Algunos organismos gubernamentales prefieren involucrar a las partes interesadas utilizando un enfoque de lista de comprobación. Este enfoque procedimental consiste simplemente en informar o consultar a las partes interesadas sin tener realmente en cuenta sus aportaciones, normalmente sólo para cumplir requisitos legales o políticos básicos.
However, project managers who want to gain greater public trust and build stronger community relationships must consider stakeholder input. Moving from check-the-box stakeholder engagement to a more meaningful approach means actively involving stakeholders, valuing their feedback, and integrating their perspectives throughout project planning and decision-making.
This guide will define government checklist-style stakeholder engagement, its contributing factors, the importance of moving beyond engagement for compliance only, ideas to achieve meaningful stakeholder engagement, success stories, and how to overcome barriers.
What is checklist stakeholder engagement?
La implicación de las partes interesadas mediante listas de verificación o "check-the-box" hace referencia a un enfoque básico y burocrático en el que los organismos u organizaciones gubernamentales pretenden cumplir con la implicación de las partes interesadas principalmente para marcar casillas con el fin de cumplir con la legislación o las políticas. Tratan las actividades de participación como tareas rutinarias con poca intención de utilizar las aportaciones de las partes interesadas para orientar las decisiones.
Una señal de que su organización podría estar siguiendo una lista de control de participación es que las reuniones con las partes interesadas sólo se celebren para cumplir los requisitos, y que los comentarios recogidos rara vez se tengan en cuenta a la hora de tomar decisiones. Otra señal es que la comunicación sea unidireccional, sin un verdadero diálogo. Otras señales son utilizar el mismo proceso de participación para todos los proyectos, independientemente de las necesidades de la comunidad, o tratar la participación como un acontecimiento único en lugar de como un proceso continuo.
Checklist stakeholder engagement can often occur in government projects due to a lack of training on effective engagement methods, budget constraints, limited time or resources, and, more frequently, decision-makers' mindset of doing only what is necessary to meet statutory or policy requirements. Success is measured by whether the consultation was held, not by the quality of the dialogue.
Factors contributing to checklist stakeholder engagement in Canadian governments
Government teams in Canada recognize the value of stakeholder engagement, as we can see from various provinces' guides and recommendations. However, several factors might prevent them from genuinely engaging. By understanding these factors, governments can identify opportunities for improvement and make stakeholder engagement more authentic and effective.
Mentalidad jurídica o de cumplimiento de políticas
En muchas administraciones públicas, los equipos contratan a las partes interesadas para cumplir requisitos legales o políticos, como evaluaciones medioambientales o consultas públicas obligatorias. A menudo se centran en "marcar la casilla" para el cumplimiento en lugar de buscar o incorporar realmente las aportaciones de las partes interesadas.
En consecuencia, miden el éxito en función de la celebración formal de consultas y el cumplimiento de los requisitos, y no de la medida en que las perspectivas de las partes interesadas influyen en los resultados. Las auditorías internas y los sistemas de elaboración de informes refuerzan este enfoque al dar más importancia a la documentación que al impacto, lo que facilita que la participación se convierta en una tarea rutinaria.
Falta de recursos o de tiempo para comprometerse más a fondo
Los proyectos gubernamentales suelen funcionar con presupuestos limitados y plazos ajustados. Una participación profunda y significativa de las partes interesadas, que incluya la divulgación, la facilitación, el análisis y la elaboración de informes, requiere tiempo, esfuerzo e inversión financiera.
Con recursos limitados, los planificadores pueden limitarse a los requisitos mínimos, recurriendo a reuniones puntuales o encuestas genéricas en lugar de adaptar los métodos de participación a las diversas partes interesadas. Esto puede dejar poco margen para el diálogo continuo o el seguimiento.
Formación o conocimiento limitados de las mejores prácticas
Many government staff and program managers may lack specialized training in effective stakeholder engagement, especially when working with diverse groups or Indigenous communities. This knowledge gap can result in reliance on generic approaches rather than custom, culturally informed strategies. Organizations like IAP2 Canada are addressing this challenge by developing targeted educational programs and partnerships. For example, IAP2 Canada's Learning Program for Indigenous Awareness helps engagement professionals advance reconciliation both personally and professionally.
