Si formas parte de un departamento, oficina, agencia o corporación de la Corona y te dedicas a la participación ciudadana y de las partes interesadas dirigida por el gobierno, la creación de confianza y relaciones positivas debe ser una prioridad absoluta.
Conozca 3 razones por las que las relaciones con los grupos de interés son clave para el éxito de su organización consultando nuestro blog.
Tanto si el objetivo de su equipo es cumplir requisitos legislativos o políticos, como si trabaja para lograr una participación más transparente, integradora y colaborativa, las relaciones con las partes interesadas son fundamentales para obtener resultados positivos en los proyectos y programas.
¿Quiere que su compromiso con las partes interesadas sea más integrador? Consulte nuestro blog.
Sin embargo, sabemos que puede resultar difícil para los equipos gubernamentales crear relaciones positivas con las partes interesadas, sobre todo porque la confianza en algunas instituciones gubernamentales ha disminuido (Endelman Trust Barometer, 2024).
Para hacer frente a estos retos y ayudar a los equipos de relaciones gubernamentales y asuntos públicos a fomentar mejores relaciones, compartimos cómo nuestro software de gestión de relaciones con las partes interesadas (SRM), Jambo, puede ayudar a construir relaciones más positivas y duraderas con las partes interesadas para obtener mejores resultados en proyectos y programas.
Cómo ayuda Jambo #1: Perfiles de las partes interesadas para ayudar a su equipo a preparar las reuniones con las partes interesadas
Cada parte interesada que usted o su equipo registre en Jambo tendrá un perfil de parte interesada. En el perfil de la parte interesada, puede acceder a una variedad de información sobre esa parte interesada como:
- Información de contacto
- Registros de comunicación con ellos
- Notas sobre esa parte interesada registradas por usted o su equipo
- Cualquier asunto que haya planteado o en el que haya participado la parte interesada
- Cualquier compromiso adquirido con esa parte interesada
- Etc.
El perfil pone a tu alcance toda la información que necesitas sobre tus grupos de interés. El acceso a esta información en un espacio centralizado significa que sabes que estás consultando la información más actualizada de todo tu equipo sobre esa parte interesada, por lo que se acabaron las conjeturas. De este modo, siempre estarás preparado para cualquier solicitud de datos o para los próximos compromisos y reuniones.
Además, esto le permite a usted y a su equipo comprender, de un vistazo, cualquier preocupación o interés de los grupos a los que pueda pertenecer esa parte interesada, lo que le ayudará a construir una imagen más completa de esa parte interesada y de cualquier otra con la que esté relacionada.
Cómo los perfiles de las partes interesadas de Jambo le ayudarán a establecer mejores relaciones con ellas
Con acceso a toda esta información, usted y su equipo pueden saber mucho más acerca de sus interlocutores, lo que le permite centrar sus compromisos en lo que es más importante para ellos y asegurarse de que nunca se olvida de ningún problema o compromiso (es decir, promesas).
Jambo garantiza que las reuniones con las partes interesadas no te pillen desprevenido con sorpresas. Puedes acceder fácilmente al software de antemano para ver con rapidez el último punto de contacto, las notas sobre la parte interesada y el resto de información vital que necesitarás para preparar tus reuniones.
Esto ayuda a las partes interesadas a entender que tu equipo escucha sus puntos de vista, los toma en serio y se compromete a trabajar con ellos para obtener resultados positivos.
Historia del compromiso
Tanto si desea destacar la participación y las consultas de su equipo con las comunidades indígenas, otro organismo gubernamental, un terrateniente residente o cualquier otra persona, Jambo mantiene todos sus compromisos registrados organizados, racionalizados y con capacidad de búsqueda.
Este historial de compromiso le permite profundizar en sus datos para conocer mejor su programa y los compromisos que usted y su equipo están teniendo, para que pueda entender lo que ya ha sucedido y lo que tiene que suceder en el futuro para mejorar las relaciones.
Cómo ayuda Jambo nº 2: Flujos de trabajo centrados en las partes interesadas y diseñados para responder a sus retos de gestión de las partes interesadas.
