Las hojas de cálculo no son la mejor opción para gestionar la información sobre la participación de los grupos de interés a la hora de establecer relaciones con ellos. Lee nuestro blog para saber por qué.
Gestionar eficazmente la información sobre la participación de las partes interesadas es crucial, ya que le permite comprender mejor a sus interlocutores y realizar un seguimiento de los plazos esenciales (es decir, compromisos y problemas).
Aunque las hojas de cálculo pueden parecer una buena opción para su plan de compromiso con los grupos de interés, no son una solución sostenible si desea establecer relaciones con los grupos de interés a largo plazo y centradas en el futuro, y hay muchas cosas que no puede hacer con ellas para su plan de gestión de los grupos de interés.
Para las expectativas actuales de participación de los grupos de interés, las hojas de cálculo son una solución temporal. Para una opción más orientada al crecimiento, el software específicamente diseñado para la gestión de las partes interesadas, como el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM), es la solución ideal.
Echa un vistazo a la siguiente lista de 10 razones por las que ha llegado el momento de dejar las hojas de cálculo: ¡haz clicpara avanzar!
- Las hojas de cálculo múltiples son engorrosas y complicadas de gestionar
- Las hojas de cálculo suelen utilizar métodos de introducción incoherentes.
- Los informes en hojas de cálculo son confusos y llevan mucho tiempo.
- ¿Dónde están sus datos?
- La gestión de hojas de cálculo hace perder tiempo
- Las hojas de cálculo aumentan el riesgo de incumplir plazos y compromisos importantes
- Es difícil colaborar en hojas de cálculo
- Establecer relaciones con las partes interesadas puede ser complicado con hojas de cálculo
- Es difícil saber cuándo se han actualizado los datos con hojas de cálculo
- Las hojas de cálculo no son intuitivas para los usuarios (es decir, son difíciles de navegar y entender).
Próximos pasos
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1. Las hojas de cálculo múltiples son desordenadas y complicadas de gestionar
Rara vez hay una sola hoja de cálculo.
Empiezas con una hoja de cálculo para la información de contacto de las partes interesadas, pero luego empiezas con otra para las comunicaciones, otra para los compromisos y otra para los problemas. De repente, tienes varias hojas de cálculo y los datos están por todas partes.
Con múltiples hojas de cálculo, es difícil, si no imposible, hacer un seguimiento de todo.
Una sola hoja de cálculo también puede causar confusión y malentendidos, porque suele ser larga y estar cargada de información tediosa. Te encontrarás desplazándote y desplazándote por una hoja de cálculo sin estar nunca seguro de entender su contenido.
Además de los datos enrevesados y confusos, está el problema de los archivos adjuntos. Qué ocurre con los documentos adicionales que complementan los datos de la hoja de cálculo?
Puede que tengas imágenes de áreas de interés o un archivo de audio de una reunión importante. Con las hojas de cálculo, no hay una forma clara de añadir archivos adjuntos, por lo que usted y su equipo corren el riesgo de perder información esencial o datos críticos, lo cual es contraproducente cuando se trata de gestionar eficazmente la información sobre la participación de las partes interesadas.
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2. Los métodos de introducción incoherentes son habituales en las hojas de cálculo
Por desgracia, con las hojas de cálculo, los miembros de tu equipo suelen desarrollar estilos de introducción independientes, lo que hace que los datos de la hoja de cálculo sean incoherentes y complicados. De repente, lo que tiene sentido para una persona no lo tiene para otra, lo que no funciona cuando se comparten datos en equipo y se intenta recopilar información coherente y elaborar informes periódicos.
Otro problema de las hojas de cálculo es el error humano (por ejemplo, las faltas de ortografía). Puedes confiar en el corrector ortográfico, pero no te ayudará a la hora de introducir información como los nombres de las partes interesadas, y no hace falta que te digamos lo importante que es que te dirijas a ellas por el nombre correcto cuando intentas establecer relaciones con ellas.
3. Los informes en hojas de cálculo son confusos y requieren mucho tiempo
Informar sobre las partes interesadas es esencial, ya sea por motivos legales, para compartir información valiosa con tu equipo o para que tú y tu equipo conozcáis las opiniones de las partes interesadas sobre el proyecto.
Sin embargo, resumir toda la información de las hojas de cálculo en un único informe puede resultar difícil. Revisar varias hojas de cálculo sin saber si se ha recopilado la información necesaria, si está actualizada o si se ha introducido correctamente, puede hacer que se pierda información esencial y que el informe quede incompleto.
4. ¿Dónde están sus datos?
Cuando el proceso de introducción de datos es indefinido o poco agradable, a menudo encontrarás tu información en lugares diferentes porque tus compañeros evitan el tedioso proceso.
Los datos pueden estar en los ordenadores de sobremesa, portátiles, USB, unidades externas o incluso en notas adhesivas de los miembros de tu equipo.
Además de la dificultad de no saber dónde se almacenan los datos, también existe la amenaza de perder información cuando las personas cambian de proyecto o abandonan la organización. No es raro que la información "desaparezca" cuando la gente se va.
Con las hojas de cálculo, es difícil saber si tienes toda la información, y esto es problemático porque nunca sabes cuándo un directivo, una parte interesada clave o una autoridad legal puede pedirte tus registros y, en estas situaciones, los datos incompletos no son una opción.
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5. La gestión de hojas de cálculo hace perder tiempo
Entre la gestión de plazos, tareas, informes y cualquier otra cosa que surja, uno no puede permitirse el lujo de disponer de tiempo "extra", por lo que pasar horas introduciendo información tediosa no es lo ideal. Sin embargo, no sólo se pierde tiempo introduciendo información, sino también buscándola.