Evitar riesgos
Government organizations may prefer to stick to an established "tried process" to avoid controversy or public criticism. There can be the belief that opening new engagement channels might surface uncomfortable issues, which could delay or cancel the project. So, they choose the safest approach, even if it doesn't produce valuable input.
Procesos o herramientas obsoletos
Muchos organismos públicos siguen confiando en los métodos tradicionales de participación, como las asambleas municipales o las encuestas en papel, con escaso conocimiento de las plataformas digitales o los programas informáticos de gestión de las relaciones con las partes interesadas. Estas herramientas obsoletas pueden limitar el alcance, la participación y la transparencia. Sin sistemas modernos, rastrear, analizar y hacer un seguimiento de las opiniones de las partes interesadas es complicado, por lo que es fácil recurrir a un enfoque básico y transaccional.
Por qué es importante ir más allá del cumplimiento en el compromiso con las partes interesadas
Limitar la participación de las partes interesadas al mero cumplimiento de los requisitos normativos puede cumplir con las obligaciones reglamentarias, pero no crea relaciones más sólidas ni proporciona una comprensión clara de las necesidades de la comunidad. He aquí algunas razones para ir más allá del cumplimiento:
- Oportunidades perdidas para mejorar los resultados de los proyectos: La divulgación basada únicamente en el cumplimiento (un anuncio, una reunión, un PDF) recoge opiniones, pero rara vez capta la experiencia vivida, las limitaciones locales o las soluciones creadas conjuntamente.
- Mayor resistencia de las partes interesadas y retrasos del proyecto: Cuando las partes interesadas no están adecuadamente informadas o implicadas, pueden plantear sus preocupaciones en una fase tardía del proceso, lo que dificulta atender sus necesidades y ralentiza aún más el avance del proyecto.
- Pérdida de confianza y credibilidad del público: Las tácticas de "contar y vender" debilitan la confianza. Este enfoque de arriba abajo minimiza la participación de las partes interesadas, lo que hace que las personas se sientan menos comprometidas y apoyen menos la iniciativa.
- Comprensión incompleta de las necesidades de la comunidad: Al marcar casillas, se da prioridad a los participantes más ruidosos, pero a menudo se pasa por alto a los grupos infrarrepresentados o necesitados de equidad. Esto conduce a lagunas en la comprensión de cuestiones como la accesibilidad, la asequibilidad, la seguridad y el impacto cultural.
- Menor innovación y participación: Cuando las partes interesadas no participan de forma significativa, se aportan menos ideas y perspectivas nuevas, lo que conduce a soluciones repetitivas y a un menor entusiasmo por la participación.
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Steps you can take to move towards more meaningful stakeholder engagement
Una participación significativa de las partes interesadas va más allá del cumplimiento de los requisitos básicos. Los siguientes pasos esbozan un marco práctico para establecer relaciones más sólidas y eficaces:
1. Compromiso de liderazgo
Una participación significativa comienza con el compromiso de los altos cargos. Cuando los gobernantes y los altos directivos dan prioridad a la participación de los interesados asignando recursos, fijando expectativas claras y reforzando constantemente su valor, la participación pública pasa de ser un ejercicio de cumplimiento de bajo nivel a una parte esencial del éxito del proyecto. La dirección debe estar preparada para escuchar las aportaciones, reflexionar sobre las preocupaciones de la comunidad y asegurarse de que los equipos tienen el mandato y la capacidad para responder.
2. 2. Planificación estratégica
Embed effective engagement into the project's strategy from the outset. This means intentionally aligning stakeholder engagement activities with overall project goals and the specific priorities of the community. Instead of treating engagement as an isolated task, strategic planning integrates it into the project. With this approach, government teams can thoughtfully design the engagement's purpose, methods, and timing to encourage relevant input, address key issues, and ensure that stakeholder feedback genuinely influences decisions.
