Algunos organismos gubernamentales prefieren involucrar a las partes interesadas utilizando un enfoque de lista de comprobación. Este enfoque procedimental consiste simplemente en informar o consultar a las partes interesadas sin tener realmente en cuenta sus aportaciones, normalmente sólo para cumplir requisitos legales o políticos básicos.
Sin embargo, los planificadores de alto nivel que deseen ganarse la confianza del público y establecer relaciones más sólidas con la comunidad deben tener en cuenta las aportaciones de las partes interesadas. Pasar de un planteamiento de participación de las partes interesadas basado en listas de verificación a otro más significativo significa implicar activamente a las partes interesadas, valorar sus comentarios e integrar sus puntos de vista en la planificación y la toma de decisiones del proyecto.
Esta guía definirá la participación de las partes interesadas al estilo de las listas de control gubernamentales, los factores que contribuyen a ella, la importancia de ir más allá de la participación sólo para el cumplimiento, ideas para lograr una participación significativa de las partes interesadas, casos de éxito y cómo superar los obstáculos.
¿Qué es la lista de control de la participación de las partes interesadas?
La implicación de las partes interesadas mediante listas de verificación o "check-the-box" hace referencia a un enfoque básico y burocrático en el que los organismos u organizaciones gubernamentales pretenden cumplir con la implicación de las partes interesadas principalmente para marcar casillas con el fin de cumplir con la legislación o las políticas. Tratan las actividades de participación como tareas rutinarias con poca intención de utilizar las aportaciones de las partes interesadas para orientar las decisiones.
Una señal de que su organización podría estar siguiendo una lista de control de participación es que las reuniones con las partes interesadas sólo se celebren para cumplir los requisitos, y que los comentarios recogidos rara vez se tengan en cuenta a la hora de tomar decisiones. Otra señal es que la comunicación sea unidireccional, sin un verdadero diálogo. Otras señales son utilizar el mismo proceso de participación para todos los proyectos, independientemente de las necesidades de la comunidad, o tratar la participación como un acontecimiento único en lugar de como un proceso continuo.
A menudo, la participación de las partes interesadas en los proyectos gubernamentales se debe a la falta de formación sobre métodos eficaces de participación, restricciones presupuestarias, tiempo o recursos limitados y, con mayor frecuencia, a la mentalidad de los responsables de tomar decisiones de hacer sólo lo necesario para cumplir los requisitos legales o políticos. El éxito se mide por la celebración de la consulta, no por la calidad del diálogo.
Factores que contribuyen a comprobar la participación de las partes interesadas en los gobiernos canadienses
Los equipos gubernamentales de Canadá reconocen el valor de la participación de las partes interesadas, como podemos ver en las guías y recomendaciones de varias provincias. Sin embargo, hay varios factores que pueden impedirles comprometerse de verdad. Al comprender estos factores, los gobiernos pueden identificar oportunidades de mejora y hacer que la participación de las partes interesadas sea más auténtica y eficaz.
Mentalidad jurídica o de cumplimiento de políticas
En muchas administraciones públicas, los equipos contratan a las partes interesadas para cumplir requisitos legales o políticos, como evaluaciones medioambientales o consultas públicas obligatorias. A menudo se centran en "marcar la casilla" para el cumplimiento en lugar de buscar o incorporar realmente las aportaciones de las partes interesadas.
En consecuencia, miden el éxito en función de la celebración formal de consultas y el cumplimiento de los requisitos, y no de la medida en que las perspectivas de las partes interesadas influyen en los resultados. Las auditorías internas y los sistemas de elaboración de informes refuerzan este enfoque al dar más importancia a la documentación que al impacto, lo que facilita que la participación se convierta en una tarea rutinaria.
Falta de recursos o de tiempo para comprometerse más a fondo
Los proyectos gubernamentales suelen funcionar con presupuestos limitados y plazos ajustados. Una participación profunda y significativa de las partes interesadas, que incluya la divulgación, la facilitación, el análisis y la elaboración de informes, requiere tiempo, esfuerzo e inversión financiera.
Con recursos limitados, los planificadores pueden limitarse a los requisitos mínimos, recurriendo a reuniones puntuales o encuestas genéricas en lugar de adaptar los métodos de participación a las diversas partes interesadas. Esto puede dejar poco margen para el diálogo continuo o el seguimiento.
