A lo largo de su proyecto de participación de las partes interesadas, inevitablemente necesitará compilar informes para satisfacer diversas necesidades. Estos informes son cruciales para el éxito de su proyecto, por lo que hoy compartimos cuatro formas en las que los informes del software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) le ayudarán en sus proyectos de implicación de los grupos de interés.
Ejemplos de necesidades de informes
- Para conocer mejor el proyecto
- Para compartir actualizaciones con su equipo
- Para las reuniones informativas con los directivos
- Para cumplir los requisitos reglamentarios
- Obtener la aprobación de los responsables de la toma de decisiones
- Compartir información con las partes interesadas o las comunidades
- Elaborar informes anuales exhaustivos
1. Los informes SRM le ayudarán a usted y a su equipo a ahorrar tiempo
Con un SRM, la elaboración de informes es mucho más rápida. Tanto si necesita un informe para un regulador, una reunión de equipo, una actualización de la gestión, etc. Los informes SRM pueden recopilar la información necesaria de forma estructurada y organizada en cuestión de minutos.
¿Cuál es la diferencia entre los informes de hoja de cálculo y los informes SRM?
Cuando se utilizan hojas de cálculo en lugar de un SRM, es difícil mantener la coherencia de los datos, lo que puede hacer que resumirlos para un informe sea casi imposible (por no mencionar los problemas derivados de gestionar varias hojas de cálculo e intentar localizar las últimas versiones).
La elaboración de informes en hojas de cálculo puede llevar mucho tiempo, pero con un SRM puede elaborar informes sobre todo lo registrado de forma rápida y sencilla.
¿Quieres saber 10 razones por las que es hora de dejar de utilizar hojas de cálculo para la participación de los grupos de interés? Consulta nuestro blog.
Informes rápidos para las administraciones públicas
Para los funcionarios públicos que necesiten satisfacer una solicitud de libertad de información (FOI), una solicitud de acceso a la información y la privacidad (ATIP) o incluso simplemente una solicitud de información/estado, los informes SRM facilitan la obtención de lo que se necesita, incluidos los documentos justificativos, para satisfacer las expectativas de forma rápida y eficaz.
¿Trabaja en la administración pública y quiere saber cómo puede ayudarle un SRM a superar sus retos de gestión de las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
2. Los informes SRM le ayudarán a mejorar la transparencia
La forma en quedecida compartir la información sobre sus partes interesadas afectará a su capacidad de generar confianza en su proyecto y con sus partes interesadas para mejorar las relaciones a largo plazo, por lo que la transparencia del proyecto nunca debe pasarse por alto.
Para que sus informes de participación de las partes interesadas cumplan las expectativas de transparencia, debe asegurarse de haber incluido toda la información solicitada en un resumen organizado y comprensible.
Nota: es importante consultar a los distintos grupos y personas sobre sus expectativas en cuanto a la elaboración de informes para asegurarse de que los informes satisfacen sus necesidades.
La transparencia genera confianza
Estos informes SRM ayudan a mantener a todo el mundo informado e incluido con actualizaciones puntuales de su organización, para que no se produzcan rupturas de confianza por falta de información o resúmenes confusos.
3. Los informes SRM ayudarán a proporcionar valiosas actualizaciones y visiones de conjunto
Tanto si alguien le ha pedido actualizaciones específicas como si necesita una visión general del proyecto para preparar una próxima reunión, los informes SRM le ayudarán a recopilar los datos para comprender lo que está ocurriendo en su proyecto y con las partes interesadas.
Por ejemplo, puede que necesite saber qué partes interesadas del proyecto se preocupan por un tema concreto o cuántas conversaciones ha mantenido su equipo sobre un interés específico en un tiempo determinado. Un informe SRM puede ayudarte a responder fácilmente a estas preguntas, para que tú y tu equipo sepáis qué está pasando y dónde centrar los recursos.
La gestión de sus problemas debe ser un trabajo de equipo
Cuando se trata de la gestión de problemas, es necesario trabajar en estrecha colaboración con el equipo para supervisar, comprender y resolver los problemas de las partes interesadas, ya que es crucial para la gestión de riesgos del proyecto. En nuestro SRM, Jambo, puede ejecutar informes para obtener una visión general de alto nivel de sus problemas para ayudarle a entender cuáles son de alto riesgo y bajo riesgo, para asegurarse de que usted y su equipo saben lo que necesita su atención.
4. Los informes SRM le ayudarán a reducir los riesgos de su proyecto
Debes estar al tanto de lo que ocurre en tu proyecto
Cuando se gestiona un equipo con varias personas que se relacionan con las partes interesadas, puede resultar difícil hacer un seguimiento de todo. Los informes de SRM le ayudarán a saber quién participa, qué tipo de conversaciones se mantienen, qué cuestiones se plantean, qué compromisos se adquieren con las partes interesadas, etc. Con esta información disponible en los informes, reducirá los riesgos de su proyecto al comprender lo que está ocurriendo (incluidas sus responsabilidades), lo que le ayudará a tomar mejores decisiones, preparar recursos y realizar ajustes estratégicos en su plan de implicación de las partes interesadas.
Un SRM ayuda a mantener tus datos centralizados y seguros
También se reducen los riesgos al utilizar un SRM que centraliza la información. De este modo, siempre sabrá dónde se encuentran todos sus datos y nunca tendrá que preocuparse por lo que ocurra con la información de un miembro del equipo si abandona la organización, ya que sabe que todo está registrado y disponible en su SRM. Esto le permite utilizar y seguir informando sobre todos los datos incluso después de que alguien haya dejado el equipo.
Reflexiones finales: ¿Son todos los informes SRM iguales?
Está claro que los informes SRM pueden beneficiar a su proyecto de participación de las partes interesadas, pero es importante tener en cuenta que no todos los SRM son iguales. Todas las ventajas y características de los informes que hemos mencionado en el blog de hoy están disponibles en nuestro SRM, Jambo, pero no necesariamente en otros SRM del mercado. Para encontrar el mejor SRM para las necesidades de su equipo, usted querrá hacer su investigación.
¿Cómo elegir el mejor SRM? Lista de comprobación gratuita
Para ayudarle a elegir el mejor software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) para su organización, hemos creado esta lista de comprobación gratuita que le ayudará a orientar su investigación. Esta lista de comprobación incluye más de 30 preguntas que le ayudarán a comprender qué características debe tener en cuenta en su software SRM ideal.
Para descargar su lista de comprobación gratuita, haga clic en la siguiente imagen.
