7 pasos clave en la gestión de las relaciones con las partes interesadas

La gestión de las relaciones con las partes interesadas es el proceso de gestión de sus relaciones con diferentes partes interesadas y comunidades.

It's common to hear the term "stakeholder management," but it’s important to remember that you're managing the relationship, not the actual stakeholder. The term stakeholder relationship management focuses on those relationships, which is vital as positive, long-term stakeholder relationships are at the core of successful projects.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de las relaciones con las partes interesadas?

Construir y mantener relaciones positivas con las partes interesadas tiene muchas ventajas, entre ellas:

• Ayudar a reducir los riesgos del proyecto
• Construir la reputación de su proyecto u organización
• Conseguir una participación útil
• Cumplimiento de la normativa
• Obtener ventajas competitivas
• y más

Ahora que conocemos la definición de gestión de las relaciones con las partes interesadas y por qué es beneficiosa, ¿qué pasos se incluyen en el proceso de creación y gestión de las relaciones con las partes interesadas? Aunque puede haber pasos adicionales dependiendo de su proyecto, partes interesadas o situación, a continuación cubriremos siete pasos comunes de la gestión de las relaciones con las partes interesadas.

7 pasos clave en la gestión de las relaciones con las partes interesadas

1. Identifique a las partes interesadas

Antes de empezar a centrarte en los detalles de la relación, tienes que saber con quién vas a establecer y gestionar las relaciones, por lo que debes identificar a todas las posibles partes interesadas.

Para ello, dedique algún tiempo a hacer una lluvia de ideas, con su equipo, sobre todas las posibles partes interesadas que puedan verse afectadas (positiva o negativamente) por su proyecto o que puedan tener otros intereses en él.

¿Necesita ayuda para hacer una lluvia de ideas sobre las partes interesadas? Visite nuestro blog para obtener una lista de preguntas que le ayudarán a identificar a sus posibles grupos de interés.

2. Identifique a las partes interesadas

Si no conoces la idea del "mapeo de las partes interesadas", se trata de un ejercicio en el que clasificas a las partes interesadas una vez que las has identificado.

Una herramienta muy utilizada es la matriz de poder e interés de Mendelow, que ayuda a clasificar a las partes interesadas en función de su nivel de interés (alto/bajo) y su nivel de influencia (alto/bajo) en la organización o el proyecto.

Saber qué partes interesadas pertenecen a cada categoría le ayuda a comprender cuántos recursos debe dedicar a implicar a sus partes interesadas, cuánto presupuesto puede ser necesario y le permite elegir tácticas de implicación específicas (es decir, las formas en que se implicará).

Por ejemplo, normalmente se esforzará más en establecer relaciones con las partes interesadas de su grupo de alto interés/alta influencia que con las partes interesadas de su grupo de bajo interés/baja influencia. Esto se debe a que es más probable que las partes interesadas con gran interés y gran influencia influyan positiva o negativamente en el proyecto. Por el contrario, las partes interesadas de bajo interés y baja influencia tienen menos probabilidades de repercutir; sin embargo, esto no significa que no vaya a entablar relaciones con partes interesadas de diferentes categorías; simplemente le ayuda a usted y a su equipo a centrar sus planes.

Para saber cómo realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas, consulte nuestro blog.

3. Conozca a sus interlocutores

Una vez identificadas y clasificadas las partes interesadas, es hora de conocerlas.

Entre las cosas que podría querer saber sobre sus interlocutores se incluyen:

• ¿Les afecta negativa o positivamente su proyecto?
• ¿Cuál es su opinión actual sobre su organización o proyecto?
• ¿Cuáles son sus intereses en el proyecto (financieros, medioambientales, emocionales, etc.)?

Esta información es importante porque puede utilizarla para decidir cuál es su posición con respecto a su proyecto (es decir, apoyo, objeción, condicional, indeciso, neutral). Así sabrás mejor qué es importante para las partes interesadas, lo que te permitirá centrar tu mensaje (si vas a participar) en los temas que más les importan, lo que contribuye a generar confianza y relaciones más sólidas.

4. Planifique con su equipo cómo proceder estratégicamente

La planificación es algo que debe hacerse a lo largo de todo el proceso. Sin embargo, una vez que sepas quiénes son las partes interesadas y qué les importa, es un buen momento para consultar con tu equipo y ajustar o mejorar tus planes.

Si dedica tiempo a planificar estratégicamente con su equipo, podrá comprender qué recursos pueden ser necesarios a lo largo de este proceso. Por ejemplo, al conocer a las partes interesadas, el equipo puede darse cuenta de que está surgiendo un posible problema con una o varias de ellas. Con este conocimiento, puede planificar este problema potencial y preparar los recursos necesarios, lo que le ayuda a reducir los riesgos y le permite trabajar de forma más eficaz con las partes interesadas a través de estas cuestiones y aumenta la probabilidad de preservar o construir esas relaciones.

Además de planificar la asignación de recursos, también puede trabajar con su equipo para definir mensajes estratégicos y tácticas de comunicación, decidir cómo proceder con los problemas actuales y determinar quién de su equipo será responsable de las tareas relacionadas con las partes interesadas. Esta planificación garantiza que todo el mundo esté en sintonía y pueda colaborar más eficazmente para establecer mejores relaciones con las partes interesadas.

5. Comprométase más eficazmente con sus interlocutores

Cuando llegue el momento de comprometerse con sus interlocutores, tendrá que tener en cuenta elementos como:

• ¿Qué necesitan oír las partes interesadas de su organización?
• ¿Todas las partes interesadas deben escuchar el mismo mensaje?
• ¿Con qué frecuencia se relacionará con las partes interesadas?
• ¿Cómo se relacionará con las partes interesadas? (por ejemplo, folletos, asambleas municipales, correos electrónicos, etc.)