3. Diversificar y ampliar la participación
Ir más allá de los "sospechosos habituales" requiere un planteamiento deliberado e integrador. Identificar proactivamente a los grupos infrarrepresentados o marginados, como las comunidades indígenas, los nuevos inmigrantes, los residentes con bajos ingresos, los jóvenes y las personas con discapacidad, garantiza una mayor diversidad de perspectivas. Utilice una combinación de canales de participación, desde ayuntamientos y jornadas de puertas abiertas hasta talleres específicos, divulgación móvil y foros en línea. La accesibilidad aumenta cuando los métodos de participación se adaptan a las diferentes necesidades y preferencias, fomentando la inclusión.
4. Participación temprana y continua
La participación de las partes interesadas debe comenzar en la concepción del proyecto y continuar a lo largo del mismo. La comunicación continua mantiene las relaciones, demuestra respeto por las aportaciones de la comunidad y ayuda a anticiparse a los problemas que puedan surgir. El Espectro de Participación del PAI2 destaca la importancia de implicar a las partes interesadas desde el principio y mantener su participación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Un compromiso temprano ayuda a establecer expectativas claras, generar confianza y alinear el nivel de participación.
5. Diálogo unidireccional a bidireccional
Sustituya las sesiones informativas unidireccionales por formatos interactivos como debates facilitados, talleres de codiseño, paneles consultivos y diálogos en grupos reducidos. La transición de la "transmisión" a la "conversación" permite a las partes interesadas hacer preguntas, compartir preocupaciones y recibir respuestas en tiempo real, lo que aumenta la legitimidad y transparencia del proceso. La comunicación bidireccional transforma el compromiso de una formalidad transaccional en una experiencia participativa que fomenta el respeto mutuo y la capacidad de resolución de problemas.
6. Adoptar herramientas modernas
By leveraging technology, government teams can centralize all stakeholder information, track communications, and manage real-time commitments. Tools such as online engagement platforms, survey applications, and Stakeholder Relationship Management (SRM) software make reaching a wider audience easier, collecting and analyzing feedback efficiently, and keeping detailed records of interactions. These tools increase transparency by providing stakeholders with timely updates and clear reports on how their input is considered and used. They also improve accessibility and inclusivity by offering multiple ways for people to participate, regardless of location or language.
7. Aumentar la transparencia
La transparencia favorece la responsabilidad y la confianza. Empiece por publicar desde el principio los planes de participación, los plazos y los procesos de toma de decisiones para que las partes interesadas sepan cómo y cuándo pueden participar. Comparta datos de referencia, describa las opciones disponibles y discuta abiertamente cualquier limitación para reforzar la credibilidad y fomentar las aportaciones informadas.
Informe periódicamente con actualizaciones y explicaciones claras de las decisiones, demostrando cómo se han tenido en cuenta las opiniones de las partes interesadas y qué medidas se tomarán a continuación. Por último, comunique claramente lo que va a cambiar y lo que no, exponiendo las razones para que todos los participantes tengan expectativas realistas y confianza en el proceso.
8. Evaluación y adaptación
La mejora continua es una característica clave de la implicación eficaz. Las evaluaciones periódicas, como las encuestas de satisfacción de los participantes, los análisis de la participación y los talleres informativos, deben servir para determinar si se han alcanzado los objetivos de participación y descubrir áreas de mejora. Adapte las estrategias a medida que evolucionan los proyectos y cambian las necesidades de la comunidad. Esta información sirve para perfeccionar los procesos, aumentar la participación en el futuro y crear una capacidad interna duradera para la excelencia en la participación.
Casos prácticos y ejemplos reales
A continuación se ofrecen ejemplos prácticos de cómo pasar de un compromiso "de cajón" a una participación más genuina de las partes interesadas:
Estudio de caso: La colaboración de la ciudad de Vancouver
La ciudad de Vancouver ha desarrollado un modelo de gobernanza colaborativa a largo plazo para la planificación de infraestructuras que reúne a los departamentos municipales, los dirigentes y las opiniones de la comunidad. En lugar de trabajar en silos, los departamentos integran ahora las prioridades de toda la ciudad en todos los planes y se conectan a múltiples niveles, sobre todo a través de reuniones periódicas de los directores. Esto aumenta la transparencia y garantiza que los proyectos se ajusten a la visión global de la ciudad.
