¿Qué es la cartografía de las partes interesadas?
El mapeo de las partes interesadas forma parte del análisis de las partes interesadas y es un ejercicio en el que se identifican las partes interesadas del proyecto, que pueden ser individuos u organizaciones, y luego se categorizan estas partes interesadas para ayudar a guiar su estrategia de compromiso.
Una herramienta muy utilizada es la matriz de poder e interés de Mendelow, que ayuda a clasificar a las partes interesadas en función de su nivel de interés (alto/bajo) y su nivel de influencia (alto/bajo) en la organización o el proyecto. A partir de esta categorización, puedes identificar las estrategias y tácticas de compromiso adecuadas para las partes interesadas.
¿Para qué sirve?
Clasificar a las partes interesadas por categorías le ayudará a desarrollar un plan de acción y a comprender mejor su programa de compromiso. Le ayudará a orientar su esfuerzo de implicación en cada categoría de partes interesadas, para que sepa en qué debe centrar sus recursos.
Por ejemplo, normalmente debería esforzarse más por relacionarse con la parte interesada de su grupo de alto interés/alta influencia que con la parte interesada de su grupo de bajo interés/baja influencia. Esto se debe a que es más probable que las partes interesadas con gran interés y gran influencia influyan positiva o negativamente en el proyecto. Por el contrario, las partes interesadas de bajo interés y baja influencia tienen menos probabilidades de influir.
Saber qué partes interesadas pertenecen a cada categoría le ayuda a comprender cuántos recursos debe dedicar a la implicación de sus partes interesadas, cuánto presupuesto puede ser necesario y le permite elegir tácticas de implicación específicas (es decir, las formas en que se implicará). Esta información es vital para elaborar su plan estratégico de implicación de las partes interesadas.
Las cuatro categorías
- Alto interés/Alta influencia: estos son sus actores clave y deben ser gestionados de cerca. Son las partes interesadas que más pueden influir en el éxito del proyecto. Hay que implicarlas a fondo. Dedique sus mayores esfuerzos a este grupo.
- Bajo interés/Alta influencia: como este grupo puede influir en el proyecto, hay que mantenerlo satisfecho, satisfacer sus necesidades de participación y hacer que se sienta implicado. Este grupo no requerirá tanta implicación como las partes interesadas de alto interés y gran influencia, pero aun así deben estar satisfechas con tu compromiso.
- Alto interés/Baja influencia: mantenga informado a este grupo. Hablar con ellos suele ser útil para obtener información sobre su proyecto y puede ayudar a garantizar que no surjan problemas importantes. También pueden ayudar a identificar áreas que podrían mejorarse o que pueden haberse pasado por alto.
- Poco interés/Poca influencia: Este grupo tiene poca influencia o interés en tu proyecto y debe ser vigilado, pero no lo ignores. Infórmales de tu proyecto y compruébalo periódicamente por si alguien de este grupo se traslada a otro.
¿Quién debe realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas?
El ejercicio de mapeo le ayuda a elaborar su plan de implicación de las partes interesadas permitiéndole a usted y a su equipo comprender el volumen de partes interesadas con las que debería implicarse y en qué medida.
Estos conocimientos previos al compromiso le ayudarán a presupuestar su dinero, su tiempo y su personal en consecuencia.
Es útil para cualquier organización que vaya a relacionarse con las partes interesadas realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas; sin embargo, el mapeo de las partes interesadas no sólo es útil para la participación y consulta de las partes interesadas, también es útil para cualquier organización que gestione las relaciones con las partes interesadas.
¿Qué herramientas necesita para elaborar un mapa de las partes interesadas?
El mapeo de las partes interesadas es una actividad de bajo coste que puede ayudar a su organización a ahorrar recursos a largo plazo.
Para el mapeo de las partes interesadas, todo lo que necesitas es:
- Un mapa de cuatro cuadrantes. (Haz clic en la siguiente imagen para descargar nuestra plantilla imprimible gratuita; te sugerimos que la imprimas a tamaño completo y la pegues en la pared para optimizar la colaboración visual).
- Notas adhesivas (para anotar los nombres de las partes interesadas)
- Bolígrafos o rotuladores
- Más de una persona es ideal para ayudar a la lluvia de ideas para una variedad de perspectivas
- Tiempo para completar el ejercicio
¿Cómo cartografiar a las partes interesadas?
- Lluvia de ideas: Escribe en una nota adhesiva los nombres de todas las partes interesadas que se os ocurran a ti y a tu equipo (un nombre por nota adhesiva). Hazte preguntas para fomentar el debate sobre las posibles partes interesadas.
- Categorice: Discuta con su equipo el grado de interés e influencia de esta persona/organización en su proyecto. Una vez más, utilice preguntas desencadenantes para orientar y ayudar a identificar el interés y la influencia de una parte interesada en su proyecto.
- Rellenar: Coloca la nota adhesiva en el cuadrante correspondiente de tu mapa de partes interesadas.
- Vuelve a comprobarlo: Una vez hecho esto, tómate un momento para hablar con tu equipo (incluso puedes traer a algunas personas más para que vean el mapa) y considerar si alguna nota adhesiva debería moverse a otra casilla en su lugar y discutir si te falta alguna parte interesada.
¿Qué hacer una vez finalizado el ejercicio de mapeo de las partes interesadas?
Una vez identificadas, mapeadas y clasificadas las partes interesadas, el siguiente paso es elegir el nivel de compromiso.
Para más información sobre los niveles de participación, puede consultar El espectro de la participación pública, elaborado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2).
Una vez que haya decidido su nivel de compromiso, estará listo para elegir sus tácticas de compromiso específicas.
Las tácticas son los métodos elegidos para conseguir la participación (por ejemplo, ayuntamientos, paquetes informativos, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.).
Próximos pasos
Monitor
Continúa supervisando tu mapa de partes interesadas a lo largo de todo el proyecto. Las partes interesadas pueden cambiar de categoría, por lo que conviene estar al tanto de cuándo ocurre.
Gestión de las relaciones con las partes interesadas
Una vez que empiece a involucrar a las partes interesadas, tendrá que gestionar toda la información que recopile (datos de contacto, registros de comunicación, etc.). Tendrás que definir un proceso escalable y repetible para la gestión de esta información y los planes del proyecto de participación de las partes interesadas.
Puede resultar tentador intentar que las hojas de cálculo o una herramienta de software a la que ya tengas acceso, como un CRM, hagan este trabajo, pero no son soluciones sostenibles a largo plazo para la gestión de la información sobre la participación de las partes interesadas.
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM)
El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) está diseñado específicamente para gestionar la información y los esfuerzos de participación de las partes interesadas y le ayuda a conectar toda la información de participación de las partes interesadas en una sola plataforma. Esto es especialmente importante cuando se identifican preocupaciones, problemas y compromisos de las partes interesadas como parte del proyecto.
Los SRM son la mejor forma de gestionar las relaciones con las partes interesadas, visualizar los historiales de compromiso y ayudarle a comprender los problemas y compromisos de su proyecto entre todas las partes interesadas.
Más información
Para saber lo que un SRM puede hacer por su organización, consulte nuestro blog sobre Por qué el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) es su herramienta más valiosa.
