Un plan de participación de las partes interesadas es un marco estratégico con un proceso detallado paso a paso que orienta la comunicación significativa con las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Su objetivo principal es obtener el apoyo de las partes interesadas, reducir las fricciones y alinear los objetivos del proyecto con las expectativas e intereses de las partes interesadas.
Un plan de implicación de las partes interesadas proporciona un enfoque estructurado para identificar, comunicar y hacer partícipes a las principales partes interesadas o afectadas por un proyecto o iniciativa.
Los planes de implicación de las partes interesadas incluyen cuatro elementos principales para ayudar a las organizaciones a gestionar proactivamente las relaciones, resolver conflictos y garantizar que todas las partes interesadas sean escuchadas. Estos elementos son:
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Para ayudarle a desarrollar su plan de implicación de las partes interesadas, hemos esbozado cinco pasos esenciales con varios consejos y recursos adicionales para ayudarle en su viaje hacia el plan de implicación de las partes interesadas.
Para crear el mejor plan para su equipo y su proyecto, debe comprender los resultados deseados (u objetivos) para este plan (por ejemplo, establecer relaciones positivas con las partes interesadas, cumplir los requisitos normativos, obtener la aprobación, etc.).
Se trata de un primer paso esencial, ya que un plan de participación de las partes interesadas creado con sus objetivos y requisitos le ayudará a usted y a su equipo a tomar decisiones alineadas y estratégicas para obtener resultados más positivos del proyecto.
Consejo: Reflexione sobre planes y proyectos anteriores
Si has dirigido un proyecto en el pasado, ¿hay algo que puedas aprender de tus planes anteriores para orientar este? ¿Y de los miembros de tu equipo?
Utilice estos conocimientos como guía para reforzar su próximo plan.
Una vez que entienda lo que espera conseguir con este plan, es el momento de centrarse en las partes interesadas y las comunidades con las que se relacionará realizando un análisis de las partes interesadas.
¿Quiere saber más sobre el análisis de las partes interesadas? ¡Echa un vistazo a nuestro blog! →
Aunque el análisis de las partes interesadas puede constar de varias partes, hay tres elementos clave:
Antes de comprometerse, debe determinar cuáles son las partes interesadas, y este proceso debe realizarse a fondo.
Para asegurarse de identificar a todas las partes interesadas y miembros de la comunidad necesarios, siempre recomendamos hacer de esto un ejercicio de equipo y considerar a cada persona o grupo que pueda verse afectado o interesado en su proyecto, ya sea positiva o negativamente.
¿Necesita ayuda para identificar a sus grupos de interés? Consulte nuestro blog, ¡9 preguntas que te ayudarán a identificar a tus grupos de interés! →
Ahora que conoces a tus grupos de interés, es hora de priorizarlos organizándolos en grupos.
La matriz de poder e interés de Mendelow es una herramienta muy utilizada para clasificar a las partes interesadas en función de su nivel de interés (alto/bajo) e influencia (alta/baja) en la organización o el proyecto.
¿Desea saber más sobre el mapeo de las partes interesadas? ¡Echa un vistazo a nuestro blog sobre cómo hacer un ejercicio de mapeo de las partes interesadas! →
Tras la identificación y el mapeo de las partes interesadas, debes dedicar tiempo a conocerlas más de cerca. Querrá saber cómo ven su organización y su proyecto examinando sus:
Una vez que los haya comprendido, podrá evaluar cuál es la posición de las partes interesadas con respecto a su proyecto (es decir, si apoyan, se oponen, tienen dudas, están indecisos o son neutrales). Con esta información, comprenderás mejor los mensajes clave que necesitan oír y la mejor forma de captarlos estratégicamente para seguir avanzando.
Consejo: utilice software para comprender a sus grupos de interés: El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es la única fuente de información sobre la participación de las partes interesadas. Esto es beneficioso en muchas situaciones, como cuando te preparas para relacionarte con una parte interesada con la que ya te has comunicado en proyectos anteriores.
Al utilizar un SRM como Jambo para organizar y gestionar la información de las partes interesadas, tendrás acceso a todos los datos que tu equipo haya registrado para cada proyecto (pasado y presente).
Si desea saber cómo el software SRM puede ayudarle a comprender mejor a sus grupos de interés, ¡lea este blog! →
A la hora de planificar la participación de las partes interesadas, hay que tener en cuenta varias consideraciones:
Una forma útil de guiar su compromiso es elegir niveles de compromiso para las categorías de partes interesadas (es decir, las categorías de su ejercicio de mapeo de partes interesadas).