Jambo cuenta con múltiples flujos de trabajo centrados en las partes interesadas que le permiten consumir rápidamente toda la información registrada en el sistema, para que pueda comprenderla o registrarla como parte de sus esfuerzos de participación ciudadana y de las partes interesadas. Estos flujos de trabajo garantizan que pueda hacer lo que necesite cuando lo necesite, sin complicaciones ni frustraciones adicionales.
En Jambo se produce una automatización cuidadosamente diseñada entre bastidores que garantiza que puedas obtener rápidamente todas las actualizaciones que necesites al instante, ya que toda la información está conectada entre sí. Por ejemplo, puedes consultar fácilmente la actualización de una incidencia y ver las comunicaciones relacionadas con ella. También puede investigar el compromiso de una parte interesada y ver las tareas del equipo relacionadas con ese compromiso. Con Jambo, siempre puedes ver cómo se conecta tu información para contar la historia completa.
Cómo los flujos de trabajo de Jambo centrados en las partes interesadas le ayudarán a establecer mejores relaciones con ellas.
Estos flujos de trabajo de Jambo son únicos porque le ayudan a captar de forma natural los compromisos tal y como suceden en la vida real: no se trata sólo de lo último que se ha dicho; necesita comprender todo lo que rodea a esa parte interesada y lo que ha compartido con usted o con su equipo en este programa o en un programa anterior para construir una relación positiva con ellos. Con Jambo, todo lo que necesitas está organizado y es comprensible en el sistema, por lo que puedes entender el panorama general de inmediato sin perder tiempo ni recursos tratando de juntar información dispersa.
¿Y un CRM?
Mientras que algunos departamentos gubernamentales todavía pueden estar tratando de utilizar algo así como un CRM para arreglárselas, un CRM no es la mejor herramienta para la construcción de relaciones con las partes interesadas, ya que un CRM es para la gestión de clientes y ventas, no para las relaciones con las partes interesadas y las comunicaciones con esas partes interesadas. En su lugar, un SRM como Jambo le permite capturar de forma natural sus conversaciones y organizarlas de una manera que tenga sentido para todo su equipo.
Para saber más sobre por qué un CRM no es la herramienta adecuada para la participación de las partes interesadas, consulte nuestro blog.
Cómo ayuda Jambo #3: Su equipo puede acceder a la información de las partes interesadas mientras permanece segura en el SRM
Con Jambo, la información de las partes interesadas está centralizada y segura en nuestro software basado en la nube. De este modo, su equipo puede acceder a los datos y, al mismo tiempo, están protegidos y seguros para cumplir sus rigurosos requisitos de seguridad de datos.
Ofrecemos registros de auditoría automáticos que mantendrán a sus equipos de TI contentos y seguros de que sus datos están protegidos. También ofrecemos opciones de inicio de sesión único (SSO) para clientes empresariales que deseen vincularse a sus propios sistemas de autenticación, como Microsoft Azure AD.
Para obtener más información sobre nuestras medidas de seguridad aprobadas por el gobierno, póngase en contacto con nuestro equipo para una llamada sin presiones en la que responderemos a todas sus preguntas.
Cómo mantener los datos centralizados y seguros en Jambo ayudará a establecer mejores relaciones con las partes interesadas.
Con todos sus compromisos con los ciudadanos y las partes interesadas centralizados en un sistema seguro, usted y su equipo siempre sabrán que están viendo la información más actualizada sobre sus partes interesadas. De este modo, nunca tendrá que buscar la información que necesita ni preocuparse de que se haya registrado en algún lugar que no sea seguro o accesible para su equipo.
Para equipos con dudas sobre privacidad y seguridad, Jambo es un SRM seguro que utiliza procesos de seguridad estándar del sector. La información se gestiona de forma segura y protegida con cifrado tanto en reposo como en tránsito. La información se mantiene segura en Jambo y se realiza una copia de seguridad de forma segura, al tiempo que garantiza que es accesible para aquellos que han recibido el acceso adecuado en su equipo. Y con Jambo, siempre conservas la propiedad de tus datos.
Para saber más sobre la propiedad de los datos, lea nuestro blog sobre por qué debe ser propietario de los datos de sus grupos de interés.
