este proceso debe incluir una base de datos colaborativa con los datos de contacto de las partes interesadas, así como sus interacciones con ellas. La creación de esta base de datos con un software de participación de las partes interesadas es una forma fácil y eficaz de recopilar y almacenar información importante como:

• Datos de contacto
• Comunicaciones
• Compromisos
• Cuestiones

El software de participación de las partes interesadas le permite elaborar informes sobre cualquiera de estos datos rápidamente y compartirlos con sus partes interesadas internas o externas, lo que no sólo le ahorrará tiempo, sino que también es una buena práctica empresarial.

Jambo permite a los usuarios:

• Seguimiento y gestión de las comunicaciones con todas las partes interesadas
• Identificar y registrar cada una de las funciones de las partes interesadas
• Seguimiento y gestión de los problemas de las partes interesadas
• Ver los problemas con una cronología fácil de entender
• Seguimiento de todos los compromisos del proyecto hasta su cumplimiento
• Ahorre tiempo elaborando rápidamente informes detallados
• Visualice los planes de los proyectos cargando las áreas de los proyectos y cartografiando los lugares de consulta y las áreas de interés
• Mantener el rumbo asignando tareas a los miembros del equipo y supervisando el progreso de las mismas.
• Colaborar trabajando con diferentes departamentos o contratistas externos en el mismo proyecto.
• Y mucho más: siempre estamos añadiendo nuevas funciones y actualizaciones para ayudar a nuestros usuarios a simplificar el proceso de gestión de las partes interesadas.

Próximos pasos

Si está listo para dar el siguiente paso hacia un compromiso excelente con las partes interesadas, reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos con un experto de Jambo.

Referencias

Compromiso de las partes interesadas: A Good Practice Handbook for Companies Doing B. (Pág. 20). Obtenido de https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/topics_ext_content/ifc_external_corporate_site/sustainability-at-ifc/publications/publications_handbook_stakeholderengagement__wci__1319577185063