A menudo, uno no se da cuenta hasta que tiene que elaborar un informe sobre la participación de las partes interesadas:
- La importancia de los informes para el compromiso de las partes interesadas especialmente cuando un regulador o una parte interesada clave está esperando un informe urgente.
- El tiempo y la frustración que puede suponer la elaboración de informes sobre la participación de las partes interesadas si no utilizas una plataforma de gestión de datos que te ayude a elaborarlos de forma rápida y sencilla.
Por suerte, con un software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) como Jambo, no tendrá que buscar la información de los grupos de interés ni se sentirá abrumado intentando recopilarla, ya que la tecnología de la plataforma puede hacerlo por usted.
Pero con los distintos requisitos de elaboración de informes y las diferentes opciones de informes, ¿cómo puede configurar su cuenta de Jambo para asegurarse de que puede utilizar sus datos para elaborar los informes que realmente necesita? realmente que realmente necesita?
Por qué es importante informar a las partes interesadas
En primer lugar, veamos por qué los informes son una parte esencial del proceso de consulta y participación de las partes interesadas.
Hay dos puntos clave a tener en cuenta:
- Los informes desempeñan un papel importante a la hora de cerrar el círculo con las partes interesadas. Una gran parte de mantener la confianza con las partes interesadas es acordarse de volver después de haber hecho promesas o mantenido conversaciones que requieren actualizaciones y comprobaciones. Utilizando los informes de Jambo, puede cerrar fácilmente el círculo con sus grupos de interés y seguir construyendo relaciones sólidas con ellos.
La confianza de las partes interesadas es una parte crucial de su compromiso. Conozca siete formas de fomentar la confianza de las partes interesadas.
- Tanto si trata con el gobierno, los reguladores, el público interno o el público externolos informes le ayudan a ilustrar el impacto de su trabajo y a resumir lo que ha estado haciendo. Pasará tiempo introduciendo sus datos en Jambo, por lo que los informes garantizan que pueda utilizar estos datos para mostrar su progreso, cómo está avanzando con respecto a sus objetivos, e ilustrar la consulta que se ha producido para el gobierno y los reguladores.
Tipos de informes que puede elaborar en Jambo
Antes de hablar decómoconfigurar su cuenta de Jambo para producir los informes que desea, es útil conocer algunos de los informes de Jambo disponibles desde el primer momento. A continuación, enumeramos algunos ejemplos que puede utilizar durante las siguientes fases de participación de las partes interesadas:
- Informes de la fase de planificación del compromiso
- Informes de la fase de consulta/compromiso
- Informes posteriores a la fase de consulta
Informes de la fase de planificación del compromiso
Durante la fase de planificación, querrá:
- Identifique a las partes interesadas y a las comunidades con las que desea colaborar
- Más información
- Aprender de proyectos anteriores para orientar este proyecto
En esta fase, puede que le resulte útil nuestro "informe de contacto" y/o "informe de compromiso".
Informe de contacto:
Puede ejecutar un informe de contactos por muchas razones. Puede que necesites una simple lista de todos los nombres y direcciones de correo electrónico de tus partes interesadas o un informe mucho más profundo con cada pieza de información que has añadido a los perfiles de contacto (como asociaciones, etiquetas o campos personalizados). De cualquier manera, los informes de contacto de Jambo pueden ayudarle a obtener los datos que necesita.
Los informes de Jambo Contact pueden ayudarle a determinar:
- ¿Qué contactos se encuentran en un lugar determinado o en un área de interés específica? Un informe de contactos puede ayudarte a ver qué contactos están relacionados con áreas de interés o situados en un lugar concreto.
- ¿Qué contactos formarán parte de tu próximo proyecto? Los datos y atributos que has añadido a los perfiles de tus contactos pueden ayudarte a crear la audiencia de tu próximo proyecto o ayudarte a decidir quién debesconsiderar para su próximo proyecto.
Informe de compromiso:
Durante las fases de planificación, puede resultar útil realizar un informe de compromisos de proyectos anteriores para conocer los tipos de promesas realizadas a las partes interesadas en el pasado. Esto puede ayudarte a entender qué recursos puedes necesitar para tu próximo proyecto.
Los informes de compromiso de Jambo pueden ayudarle:
- Aprender de compromisos anteriores. Si examina compromisos anteriores, podrá ver si ha habido peticiones, promesas o conversaciones comunes con las partes interesadas durante compromisos anteriores que pueda utilizar para preparar mensajes y recursos clave.
