La participación de las partes interesadas es un aspecto crítico de cualquier proyecto o iniciativa, ya que influye en su éxito y sostenibilidad.
Es necesario realizar un seguimiento de la información relativa a la participación de las partes interesadas para llevar a cabo una estrategia de participación eficaz. Esto implica recopilar, organizar y analizar minuciosamente las interacciones, los comentarios y los datos de participación de las partes interesadas.
Este blog explorará los 8 pasos, estrategias y herramientas esenciales para realizar un seguimiento eficaz de la información sobre la participación de las partes interesadas para impulsar el éxito del proyecto.
Antes de sumergirse en el seguimiento de la información sobre la implicación de las partes interesadas, es esencial establecer objetivos claros para sus esfuerzos de implicación.
¿Qué pretende conseguir con el compromiso?
Identifique los parámetros pertinentes para medir la eficacia de sus actividades de participación. Estos parámetros podrían incluir los niveles de satisfacción de las partes interesadas, la frecuencia de las interacciones, el nivel de apoyo y la alineación con los objetivos del proyecto.
Elabore una lista exhaustiva de todas las partes interesadas en su proyecto o iniciativa.
Se trata de personas, grupos, organizaciones o entidades afectados por el proyecto o que pueden influir en él. Ejemplos de partes interesadas son los propietarios de tierras, los titulares de derechos, los líderes comunitarios, los funcionarios públicos, los organismos reguladores, etc.
Puede que nuestro blog, 9 preguntas para ayudarle a identificar a sus grupos de interés, le resulte útil a la hora de completar esta parte de su estrategia de implicación de los grupos de interés.
Priorice a las partes interesadas en función de su influencia, interés e importancia para el éxito del proyecto. A continuación, es importante segmentar a las partes interesadas en función de sus necesidades, preocupaciones y niveles de compromiso requeridos.
Si conoce las necesidades específicas de cada grupo de interés, podrá adaptar su estrategia de participación y dirigirse con eficacia a grupos concretos con información relevante.
Una vez identificadas las partes interesadas, hay que entenderlas lo mejor posible. Investiga sus intereses y utiliza herramientas de búsqueda en línea, redes sociales y otros recursos para conocer los objetivos, valores y prioridades de cada grupo.
Para obtener otros consejos sobre dónde encontrar información sobre sus grupos de interés y las preguntas que debe hacerles para conocerlos mejor, lea nuestro blog Lo que necesita saber sobre sus grupos de interés.
Identifique puntos de contacto o interacciones específicos en los que se recopilará información sobre la participación de las partes interesadas. Esto podría incluir reuniones, llamadas telefónicas, encuestas, correos electrónicos individuales o buzones de correo electrónico, plataformas de medios sociales, grupos de discusión, sitios web del proyecto, etc.
También es importante tener en cuenta que si su comunicación no es inclusiva, puede repercutir negativamente en el éxito de su proyecto. En nuestro blog, 4 maneras de hacer que la participación de las partes interesadas sea más inclusiva, encontrarás consejos para que la comunicación con las partes interesadas sea más inclusiva.
Establecer procesos y protocolos transparentes para recopilar información sobre la participación de las partes interesadas.
Determine quién se encargará de recopilar los datos, cómo se documentarán y con qué frecuencia se actualizarán.
El equipo de éxito de clientes de Jambo es un recurso excelente para nuestros nuevos clientes que se inician en esta área. Consulte nuestro blog: Consejos de expertos para sacar el máximo partido a los datos de tus grupos de interés.
Existen herramientas y tecnologías para agilizar el seguimiento de la participación de las partes interesadas. Asegúrese de que dispone de una herramienta de seguimiento antes de iniciar cualquier compromiso con las partes interesadas.
Elige una herramienta que te permita hacer un seguimiento sencillo de las interacciones con las partes interesadas y exportar los datos a informes que se puedan consumir cuando sea necesario. El software especializado en la gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM ), como Jambo, se creó explícitamente para este fin.
En este informe de McKinsey sobre el compromiso de las partes interesadas, la investigación demostró que el 35% de las organizaciones de alto rendimiento utilizan herramientas digitales para mejorar su compromiso.
Como alternativa, algunos equipos realizan el seguimiento de la participación de las partes interesadas mediante hojas de cálculo o CRM de ventas, pero estas herramientas han demostrado ser poco fiables para un seguimiento eficaz. Más información sobre los 5 riesgos de depender de hojas de cálculo para la implicación de las partes interesadas.
Aquí es donde se utilizará su herramienta de seguimiento. Recopile activamente información sobre la participación de las partes interesadas utilizando los métodos establecidos y las herramientas que haya elegido.
Asegúrese de que los datos se registran, organizan y almacenan con precisión en una ubicación centralizada para facilitar el acceso y el análisis. Debe poder buscar, filtrar y elaborar informes sobre sus datos con rapidez.
Analizar e interpretar periódicamente los datos recopilados para comprender mejor las tendencias, pautas y áreas de mejora de la participación de las partes interesadas.
Busque correlaciones, anomalías y problemas emergentes que puedan afectar al éxito del proyecto. El análisis de datos permite explorar mejor los datos para identificar patrones y áreas de mejora.
Supervise continuamente el progreso hacia los objetivos y metas de participación de las partes interesadas. Utilice los datos para identificar las áreas en las que se necesitan ajustes o mejoras y adapte las estrategias en consecuencia.
Comunicar a las partes interesadas, a los equipos de proyecto y a los responsables de la toma de decisiones las principales conclusiones e ideas extraídas del seguimiento de la participación de las partes interesadas.
Cuando se comunique con las partes interesadas, utilice un lenguaje claro y conciso, evite la jerga o los términos técnicos y, si es posible, adapte el mensaje a las necesidades e intereses particulares de cada grupo.
Sus datos pueden ayudar realmente a fundamentar la toma de decisiones y a impulsar acciones que mejoren la participación de las partes interesadas y los resultados de los proyectos.
La participación de las partes interesadas puede integrarse a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Nunca es tarde para empezar o mejorar el seguimiento de la información sobre la participación de las partes interesadas.
Al implicar a las partes interesadas en cada fase del proyecto, puede generar confianza y recabar comentarios para asegurarse de que el proyecto satisface sus necesidades y expectativas. Siguiendo los pasos descritos en esta guía y aprovechando los métodos, herramientas y métricas adecuados, podrá realizar un seguimiento eficaz de la información sobre la participación de las partes interesadas para alcanzar los objetivos del proyecto y fomentar relaciones positivas con ellas.