Formación o conocimiento limitados de las mejores prácticas
Muchos funcionarios públicos y jefes de proyecto pueden carecer de formación especializada en la participación eficaz de las partes interesadas, especialmente cuando trabajan con grupos diversos o comunidades indígenas. Esta carencia de conocimientos puede dar lugar a que se recurra a enfoques genéricos en lugar de a estrategias personalizadas y culturalmente informadas. Organizaciones como IAP2 Canadá están abordando este reto mediante el desarrollo de programas educativos específicos y asociaciones. Por ejemplo, el Programa de Aprendizaje para la Concienciación Ind ígena de IAP2 Canadá ayuda a los profesionales del compromiso a avanzar en la reconciliación tanto personal como profesionalmente.
Evitar riesgos
Las organizaciones gubernamentales pueden preferir ceñirse a un "proceso probado" establecido para evitar controversias o críticas públicas. Puede existir la creencia de que abrir nuevos canales de participación podría hacer aflorar cuestiones incómodas, que podrían retrasar o cancelar el proyecto. Así que optan por el enfoque más seguro, aunque no produzca aportaciones valiosas.
Procesos o herramientas obsoletos
Muchos organismos públicos siguen confiando en los métodos tradicionales de participación, como las asambleas municipales o las encuestas en papel, con escaso conocimiento de las plataformas digitales o los programas informáticos de gestión de las relaciones con las partes interesadas. Estas herramientas obsoletas pueden limitar el alcance, la participación y la transparencia. Sin sistemas modernos, rastrear, analizar y hacer un seguimiento de las opiniones de las partes interesadas es complicado, por lo que es fácil recurrir a un enfoque básico y transaccional.
Por qué es importante ir más allá del cumplimiento en el compromiso con las partes interesadas
Limitar la participación de las partes interesadas al mero cumplimiento de los requisitos normativos puede cumplir con las obligaciones reglamentarias, pero no crea relaciones más sólidas ni proporciona una comprensión clara de las necesidades de la comunidad. He aquí algunas razones para ir más allá del cumplimiento:
- Oportunidades perdidas para mejorar los resultados de los proyectos: La divulgación basada únicamente en el cumplimiento (un anuncio, una reunión, un PDF) recoge opiniones, pero rara vez capta la experiencia vivida, las limitaciones locales o las soluciones creadas conjuntamente.
- Mayor resistencia de las partes interesadas y retrasos del proyecto: Cuando las partes interesadas no están adecuadamente informadas o implicadas, pueden plantear sus preocupaciones en una fase tardía del proceso, lo que dificulta atender sus necesidades y ralentiza aún más el avance del proyecto.
- Pérdida de confianza y credibilidad del público: Las tácticas de "contar y vender" debilitan la confianza. Este enfoque de arriba abajo minimiza la participación de las partes interesadas, lo que hace que las personas se sientan menos comprometidas y apoyen menos la iniciativa.
- Comprensión incompleta de las necesidades de la comunidad: Al marcar casillas, se da prioridad a los participantes más ruidosos, pero a menudo se pasa por alto a los grupos infrarrepresentados o necesitados de equidad. Esto conduce a lagunas en la comprensión de cuestiones como la accesibilidad, la asequibilidad, la seguridad y el impacto cultural.
- Menor innovación y participación: Cuando las partes interesadas no participan de forma significativa, se aportan menos ideas y perspectivas nuevas, lo que conduce a soluciones repetitivas y a un menor entusiasmo por la participación.
Pasos que puede dar para lograr una participación más significativa de las partes interesadas
Una participación significativa de las partes interesadas va más allá del cumplimiento de los requisitos básicos. Los siguientes pasos esbozan un marco práctico para establecer relaciones más sólidas y eficaces:
1. Compromiso de liderazgo
Una participación significativa comienza con el compromiso de los altos cargos. Cuando los gobernantes y los altos directivos dan prioridad a la participación de los interesados asignando recursos, fijando expectativas claras y reforzando constantemente su valor, la participación pública pasa de ser un ejercicio de cumplimiento de bajo nivel a una parte esencial del éxito del proyecto. La dirección debe estar preparada para escuchar las aportaciones, reflexionar sobre las preocupaciones de la comunidad y asegurarse de que los equipos tienen el mandato y la capacidad para responder.
2. 2. Planificación estratégica
Integrar la participación efectiva en la estrategia del proyecto desde el principio. Esto significa alinear intencionadamente las actividades de participación de las partes interesadas con los objetivos generales del proyecto y las prioridades específicas de la comunidad. En lugar de tratar la participación como una tarea aislada, la planificación estratégica la integra en el proyecto. Con este planteamiento, los equipos de gobierno pueden diseñar cuidadosamente el objetivo, los métodos y el calendario de la participación para fomentar las aportaciones pertinentes, abordar las cuestiones clave y garantizar que las opiniones de las partes interesadas influyan realmente en las decisiones.