El Espectro de la participación públicadesarrollado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2)es una herramienta excelente para determinar qué nivel de participación es el más adecuado para las distintas categorías de interesados. El Espectro IAP2 identifica cinconiveles diferentes de participación : informar, consultar, implicar, colaborar y capacitar.
Una vez que haya decidido el nivel de compromiso, podrá elegir las tácticas de compromiso específicas (es decir, cómo se relacionará con las partes interesadas).
Consejo: No se olvide de sus mensajes clave. Dedique algún tiempo a considerar la categoría de participación de las partes interesadas (es decir, su nivel de interés/influencia), sus perspectivas y el nivel de participación que ha elegido para cada categoría, a fin de orientar la información que cada parte interesada necesitará escuchar de su organización.
Los mensajes clave deben identificarse pronto y ser claros y concisos para que todos los miembros de su equipo puedan entenderlos y utilizarlos. Utilizar mensajes clave estratégicos puede ayudarle a usted y a su equipo a comunicarse de forma coherente con las partes interesadas, lo que puede contribuir a generar confianza en su organización.
Consejo: Cree un portal de comunicación abierta entre usted y las partes interesadas. Cuando decimos "canales de comunicación bidireccionales", nos referimos a la comunicación que te permite llegar a tus grupos de interés con un canal para que ellos respondan.
Enviar un folleto a los interesados sin información sobre cómo ponerse en contacto con usted se considera un método de comunicación unidireccional porque, aunque usted puede ponerse en contacto con ellos, ellos no pueden ponerse en contacto con usted. Los métodos de comunicación unidireccionales pueden ser útiles en algunas situaciones. Aun así, es importante recordar que las partes interesadas pueden tener información y opiniones valiosas sobre sus proyectos, por lo que es beneficioso recabar la opinión de todas ellas.
Para obtener más consejos sobre cómo mejorar la participación de las partes interesadas y la comunidad, visite nuestro blog. →
Ahora que conoce el objetivo de su proyecto y tiene una idea más clara de las partes interesadas, sus puntos de vista y la forma de relacionarse con ellas, tendrá que desarrollar un proceso paso a paso utilizando la información que ya ha identificado. Este proceso será el modelo para que tú y tu equipo pongáis en marcha el plan.
Incluye elementos como:
No olvides tener en cuenta elementos como:
Consejo: Supervise y actualice cuando sea necesario. La participación de las partes interesadas puede ser complicada y las cosas pueden cambiar rápidamente, por lo que tendrás que ajustar y actualizar tu plan con regularidad y asegurarte de comunicar esas actualizaciones a tu equipo.
Recopilará mucha información a medida que interactúe con las partes interesadas y las comunidades. Debe asegurarse de que esta información esté bien organizada, sea accesible y fácil de encontrar para su equipo, ya que es probable que tenga que compartir información actualizada sobre su compromiso y utilizarla para orientar su plan.
Consulta nuestro blog sobre cómo realizar un seguimiento eficaz del compromiso de las partes interesadas →
Estas son algunas situaciones en las que te beneficiarás de tener organizada la información sobre las partes interesadas y de poder elaborar informes detallados:
Aunque muchas organizaciones siguen intentando utilizar hojas de cálculo para gestionar la información sobre la participación de las partes interesadas, este no es el mejor método, ya que las hojas de cálculo te dejan a ti, a tu equipo y a tu proyecto expuestos a riesgos y desafíos innecesarios.
Para saber más sobre por qué las hojas de cálculo no son la mejor opción para registrar la participación de las partes interesadas, consulta nuestro blog sobre ¡10 razones por las que es hora de romper con las hojas de cálculo! →
El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM ) es la mejor forma de registrar y gestionar todas sus relaciones y comunicaciones con las partes interesadas.
Jambo SRM le ayuda a llevar su proceso de gestión de las partes interesadas al siguiente nivel, manteniendo la información de las partes interesadas segura, organizada, accesible, con capacidad de búsqueda y fácil de entender. Jambo puede ejecutar informes concisos en segundos, ahorrándole tiempo y permitiéndole centrarse en alcanzar los objetivos de su proyecto de la manera más eficiente posible.
Ahora que ya conoce algunos de los elementos fundamentales de un plan de participación de las partes interesadas, hemos desarrollado un recurso gratuito para ayudarle a empezar.
Dado que el mapeo de las partes interesadas es un paso crítico y valioso, hemos diseñado esta plantilla imprimible y gratuita. Haz clic en la imagen para obtener tu copia gratuita.