Cómo ayuda Jambo #4: No volver a pasar por alto un asunto u olvidar un compromiso con una parte interesada
En la participación de los ciudadanos y las partes interesadas surgirán problemas y compromisos. Tanto si alguien plantea un problema con una política de su programa como si le pide que lleve a cabo una tarea, debe estar al día de todos los problemas y compromisos.
Cómo la gestión de problemas y compromisos de Jambo le ayudará a establecer mejores relaciones con las partes interesadas
Una cosa que resulta frustrante para los profesionales del compromiso es cuando se reúnen con una parte interesada y ésta les dice: "Ya le hablé a tu gente de este problema la semana pasada, ¿no hablas?". Para evitarlo, usted y su equipo deben conocer los problemas y compromisos existentes antes de las reuniones con las partes interesadas. Si no estás al tanto de esos problemas y compromisos, toda la organización saldrá mal parada.
Con Jambo, estarás fácilmente informado de todos los problemas y compromisos actuales o pasados. Puedes consultar rápidamente el perfil de una parte interesada antes de la reunión para ver los problemas que ha planteado o los compromisos atrasados y abordarlos durante la reunión, lo que demuestra que estás escuchando y que todo tu equipo está dedicado a trabajar con ellos.
Abordar los problemas y compromisos con tacto y prontitud también contribuirá a que las partes interesadas sepan que te tomas en serio sus preocupaciones y aumenta la probabilidad de que estén dispuestas a trabajar contigo (ahora y en el futuro).
Matriz de materialidad de los asuntos de Jambo
Para que la gestión de sus problemas sea lo más eficiente y sencilla posible, Jambo también ofrece una matriz de materialidad de problemas que le ayuda a identificar fácilmente el impacto y la prioridad de cada problema para ayudarle a comprender cuáles suponen el mayor riesgo para su organización. Esto le permite centrarse estratégicamente en resolver primero los problemas de alto riesgo, lo que agradecerán las partes interesadas.
Gestión de tareas
Además, con la gestión de tareas de Jambo, puedes asignarte tareas a ti mismo o a tu equipo y utilizar el panel de control para supervisar su estado y progreso.
Una adición única y vital que Jambo ha añadido recientemente es la capacidad de conectar tareas a cualquier compromiso relacionado registrado en el sistema. Así, cuando usted o su equipo examinan un compromiso, también pueden ver las tareas correspondientes.
Dado que los compromisos son tan importantes para los equipos gubernamentales que desean establecer relaciones más sólidas, la función de tareas le permite crear pasos tangibles dentro del sistema que le permiten a usted y a sus equipos saber qué hay que hacer, por quién y para cuándo. De este modo, todos estarán de acuerdo y los programas y proyectos seguirán adelante.
Cómo ayuda Jambo #5: Elabore informes concisos, detallados y transparentes para las solicitudes de información.
Tanto si se trata de responder a una solicitud de libertad de información (FOI) como a una solicitud de información/estado de altos funcionarios u otro departamento gubernamental, es necesario poder responder a estas solicitudes de forma exhaustiva y rápida, y ahí es donde los informes de Jambo pueden ayudar.
Cómo le ayudarán los informes de Jambo a establecer mejores relaciones con las partes interesadas
Las solicitudes de información son habituales en la administración pública y puede costar mucho esfuerzo y trabajo reunirlas de la forma que se espera, pero con Jambo puede elaborar informes organizados y detallados en cuestión de minutos.
Independientemente de si está atendiendo una petición o quiere mostrar a la dirección, los ejecutivos u otros cargos electos del gobierno los problemas actuales, los compromisos o el historial de compromiso, puede crear estos informes en Jambo para ilustrar los tipos de conversaciones que está manteniendo en la comunidad. De este modo, todos los que necesiten esta información podrán acceder a ella rápida y fácilmente.
Cuando se trata de las relaciones con las partes interesadas, la capacidad de compartir adecuadamente y con transparencia lo que está sucediendo ayudará a generar confianza en su organización y a aumentar la seguridad de que usted y su equipo están comprometidos con un compromiso transparente y respetuoso.
Próximos pasos: Jambo para el Gobierno
Para ayudarle a comprender el valor total que Jambo puede ofrecer a su equipo, visite nuestra página Jambo para el Gobierno o reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos con un experto de Jambo.