Piensa en lo siguiente: estás a punto de reunirte con una parte interesada clave, así que quieres comprobar tu historial de compromisos para asegurarte de que sabes lo que se ha hablado anteriormente. Sin embargo, la información está dispersa en largas hojas de cálculo.
De repente, "comprobar rápidamente" el historial de participación de las partes interesadas se convierte en una búsqueda y desplazamiento interminables, y ahora te encuentras con la parte interesada sintiéndote poco preparado.
6. Las hojas de cálculo aumentan el riesgo de incumplir plazos y compromisos importantes
Cuando trabajas con partes interesadas, sabes lo importante que es generar confianza para ayudar a construir relaciones con ellas, y no hay forma más segura de destruir la confianza que no cumplir los plazos acordados, especialmente cuando se trata de compromisos o problemas.
Sin embargo, los problemas surgen cuando no se puede estar seguro de lo prometido porque no se encuentran respuestas definitivas en las hojas de cálculo.
Sin una visión general rápida de la información sobre las partes interesadas o una forma de realizar un seguimiento del progreso de los compromisos, problemas u otras tareas, te sentirás inseguro sobre el historial de las partes interesadas o el estado de los plazos y compromisos, lo que no sólo es poco profesional, sino también una responsabilidad.
7. Es difícil colaborar en hojas de cálculo
Confías en tus compañeros de equipo para completar las tareas, mantener los valores empresariales y trabajar juntos para cumplir los plazos, pero con las hojas de cálculo es difícil ver quién ha hecho cambios, cuándo y por qué, porque no hay un panel compartido para ver las actualizaciones.
Puede que un compañero de equipo te haya dicho que se ocupará de un asunto, pero no sabes si lo ha hecho sin tener que dejar lo que estás haciendo para preguntar, lo que interrumpe el flujo de trabajo y te hace perder tiempo.
Más allá de los retos que supone gestionar las cargas de trabajo en equipo, también es difícil mantener la coherencia de los mensajes clave con las partes interesadas si tú y tus compañeros de equipo no estáis de acuerdo. No puedes estar seguro de lo que comunican tus compañeros, lo cual es problemático cuando se supone que todo el mundo representa a la organización de forma coherente.
¿Quieresaber por qué el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es la mejor herramienta de colaboración? ¡Echa un vistazo al blog!
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8. Establecer relaciones con las partes interesadas puede ser complicado con hojas de cálculo
Conocer a sus interlocutores es importante porque entender sus deseos, temores y necesidades le permite conectar de forma más significativa, comprometerse más y construir relaciones duraderas y mutuamente beneficiosas.
La trazabilidad es esencial para conocer a las partes interesadas y entablar relaciones con ellas, ya que te ayuda a saber cómo se relaciona la información. Cada comunicación, cada asunto, cada compromiso y cada tarea deben estar relacionados entre sí para ayudarte a comprender mejor a tus interlocutores.
Pero si no puedes encontrar o comprender todos los datos sobre la participación de tus grupos de interés o no sabes qué información está conectada (o es correcta), aprender sobre tus grupos de interés se convierte en un reto y requiere demasiado tiempo.
Para saber cómo la trazabilidad puede ayudarle a tener una visión más amplia del compromiso de las partes interesadas, consulte el blog.
9. Es difícil saber cuándo se han actualizado los datos con hojas de cálculo
Las hojas de cálculo no tienen un registro de auditoría, lo que significa que no sabes cuándo se ha actualizado la información, quién lo ha hecho o si el documento que estás revisando es la versión más reciente, lo que resulta especialmente problemático para la elaboración de informes.
Más problemas surgen cuando una hoja de cálculo no se guarda correctamente después de añadir actualizaciones o cuando los datos no se añaden a tiempo, lo que supone un riesgo cuando intentas reunirte con las partes interesadas o crear informes importantes.
Los programas de hojas de cálculo también pueden funcionar mal, como cuando un documento grande se cierra forzosamente, y esto no sólo es molesto, sino problemático si no guardaste (o no funcionó el guardado automático). Sin una copia de seguridad o información recopilada en la nube, este tipo de mal funcionamiento te deja vulnerable a las lagunas de datos. Aunque puedas volver a introducir los datos de nuevo, es una pérdida de tiempo.
10. Las hojas de cálculo no son intuitivas para los usuarios (es decir, son difíciles de navegar y entender)
Las hojas de cálculo son engorrosas y poco atractivas, y a la mayoría de la gente no le gustan porque no son fáciles de usar ni intuitivas.
Debido a problemas como el tiempo que se tarda en introducir los datos, la falta de colaboración entre departamentos y la frustración a la hora de encontrar la información necesaria, las hojas de cálculo no son fáciles de usar.
Cuando a la gente no le gusta algo, lo evita, lo que significa que verá tasas de adopción bajas, lo que conduce a una información incompleta sobre la participación de las partes interesadas. Cuando esto ocurre, es difícil confiar en los datos, lo que puede poner en peligro el programa de implicación de las partes interesadas.
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Próximos pasos
Ahórrese a usted y a su equipo estas molestiascambiando a un software diseñado para trabajar con usted y satisfacer sus necesidades de implicación de los grupos de interés. Para obtener más información sobre cómo pasar de las hojas de cálculo al software de gestión de las relaciones con los grupos de interés, consulta nuestro eBook.
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