Las experiencias positivas de las partes interesadas pueden marcar una gran diferencia en el éxito de sus proyectos y de su organización en general, pero ¿cómo puede mejorar la experiencia de las partes interesadas?
Hoy compartimos 4 consejos que puede utilizar para mejorar la experiencia de sus grupos de interés con la ayuda del software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM).
¿Qué es el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM)? Consulte el blog
Consejo nº 1: Comuníquese con las partes interesadas desde el principio
Nota importante: a menudo no será necesario implicar a todas las partes interesadas de la misma manera. Para saber a quién hay que implicar más, recomendamos empezar con un ejercicio de mapeo.
¿Quieres saber cómo hacer un ejercicio de mapeo de las partes interesadas? Consulta nuestro blog.
Una vez que sepa con quién se va a comprometer y haya planificado su estrategia de compromiso, empiece a comunicarse con sus interlocutores de inmediato. De este modo, podrá estar seguro de que sus interlocutores escuchan sus mensajes clave directamente de su organización, en lugar de a través de las redes sociales o las noticias.
¿Cómo mejora esto la experiencia de las partes interesadas con su organización?
Las primeras impresiones son importantes porque pueden marcar la pauta de cómo te ven las partes interesadas, tu proyecto y tu organización. Si te tomas el tiempo necesario para asegurarte de que tu organización se comunica directamente con los interesados desde el principio, les ayudarás a sentirse incluidos y respetados desde el principio de la relación.
¿Cómo ayuda un SRM?
Información racionalizada y organizada
Con un SRM, puedes hacer un seguimiento de todos los compromisos de las partes interesadas dentro del software. De este modo, todo queda organizado y racionalizado, lo que permite una rápida actualización y el seguimiento de quién está participando, quién ha quedado al margen y qué pasos estratégicos deben darse a continuación.
Consejo nº 2: comunicación bidireccional
La participación de las partes interesadas es un proceso de colaboración. Los puntos de vista compartidos por las partes interesadas pueden fortalecer el proyecto y la organización, así que asegúrese de que sepan cómo ponerse en contacto con usted o con su organización para cualquier pregunta, comentario o preocupación.
Aunque confíe en que sus interlocutores se sentirán más incluidos y respetados por el mero hecho de que usted se ponga en contacto con ellos, asegúrese de que también sepan cómo ponerse en contacto con usted porque es probable que tengan comentarios que hacerle.
Puede hacerlo utilizando la comunicación bidireccional, que le permite llegar a sus interlocutores con un canal para que ellos también le respondan.
¿Cómo mejora esto la experiencia de las partes interesadas con su organización?
Esto demuestra a las partes interesadas que tu organización no sólo está interesada en impulsar una agenda, sino que está dispuesta a trabajar con ellas y quiere escuchar sus puntos de vista. Esto no solo genera confianza en la organización, sino que ayuda a las partes interesadas a saber que te interesa lo que tienen que decir y que estás dispuesto a escuchar sus puntos de vista.
¿Cómo ayuda un SRM?
Gestión de la comunicación
Con un SRM, puede crear rápidamente registros de comunicación para cada interacción que haya tenido con sus interlocutores y registrarlos como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones, etc., para saber exactamente cómo se han relacionado usted y su equipo.
En algunas opciones de SRM, como Jambo, puedes añadir notas/comentarios para hacer un seguimiento de cualquier información adicional que desees seguir (como si las partes interesadas han recibido un correo electrónico o número específico para ponerse en contacto con tu organización). De este modo, es más fácil ver cómo se involucra a las partes interesadas y si se les ha proporcionado la información que podrían necesitar para tener una experiencia positiva con su organización.
Con Jambo, también animamos a nuestros usuarios a que registren las preferencias de sus interlocutores en la sección dedicada a notas/comentarios (por ejemplo, cómo les gustaría que se comunicaran con ellos). Como no a todo el mundo le gusta comunicarse de la misma manera, tener esta información registrada en su SRM ayudará a garantizar que su organización se comprometa de la mejor manera posible, manteniendo a todos en la misma página.
Consejo nº 3: Tómese en serio todos los asuntos y compromisos
A medida que avance el proyecto, es probable que surjan problemas y compromisos con las partes interesadas. Aunque es fácil dejarlos de lado a medida que surgen otras tareas y obligaciones esenciales, debes tomarte en serio todos los problemas y compromisos (incluso los que no puedan completarse en años). Usted y su equipo pueden examinar fácilmente el perfil de una parte interesada para identificar rápidamente cualquier problema o compromiso asociado a una parte interesada. Este enfoque centrado en las partes interesadas facilita la colaboración de tu equipo, ya sean profesionales experimentados o nuevos en el equipo.
¿Cómo mejora esto la experiencia de las partes interesadas con su organización?
Cuestiones
En cuanto a los problemas, las partes interesadas suelen plantearlos cuando tienen dudas o preguntas sobre su proyecto (por ejemplo, dónde funciona, a quién afecta, coste, impacto ambiental, etc.).