Una parte importante de este proceso consistirá en elegir el nivel de compromiso con las categorías de interesados. El espectro de la participación pública desarrollado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2) identifica cinco niveles diferentes de participación: informar, consultar, implicar, colaborar y empoderar.

Una vez que empieces a interactuar con tus interlocutores, podrías tratar temas como:

• Comunicar mensajes clave pertinentes para las perspectivas, intereses y preocupaciones de las partes interesadas.
• Proporcionar actualizaciones relevantes del proyecto (o incluso actualizaciones sobre por qué no hay actualizaciones).
• Responder a sus preguntas y preocupaciones
• Tratamiento de problemas actuales o potenciales
• Etc.

Aunque comprometerse puede resultar abrumador, si se hace de forma respetuosa, intencionada y coherente, generará confianza entre las partes interesadas y mejorará sus relaciones, de modo que sabrán que pueden acudir a usted con sus preguntas o preocupaciones.

En nuestro blog encontrará consejos para mejorar la relación con sus interlocutores .

6. Supervise a sus interlocutores

Debe supervisar a sus interlocutores a lo largo de este proceso, ya que las cosas pueden cambiar rápidamente y usted debe estar informado en cuanto se produzcan cambios. Durante el seguimiento, ten en cuenta aspectos como:

• ¿Han cambiado las opiniones de las partes interesadas? (es decir, han pasado de apoyar su proyecto a oponerse a él)
• ¿Hay algún nuevo interesado que no hubiera identificado inicialmente?
• ¿Ha cambiado alguna de las partes interesadas de categoría?

Si bien es posible que al principio no se relacione mucho con algunas partes interesadas, con el tiempo puede que lo haga con regularidad. Teniendo esto en cuenta, siempre conviene saber cuál es la posición de las partes interesadas con respecto al proyecto y asignar los recursos necesarios para establecer, preservar y mantener relaciones con ellas cuando tenga sentido.

For tips on effective stakeholder engagement tracking, visit our blog.

7. Informe sobre la información de las partes interesadas

A medida que vayas avanzando en este proceso, irás recopilando mucha información de las partes interesadas, como:

• Datos de contacto de las partes interesadas
• Registros de comunicación con las partes interesadas
• Cuestiones de las partes interesadas
• Mapas de zonas de interés o lugares de compromiso
• Notas sobre las partes interesadas
• Compromisos (o promesas) de las partes interesadas
• Tareas asignadas a usted y a su equipo

Mantener toda la información de las partes interesadas organizada y accesible es vital, ya que inevitablemente tendrá que elaborar informes sobre esta información. Es posible que tenga que elaborar informes para cumplir requisitos normativos, compartir actualizaciones con los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas o para ayudarle a mantenerse en sintonía con su equipo. La capacidad de ejecutar informes fáciles de entender y perspicaces le ayudará a compartir sus esfuerzos de gestión de las relaciones con las partes interesadas para lograr una mayor transparencia y crear una mejor comprensión de las perspectivas de sus partes interesadas y de su proyecto de participación en general.

¿Es usted nuevo en el compromiso con las partes interesadas? Esta guía práctica es el punto de partida perfecto. Haga clic en la imagen para descargar su ejemplar gratuito.

¿Cómo mantiene organizada toda la información de las partes interesadas?

Ahora que hemos cubierto los siete pasos comunes para la gestión de las relaciones con las partes interesadas, es esencial hablar de cómo hacer este proceso más fácil y eficaz manteniendo todo racionalizado y organizado con el software adecuado.

Aunque el uso de hojas de cálculo o incluso de un CRM para gestionar la información de las partes interesadas pueda parecer una opción práctica, estas opciones no son sostenibles si quieres establecer relaciones a largo plazo con las partes interesadas orientadas al futuro.

Desarrollar un proceso repetible y escalable para la gestión de las relaciones con las partes interesadas es esencial para construir relaciones sólidas con las partes interesadas. Este proceso debe incluir una base de datos colaborativa con toda la información sobre las partes interesadas. Optar por crear esta base de datos con el software adecuado es una forma fácil y eficaz de recopilar y almacenar información importante, y el mejor software para este proceso es el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM).

¿Qué es un software de gestión de las relaciones con los grupos de interés?

El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es una herramienta diseñada para ayudarle a gestionar todas sus relaciones y comunicaciones con las partes interesadas.

Con un SRM, usted y su equipo tienen un lugar centralizado para registrar la información de las partes interesadas, lo que significa que todo el mundo siempre sabe exactamente dónde encontrar todo lo que necesita. Los datos organizados simplifican el proceso de gestión de las relaciones con las partes interesadas para que no resulte abrumador o inmanejable, y le permite a usted y a su equipo utilizar la información introducida para mantenerse informados, comunicarse de forma más coherente y eficaz, y centrarse en la creación de relaciones significativas y de confianza con las partes interesadas para obtener mejores resultados del proyecto.

Para saber cómo el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés puede mejorar la confianza y las relaciones con ellos, consulte nuestro blog.

Próximos pasos: consejos para comprometerse

Ahora que ya hemos tratado los aspectos básicos de la gestión de las relaciones con las partes interesadas, es hora de centrarse más en la forma en que se va a involucrar.

Si está buscando más recursos que le ayuden a lo largo de su viaje de gestión de relaciones con las partes interesadas, Kim Hyshka de Dialogue Partners, un socio de confianza de Jambo, trabajó con nosotros para crear esta información sobre sus 4 mejores consejos para involucrar. Puede descargar el recurso gratuito haciendo clic en la siguiente imagen.