3. Diversificar y ampliar la participación
Ir más allá de los "sospechosos habituales" requiere un planteamiento deliberado e integrador. Identificar proactivamente a los grupos infrarrepresentados o marginados, como las comunidades indígenas, los nuevos inmigrantes, los residentes con bajos ingresos, los jóvenes y las personas con discapacidad, garantiza una mayor diversidad de perspectivas. Utilice una combinación de canales de participación, desde ayuntamientos y jornadas de puertas abiertas hasta talleres específicos, divulgación móvil y foros en línea. La accesibilidad aumenta cuando los métodos de participación se adaptan a las diferentes necesidades y preferencias, fomentando la inclusión.
4. Participación temprana y continua
La participación de las partes interesadas debe comenzar en la concepción del proyecto y continuar a lo largo del mismo. La comunicación continua mantiene las relaciones, demuestra respeto por las aportaciones de la comunidad y ayuda a anticiparse a los problemas que puedan surgir. El Espectro de Participación del PAI2 destaca la importancia de implicar a las partes interesadas desde el principio y mantener su participación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Un compromiso temprano ayuda a establecer expectativas claras, generar confianza y alinear el nivel de participación.
5. Diálogo unidireccional a bidireccional
Sustituya las sesiones informativas unidireccionales por formatos interactivos como debates facilitados, talleres de codiseño, paneles consultivos y diálogos en grupos reducidos. La transición de la "transmisión" a la "conversación" permite a las partes interesadas hacer preguntas, compartir preocupaciones y recibir respuestas en tiempo real, lo que aumenta la legitimidad y transparencia del proceso. La comunicación bidireccional transforma el compromiso de una formalidad transaccional en una experiencia participativa que fomenta el respeto mutuo y la capacidad de resolución de problemas.
6. Adoptar herramientas modernas
Al aprovechar la tecnología, los equipos gubernamentales pueden centralizar toda la información sobre las partes interesadas, hacer un seguimiento de las comunicaciones y gestionar los compromisos en tiempo real. Herramientas como las plataformas de participación en línea, las aplicaciones de encuestas y el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM ) facilitan el acceso a un público más amplio, la recogida y el análisis eficaz de las opiniones y el mantenimiento de registros detallados de las interacciones. Estas herramientas aumentan la transparencia al proporcionar a las partes interesadas actualizaciones puntuales e informes claros sobre cómo se tienen en cuenta y se utilizan sus aportaciones. También mejoran la accesibilidad y la inclusión al ofrecer múltiples formas de participación, independientemente de la ubicación o el idioma.
7. Aumentar la transparencia
La transparencia favorece la responsabilidad y la confianza. Empiece por publicar desde el principio los planes de participación, los plazos y los procesos de toma de decisiones para que las partes interesadas sepan cómo y cuándo pueden participar. Comparta datos de referencia, describa las opciones disponibles y discuta abiertamente cualquier limitación para reforzar la credibilidad y fomentar las aportaciones informadas.
Informe periódicamente con actualizaciones y explicaciones claras de las decisiones, demostrando cómo se han tenido en cuenta las opiniones de las partes interesadas y qué medidas se tomarán a continuación. Por último, comunique claramente lo que va a cambiar y lo que no, exponiendo las razones para que todos los participantes tengan expectativas realistas y confianza en el proceso.
8. Evaluación y adaptación
La mejora continua es una característica clave de la implicación eficaz. Las evaluaciones periódicas, como las encuestas de satisfacción de los participantes, los análisis de la participación y los talleres informativos, deben servir para determinar si se han alcanzado los objetivos de participación y descubrir áreas de mejora. Adapte las estrategias a medida que evolucionan los proyectos y cambian las necesidades de la comunidad. Esta información sirve para perfeccionar los procesos, aumentar la participación en el futuro y crear una capacidad interna duradera para la excelencia en la participación.
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Casos prácticos y ejemplos reales
A continuación se ofrecen ejemplos prácticos de cómo pasar de un compromiso "de cajón" a una participación más genuina de las partes interesadas:
Estudio de caso: La colaboración de la ciudad de Vancouver
La ciudad de Vancouver ha desarrollado un modelo de gobernanza colaborativa a largo plazo para la planificación de infraestructuras que reúne a los departamentos municipales, los dirigentes y las opiniones de la comunidad. En lugar de trabajar en silos, los departamentos integran ahora las prioridades de toda la ciudad en todos los planes y se conectan a múltiples niveles, sobre todo a través de reuniones periódicas de los directores. Esto aumenta la transparencia y garantiza que los proyectos se ajusten a la visión global de la ciudad.
La ciudad también incentiva los proyectos "beneficiosos para todos" mediante la financiación conjunta, creando presupuestos más flexibles y animando a los departamentos a perseguir objetivos compartidos. Un enfoque centralizado de la ejecución de proyectos, centrado en los resultados a largo plazo y la adaptabilidad, garantiza una colaboración eficaz.
