A lo largo de su proyecto de participación de las partes interesadas, inevitablemente necesitará compilar informes para satisfacer diversas necesidades. Estos informes son cruciales para el éxito de su proyecto, por lo que hoy compartimos cuatro formas en las que los informes del software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) le ayudarán en sus proyectos de implicación de los grupos de interés.
Ejemplos de necesidades de informes
- Para conocer mejor el proyecto
- Para compartir actualizaciones con su equipo
- Para las reuniones informativas con los directivos
- Para cumplir los requisitos reglamentarios
- Obtener la aprobación de los responsables de la toma de decisiones
- Compartir información con las partes interesadas o las comunidades
- Elaborar informes anuales exhaustivos
1. Los informes SRM le ayudarán a usted y a su equipo a ahorrar tiempo
Con un SRM, la elaboración de informes es mucho más rápida. Tanto si necesita un informe para un regulador, una reunión de equipo, una actualización de la gestión, etc. Los informes SRM pueden recopilar la información necesaria de forma estructurada y organizada en cuestión de minutos.
¿Cuál es la diferencia entre los informes de hoja de cálculo y los informes SRM?
Cuando se utilizan hojas de cálculo en lugar de un SRM, es difícil mantener la coherencia de los datos, lo que puede hacer que resumirlos para un informe sea casi imposible (por no mencionar los problemas derivados de gestionar varias hojas de cálculo e intentar localizar las últimas versiones).
La elaboración de informes en hojas de cálculo puede llevar mucho tiempo, pero con un SRM puede elaborar informes sobre todo lo registrado de forma rápida y sencilla.
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Informes rápidos para las administraciones públicas
For those in government who need to meet a Freedom of Information (FOI) request, Access to Information and Privacy (ATIP) request, or even just an information/status request, SRM reporting make it easier to pull what you need, including any supporting documents, to meet expectations quickly and effectively.
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2. Los informes SRM le ayudarán a mejorar la transparencia
How you choose to share your stakeholder information will affect your ability to build trust in your project and with your stakeholders for better relationships in the long run, so project transparency should never be overlooked.
Para que sus informes de participación de las partes interesadas cumplan las expectativas de transparencia, debe asegurarse de haber incluido toda la información solicitada en un resumen organizado y comprensible.
Nota: es importante consultar a los distintos grupos y personas sobre sus expectativas en cuanto a la elaboración de informes para asegurarse de que los informes satisfacen sus necesidades.
La transparencia genera confianza
Estos informes SRM ayudan a mantener a todo el mundo informado e incluido con actualizaciones puntuales de su organización, para que no se produzcan rupturas de confianza por falta de información o resúmenes confusos.
3. Los informes SRM ayudarán a proporcionar valiosas actualizaciones y visiones de conjunto
Tanto si alguien le ha pedido actualizaciones específicas como si necesita una visión general del proyecto para preparar una próxima reunión, los informes SRM le ayudarán a recopilar los datos para comprender lo que está ocurriendo en su proyecto y con las partes interesadas.
Por ejemplo, puede que necesite saber qué partes interesadas del proyecto se preocupan por un tema concreto o cuántas conversaciones ha mantenido su equipo sobre un interés específico en un tiempo determinado. Un informe SRM puede ayudarte a responder fácilmente a estas preguntas, para que tú y tu equipo sepáis qué está pasando y dónde centrar los recursos.
La gestión de sus problemas debe ser un trabajo de equipo
When it comes to your issues management, you need to work closely with your team to monitor, understand and resolve your stakeholder issues, as it’s crucial for your project risk management. In our SRM, Jambo, you can run reports to gain a high-level overview of your issues to help you understand which ones are high risk and low risk, to ensure you and your team know what needs your attention.
4. Los informes SRM le ayudarán a reducir los riesgos de su proyecto
Debes estar al tanto de lo que ocurre en tu proyecto
While managing a team with multiple people engaging with stakeholders, it can be challenging to keep track of everything. SRM reports will help you understand who's being engaged, what kinds of conversations are being had, the issues being raised, the commitments made to stakeholders, etc. With this information available in reports, you lower your project risks by understanding what’s happening (including your liabilities), which will help you to make better decisions, prepare resources and make strategic adjustments to your stakeholder engagement plan.
Un SRM ayuda a mantener tus datos centralizados y seguros
También se reducen los riesgos al utilizar un SRM que centraliza la información. De este modo, siempre sabrá dónde se encuentran todos sus datos y nunca tendrá que preocuparse por lo que ocurra con la información de un miembro del equipo si abandona la organización, ya que sabe que todo está registrado y disponible en su SRM. Esto le permite utilizar y seguir informando sobre todos los datos incluso después de que alguien haya dejado el equipo.
Reflexiones finales: ¿Son todos los informes SRM iguales?
It's clear that stakeholder reports can benefit your stakeholder engagement project, but it’s important to note that not all SRMs are made equal. Every reporting benefit and feature we mentioned in today’s blog is available in our SRM, Jambo, but won’t necessarily be available in other SRMs on the market. To find the best SRM for your team’s needs, you’ll want to do your research.
¿Cómo elegir el mejor SRM? Lista de comprobación gratuita
Para ayudarle a elegir el mejor software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) para su organización, hemos creado esta lista de comprobación gratuita que le ayudará a orientar su investigación. Esta lista de comprobación incluye más de 30 preguntas que le ayudarán a comprender qué características debe tener en cuenta en su software SRM ideal.
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