Aunque pueden aumentar los riesgos y las complicaciones, los problemas también son una oportunidad para demostrar a las partes interesadas que las escuchas, que te tomas en serio sus puntos de vista y que estás dispuesto a trabajar con ellas.
Si se esfuerzan por resolver todos sus problemas, las partes interesadas recordarán la voluntad de su organización de colaborar con ellos de forma transparente y respetuosa, incluso si no obtienen el resultado que deseaban en un principio. Esto puede aumentar su confianza en tu organización y garantizar que acudan a ti con cualquier duda o pregunta en el futuro (en lugar de recurrir a las redes sociales).
Compromisos
En su forma básica, los compromisos son promesas hechas por su organización a una parte interesada de hacer algo.
Al igual que ocurre con los problemas, la voluntad de su organización de cumplir los compromisos de las partes interesadas hará que éstas se sientan reconocidas y respetadas, lo que contribuirá a reforzar la relación y a mantener abiertos esos canales de comunicación para futuros compromisos y resultados más positivos.
¿Cómo ayuda un SRM?
Con un SRM, sus asuntos y compromisos están organizados y son más fáciles de entender, para que nunca olvide ni pase por alto ninguno de ellos.
En Jambo, toda la información de las partes interesadas está conectada entre sí (es decir, es trazable), por lo que puedes acceder rápidamente al perfil de una parte interesada antes de reunirte con ella para ver los problemas o compromisos pendientes.
¿Quiere saber cómo ayuda la trazabilidad de los MER a su compromiso con las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
Consejo nº 4: Mantenga a las partes interesadas continuamente informadas
Cuando estamos ocupados, es fácil olvidarnos de informar a nuestros grupos de interés sobre las novedades, pero es una parte crucial de la creación de una experiencia positiva para los grupos de interés.
¿Cómo mejora esto la experiencia de las partes interesadas con su organización?
Cuando las partes interesadas están al tanto de su proyecto, entienden que pueden contar con usted para la transparencia y la comunicación coherente. Esta coherencia es fundamental para que las partes interesadas disfruten de una experiencia excelente, porque saben que tu organización les dará prioridad y pueden confiar en ti para recibir actualizaciones.
¿Cómo ayuda un SRM?
En un SRM, se registra todo el historial de participación, de modo que se puede hacer un seguimiento fácilmente para ver qué les importa a las partes interesadas y cuándo fue la última vez que participaron. Esto resulta especialmente útil para los equipos cuyos miembros se incorporan o abandonan a mitad de proyecto, o que comparten responsabilidades de implicación. Los equipos navegan hasta el perfil de un interesado y pueden ver fácilmente el historial de implicación y determinar los siguientes pasos.
En Jambo, puede buscar en perfiles individuales si está buscando actualizaciones sobre una parte interesada específica, o puede buscar fácilmente palabras clave o ejecutar informes específicos que le ayuden a comprender qué parte interesada podría necesitar ser actualizada a continuación.
Consejo extra:
Actualizaciones procedentes de su organización
Cuando las partes interesadas no pueden contar con una organización para las actualizaciones, acuden a otra parte en busca de información. Esto expone a la organización a riesgos, ya que las partes interesadas pueden buscar la información en la rumorología o en otra organización que compita con la suya, perjudicando su reputación y difundiendo información errónea.
En cambio, si opta por ofrecer actualizaciones constantes, conseguirá comunicar sus mensajes clave de forma pertinente y eficaz directamente a sus interlocutores.
Ninguna noticia puede seguir siendo noticia
No olvides informar a las partes interesadas cuando no haya actualizaciones. Por ejemplo, si hay una parte interesada que ha estado esperando y preguntando por una determinada actualización de tu proyecto, pero aún no se ha producido, puede ser una experiencia positiva para esa parte interesada recibir noticias tuyas de todos modos.
Puedes decirles rápidamente que no te has olvidado de ellos, pero que todavía no se ha avanzado en esa tarea. Aunque no siempre es necesario, usa tu buen juicio. Si hay una parte interesada que no ha tenido noticias de tu organización durante un tiempo, considera la posibilidad de comprobarlo.
Próximos pasos: Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) para una mejor experiencia
Un SRM de calidad puede ayudarle a mejorar la experiencia de las partes interesadas con su organización, agilizando y organizando su proceso de gestión de las partes interesadas. Esto facilita que usted y su equipo comprendan cómo se está comunicando su organización y dónde puede haber margen de mejora.
Ayudar a las organizaciones a mejorar sus relaciones con los grupos de interés ha sido un objetivo clave para el equipo de Jambo desde el inicio de nuestra andadura en la gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM). Hemos diseñado nuestro SRM, Jambo, para satisfacer las necesidades de gestión de los grupos de interés y de las relaciones con los grupos de interés de los usuarios, ahora y en el futuro.
Saluda a Jambo
Para obtener una rápida visión general de lo que Jambo puede hacer por su organización, vea nuestro vídeo explicativo de 1 minuto haciendo clic en la imagen de abajo.
Si tiene alguna pregunta sobre nuestro SRM o desea hablar sobre la participación de las partes interesadas, reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos con un experto de Jambo.