- Infórmese sobre una parte interesada específica antes de empezar a comprometerse. Si se va a comprometer con una parte interesada con la que su organización ya se ha comprometido anteriormente, puede ejecutar un informe de compromisos para revisar el historial de compromisos con ella y así comprender qué valora o qué le preocupa. Dedicar tiempo a conocer a las partes interesadas puede ayudarle a sacar el máximo partido de su primera interacción con ellas.
Informes de la fase de consulta/compromiso
En la fase de consulta o compromiso, es posible que desee o necesite mostrar el trabajo que están realizando sus equipos junto con detalles y actualizaciones sobre el progreso de su proyecto. En este caso, el "informe de comunicación" y el "informe general del proyecto" de Jambo pueden ayudarte.
Informe de comunicación:
Un informe de comunicación puede ayudarle a resumir:
- Con quién has estado hablando
- De qué has estado hablando
- Qué cuestiones o compromisos han surgido
Los informes de Jambo Communication pueden ayudarle a determinar:
- ¿Falta alguien? Este informe puede ayudarle a ver si le falta alguna persona con la que tenía previsto colaborar o a la que tenía previsto consultar. Esta rápida visión general puede ayudarle a asegurarse de que va por buen camino con su plan de compromiso.
- ¿Has olvidado hacer un seguimiento de alguien que prometiste que harías? Si prometiste hacer un seguimiento de una parte interesada durante una fase concreta del proyecto y se acerca la fecha límite, puedes ver lo que te queda por hacer antes de pasar al siguiente paso del proyecto.
Informe general del proyecto:
El informe general del proyecto le ayudará a resumir sus actividades, contactos, comunicaciones, problemas, tareas y otros elementos esenciales que puedan haber surgido durante un periodo concreto de su proyecto.
Los informes generales del proyecto Jambo pueden ayudarle a determinar:
- ¿Qué ha conseguido su equipo hasta la fecha? Puede ejecutar un informe basado en la actividad de su equipo durante un período de tiempo (por ejemplo, los últimos tres meses) para obtener un resumen de alto nivel que le ayudará a decidir si va por buen camino o si necesita ajustar sus planes. Esto puede ser muy útil para compartirlo con los equipos de gestión o los responsables de la toma de decisiones para mantener a todo el mundo al día sobre el proyecto y ayudar a conseguir su aceptación.
Informes posteriores a la fase de consulta
Durante la fase posterior a la consulta, deberá resumir el proyecto y las respuestas y opiniones de las partes interesadas y las comunidades. También querrá asegurarse de que no queda nada pendiente y de que ha cerrado el círculo con todos los implicados. Los gráficos y análisis de los informes Jambo y el "informe de problemas" pueden ayudarte a cerrar tus proyectos con éxito.
Gráficos y análisis de Jambo Reports:
Independientemente del área de Jambo sobre la que informe, dispondrá de análisis y gráficos coloridos y útiles que podrá extraer y compartir con todas sus audiencias importantes.
Los gráficos y análisis de informes pueden ayudar:
- Comparta sus conclusiones finales en su presentación final. Puedes ejecutar el "informe general del proyecto" o el "informe de comunicación" que hemos mencionado antes para acceder a análisis y gráficos útiles que puedes añadir a los informes o presentaciones de la empresa para ayudar a comunicar visualmente los resultados del proyecto y los aprendizajes generales.
Informe de problemas:
Con el informe de incidencias de Jambo, puede ver qué incidencias se han planteado, de qué tratan, quién está implicado, su estado, impacto y prioridad, e incluso el historial, incluidos los registros de comunicación relacionados con esas incidencias.
Los informes de Jambo Issues pueden ayudarle a determinar:
- ¿Qué problemas surgieron durante el proyecto y cómo se resolvieron? Una parte de la gestión de riesgos puede consistir en examinar todos los problemas que surgieron durante el proyecto. Puedes elaborar un informe sobre todos los problemas del proyecto, que te dirá quién participó, qué conversaciones se mantuvieron y qué tipo de respuestas se dieron a cada problema.
- ¿Hay cuestiones pendientes con las partes interesadas? Si estás terminando el proyecto y quieres ver si hay cuestiones pendientes o seguimientos, puedes ejecutar un informe de cuestiones sin resolver.