La ciudad también incentiva los proyectos "beneficiosos para todos" mediante la financiación conjunta, creando presupuestos más flexibles y animando a los departamentos a perseguir objetivos compartidos. Un enfoque centralizado de la ejecución de proyectos, centrado en los resultados a largo plazo y la adaptabilidad, garantiza una colaboración eficaz.
Estudio de caso: Mercer Peace River refuerza el compromiso indígena
Mercer Peace River Pulp Ltd., uno de los principales productores de pasta de papel de Alberta, lleva mucho tiempo dando prioridad a las relaciones sólidas con 16 comunidades indígenas como piedra angular de la silvicultura sostenible. Para cumplir las crecientes expectativas y los requisitos normativos, Mercer necesitaba un método centralizado de seguimiento de las comunicaciones, los compromisos y las actividades de participación.
Al asociarse con Jambo, Mercer sustituyó sistemas fragmentados y que consumían muchos recursos por una plataforma única y fácil de usar. Todos los departamentos utilizan ahora Jambo para registrar, clasificar y supervisar todas las interacciones con las comunidades indígenas y las partes interesadas. Este cambio mejoró la gestión de datos, la rendición de cuentas y la adopción de las mejores prácticas de participación en toda la organización.
Como resultado, Mercer ha agilizado la planificación anual de proyectos de compromiso, ha mejorado el cumplimiento de la normativa y, lo que es más importante, ha generado confianza a través de relaciones más transparentes, coordinadas y a largo plazo con los socios indígenas.
"What I really like about the Jambo is that it is user-friendly and simple to use. This is a fantastic tool," says Josh Magnusson, former Indigenous Relations Coordinator at Mercer Peace River.
Superar los obstáculos a la participación significativa de las partes interesadas
Para superar los obstáculos a la implicación de las partes interesadas hay que hacer frente a las limitaciones de recursos y tiempo, desarrollar las capacidades del equipo, obtener el apoyo de los líderes y gestionar las expectativas. Algunas medidas prácticas para afrontar estos retos y reforzar los esfuerzos de implicación son:
Afrontar los retos de recursos y tiempo
Una de las barreras más comunes es la percepción de que un compromiso significativo requiere más tiempo y dinero del que los gobiernos pueden permitirse. Aunque un compromiso más profundo requiere planificación, reduce los costosos retrasos, litigios y rediseños posteriores en el proceso. Elaborar un plan de participación realista con actividades escalonadas (evaluación inicial, talleres iterativos, divulgación específica) ayuda a distribuir los recursos a lo largo del tiempo y hace que el proceso sea más manejable. Aprovechar las plataformas digitales de participación también puede reducir costes al ampliar el alcance sin el gasto que suponen los repetidos actos presenciales.
Fomentar el compromiso del equipo.
Los equipos gubernamentales suelen ser técnicamente sólidos, pero pueden carecer de formación en facilitación, resolución de conflictos o participación basada en la equidad. Invertir en desarrollo profesional, como la formación IAP2 o el aprendizaje entre iguales, dota al personal de las herramientas necesarias para gestionar conversaciones difíciles y diseñar procesos inclusivos. Con el tiempo, esto aumenta la capacidad organizativa, de modo que la participación se convierte en una competencia básica en lugar de una actividad ad hoc.
Garantizar el apoyo de los dirigentes
La implicación de los directivos es fundamental para pasar del cumplimiento a una participación significativa. Cuando los altos directivos promueven el compromiso, ayudan a asignar recursos, establecer expectativas departamentales y modelar la transparencia. Sin el apoyo de la dirección, los equipos de implicación corren el riesgo de quedar aislados o infravalorados. Los directivos deben participar visiblemente en las actividades de implicación, respaldar los resultados y garantizar que las aportaciones de las partes interesadas se integren en la toma de decisiones, y no sólo se documenten.
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) para los equipos que desean practicar un compromiso más significativo con las partes interesadas.
For government teams looking to take the next step, the commitment to meaningful engagement requires the right tools and approaches. This is where Jambo can make a difference. Jambo is SRM software that helps teams centralize engagement records, track issues, and easily demonstrate transparency. Streamlining communication and reporting enables governments to move beyond compliance and focus on building lasting relationships. If the goal is to move from minimal input to meaningful dialogue, Jambo can be a valuable partner in making that shift a reality.