Estudio de caso: Mercer Peace River refuerza el compromiso indígena
Mercer Peace River Pulp Ltd., uno de los principales productores de pasta de papel de Alberta, lleva mucho tiempo dando prioridad a las relaciones sólidas con 16 comunidades indígenas como piedra angular de la silvicultura sostenible. Para cumplir las crecientes expectativas y los requisitos normativos, Mercer necesitaba un método centralizado de seguimiento de las comunicaciones, los compromisos y las actividades de participación.
Al asociarse con Jambo, Mercer sustituyó sistemas fragmentados y que consumían muchos recursos por una plataforma única y fácil de usar. Todos los departamentos utilizan ahora Jambo para registrar, clasificar y supervisar todas las interacciones con las comunidades indígenas y las partes interesadas. Este cambio mejoró la gestión de datos, la rendición de cuentas y la adopción de las mejores prácticas de participación en toda la organización.
Como resultado, Mercer ha agilizado la planificación anual de proyectos de compromiso, ha mejorado el cumplimiento de la normativa y, lo que es más importante, ha generado confianza a través de relaciones más transparentes, coordinadas y a largo plazo con los socios indígenas.
"Lo que más me gusta de Jambo es lo fácil y sencillo que es de usar.... Esta herramienta es fantástica", afirma Josh Magnusson, antiguo Coordinador de Relaciones Indígenas de Mercer Peace River.
Superar los obstáculos a la participación significativa de las partes interesadas
Para superar los obstáculos a la implicación de las partes interesadas hay que hacer frente a las limitaciones de recursos y tiempo, desarrollar las capacidades del equipo, obtener el apoyo de los líderes y gestionar las expectativas. Algunas medidas prácticas para afrontar estos retos y reforzar los esfuerzos de implicación son:
Afrontar los retos de recursos y tiempo
Una de las barreras más comunes es la percepción de que un compromiso significativo requiere más tiempo y dinero del que los gobiernos pueden permitirse. Aunque un compromiso más profundo requiere planificación, reduce los costosos retrasos, litigios y rediseños posteriores en el proceso. Elaborar un plan de participación realista con actividades escalonadas (evaluación inicial, talleres iterativos, divulgación específica) ayuda a distribuir los recursos a lo largo del tiempo y hace que el proceso sea más manejable. Aprovechar las plataformas digitales de participación también puede reducir costes al ampliar el alcance sin el gasto que suponen los repetidos actos presenciales.
Fomentar el compromiso del equipo.
Los equipos gubernamentales suelen ser técnicamente sólidos, pero pueden carecer de formación en facilitación, resolución de conflictos o participación basada en la equidad. Invertir en desarrollo profesional, como la formación IAP2 o el aprendizaje entre iguales, dota al personal de las herramientas necesarias para gestionar conversaciones difíciles y diseñar procesos inclusivos. Con el tiempo, esto aumenta la capacidad organizativa, de modo que la participación se convierte en una competencia básica en lugar de una actividad ad hoc.
Garantizar el apoyo de los dirigentes
La implicación de los directivos es fundamental para pasar del cumplimiento a una participación significativa. Cuando los altos directivos promueven el compromiso, ayudan a asignar recursos, establecer expectativas departamentales y modelar la transparencia. Sin el apoyo de la dirección, los equipos de implicación corren el riesgo de quedar aislados o infravalorados. Los directivos deben participar visiblemente en las actividades de implicación, respaldar los resultados y garantizar que las aportaciones de las partes interesadas se integren en la toma de decisiones, y no sólo se documenten.
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) para los equipos que desean practicar un compromiso más significativo con las partes interesadas.
Para los equipos gubernamentales que desean dar el siguiente paso, el compromiso con una participación significativa requiere las herramientas y los enfoques adecuados. Aquí es donde Jambo puede marcar la diferencia. Jambo es un software SRM que ayuda a los equipos a centralizar los registros de compromiso, realizar un seguimiento de los problemas y demostrar fácilmente la transparencia. Al agilizar la comunicación y los informes, permite a los gobiernos ir más allá del cumplimiento y centrarse en construir relaciones duraderas. Si el objetivo es pasar de una aportación mínima a un diálogo significativo, Jambo puede ser un socio valioso para hacer realidad ese cambio.
Chinenye Ozowara es licenciada en Análisis Empresarial y Comunicación Profesional por la Universidad MacEwan. Destaca en la comunicación con las partes interesadas y en el desarrollo de estrategias de compromiso que fortalecen las relaciones de las organizaciones.