Un consejo del especialista en participación de partes interesadas de Jambo:Si ya has hecho el seguimiento, asegúrate de anotar un resumen final de "lo que hemos oído" en tus registros de comunicación. De este modo, demostrarás que has completado el círculo y que has cerrado el círculo con todas las partes interesadas, para que tu equipo, tu público y los organismos reguladores puedan ver los resultados.
Cómo configurar su cuenta Jambo para generar los informes que necesita
Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su cuenta Jambo está configurada para satisfacer sus necesidades únicas de presentación de informes? La mejor manera de hacerlo es durante la etapa de incorporación a Jambo, donde trabajará con el equipo de éxito del cliente de Jambo para discutir cómo se ve la gestión de datos y el éxito de la presentación de informes para su organización. Pensando con el fin en mente, nuestro equipo le ayudará a trazar el contenido de su(s) informe(s) deseado(s) y a configurar su cuenta Jambo para satisfacer sus necesidades de informes solicitados y los objetivos del proyecto.
Haremos recomendaciones y configuraciones para satisfacer sus necesidades, que pueden incluir informes específicos con campos personalizados, etiquetas o plantillas de informes. Al final del día su cuenta estará configurada para ustedpara que sepa exactamente dónde van sus datos en la plataforma y cómo elaborar los informes que necesita.
¿Ofrece Jambo informes personalizados?
Hay muchas maneras de personalizar los informes de Jambo, y esto es algo que nuestro equipo de Éxito del Cliente puede guiarte durante la incorporación. Es posible que necesite filtrar sus datos de una manera determinada o agrupar diferentes atributos para profundizar realmente en sus datos. Incluso podemos configurar un informe actual para satisfacer sus necesidades personalizadas.
¿Qué son las plantillas de informes de Jambo?
Antes hemos mencionado las plantillas de informes, que son informes que puedes crear, guardar y etiquetar para que tú o tu equipo los utilicéis de nuevo en el futuro, ¡lo que supone un ahorro de tiempo considerable!
Un ejemplo real de los expertos de Jambo:Si usted es responsable de ejecutar un informe de estado mensual, pero se va de vacaciones y necesita una copia de seguridad para ejecutarlo, puede crear una plantilla de informe de este informe regular y etiquetarlo en consecuencia (es decir, informe de estado mensual). Una vez que haya guardado la plantilla de informe, todos los usuarios de Jambo en su equipo de proyecto podrán acceder a la plantilla, así que sabiendo esto, puede asignar una tarea a otra persona de su equipo para ejecutar el informe mientras usted no está.
Preguntas que le ayudarán a preparar su incorporación a Jambo:
Para ayudarle a sacar el máximo partido de su experiencia de incorporación, puede prepararse mediante una lluvia de ideas de respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Qué informes desea generar?
- ¿Qué información querrá compartir o retratar a lo largo de su proyecto?
- ¿Qué requisitos normativos debe cumplir?
- ¿Qué información quiere recabar?
- ¿Qué tipo de información desea obtener sobre su proyecto?
- ¿Cuáles son algunos de los ámbitos específicos sobre los que suele recibir preguntas?
- ¿Cuáles son algunos de los informes más difíciles que ha generado en el pasado?
- ¿Cuáles son algunos de los objetivos o indicadores clave de rendimiento de su proyecto?
- ¿Cómo sería el éxito de su proyecto?
Cómo cubrimos sus necesidades de información ahora y en el futuro
Durante la integración, nuestro equipo de Éxito del Cliente le pondrá en marcha dentro de la plataforma Jambo, pero también estamos aquí para su éxito a largo plazo. Jambo está diseñado para responder a sus necesidades cambiantes, así que cuando las cosas cambien para usted, póngase en contacto con su equipo de Éxito del Cliente para que puedan ayudar a asegurar que Jambo continúe adaptándose a sus crecientes necesidades.
Dónde obtener más información sobre el proceso de implantación e incorporación de Jambo
Para obtener más información sobre nuestro sencillo proceso de incorporación, consulte nuestro blog sobre el sencillo proceso de implantación en 5 pasos de Jambo, en el que tratamos:
- Objetivos
- Plazos aproximados
- Preguntas frecuentes comunes sobre importación de datos, formación y asistencia permanente
¿Tiene preguntas? Concierte una llamada de descubrimiento de 15 minutos con nuestro equipo.
