10 consejos para mejorar su relación con las partes interesadas

Después de leer este blog, esperamos que aprenda algunas formas sencillas de mejorar su forma de relacionarse con las partes interesadas. Un buen compromiso con las partes interesadas puede crear relaciones sólidas con ellas, mejorar la reputación de la organización y ayudar a que los proyectos alcancen todo su potencial.

POV: El proyecto está en marcha, los responsables de la toma de decisiones están a bordo y se ha identificado a las partes interesadas. ¿Y ahora qué? Nunca es demasiado pronto para empezar a colaborar con las partes interesadas y establecer relaciones sólidas con ellas.

Las relaciones positivas con las partes interesadas son esenciales para su proyecto. Las relaciones negativas con las partes interesadas no sólo pueden retrasar o cancelar el proyecto, sino también dañar a largo plazo la reputación de toda la organización. Trabajar para mejorar las relaciones con las partes interesadas puede ayudarles a entender mejor el proyecto, a sentirse incluidas en el proceso y, en última instancia, a estar mejor preparadas para afrontar los resultados.

Jambo buscan constantemente nuevas formas de mejorar las relaciones con sus grupos de interés, por lo que hemos elaborado esta lista de consejos hablando a menudo con ellos y aprendiendo de sus experiencias.

1. Empezar las conversaciones pronto

Empezar a hablar pronto con las partes interesadas es esencial para generar confianza. El objetivo es que las partes interesadas se enteren de tu proyecto por ti, no por Internet o por los temidos rumores. Si las partes interesadas se sienten excluidas del proceso, es posible que se lleven un mal sabor de boca desde el principio.

Puede evitar esta situación haciendo una lista de las partes interesadas que deben participar en las primeras fases del proyecto y poniéndose en contacto con ellas lo antes posible. Así les demostrarás que respetas sus opiniones y te sentirás incluido en el proceso.

2. Establecer un calendario de comunicación con las partes interesadas

Todos hemos oído historias horribles de jornadas de puertas abiertas para la participación de las partes interesadas que se celebran justo antes de que venza el plazo para enviar comentarios, o de sesiones reprogramadas para la participación de las partes interesadas con un aviso mínimo a los interesados. Esto puede irritar a las partes interesadas y dar lugar a situaciones poco deseables.

Considere la posibilidad de crear un calendario de consultas. Al establecer plazos por adelantado y comunicarlos claramente a las partes interesadas, aumentará la concienciación de éstas y las preparará mejor para el compromiso que pretende alcanzar. Esto también ayuda a mitigar la angustia de las partes interesadas por la sensación de no tener tiempo suficiente para prepararse o responder durante el periodo de compromiso designado.

3. Ser honesto

Es imposible mejorar las relaciones con las partes interesadas sin ser honesto. Desarrolle la confianza siendo transparente con los planes del proyecto. No te arriesgues a ocultar cosas porque es probable que te descubran (y de eso no va a ser fácil salir). Considera la posibilidad de proporcionar ayudas visuales como mapas de los planes del proyecto o informes de actualización del proyecto impresos. Son grandes oportunidades para ser transparente, abierto y honesto con las partes interesadas.

4. Mantén la coherencia de tus mensajes

Elabore mensajes clave desde el principio y utilícelos sistemáticamente. Si necesita cambiar su mensaje por cualquier motivo, explique claramente qué ha cambiado y por qué. Con la información archivada fácilmente accesible en línea, ya no es posible cambiar de dirección sin riesgo de que te llamen la atención por cambios inexplicables.

5. Comunicarse a menudo

Asegúrese de que la comunicación se programa con frecuencia. La comunicación con las partes interesadas no se detiene una vez finalizadas las fases iniciales del proyecto; la comunicación periódica es clave para conseguir el apoyo de las partes interesadas. Publique actualizaciones periódicas del proyecto para las partes interesadas. Determina si es posible mostrar cómo se han abordado los comentarios o problemas de las partes interesadas. Cuando las partes interesadas se sienten escuchadas, suelen estar más contentas y es más probable que apoyen el proyecto.

6. Demuestra que estás escuchando

Una queja frecuente de las partes interesadas es que tienen la sensación de que no se les escucha. Cuando se reúna con las partes interesadas, ya sea virtualmente o en persona, mantenga el contacto visual, sonría de vez en cuando y haga preguntas a lo largo de la conversación. Una buena idea es llevar un cuaderno para anotar los puntos clave y mencionar tu intención de resumir los puntos después de irte. Esto ayuda a las partes interesadas a sentir que se toman en serio su sesión de compromiso. También puede resumir a la parte interesada lo que ha escrito. Así tendrán la oportunidad de aclararlo si lo necesitan. 

7. Proporcionar múltiples vías para que las partes interesadas compartan sus aportaciones

Otra forma de mejorar la implicación de las partes interesadas es ofrecerles más de una forma de dar su opinión. Las partes interesadas quieren tener la oportunidad de expresar sus opiniones y esto tiene que ser fácil y accesible para ellos.

La participación en línea, como las encuestas electrónicas, puede ayudar a reducir las barreras a la participación al aumentar la accesibilidad, pero algunas partes interesadas pueden tener un acceso a Internet poco fiable o no ser especialmente expertas en tecnología. Las reuniones en persona requieren más tiempo, pero también le ofrecen a usted y a la parte interesada la oportunidad de conocer mejor las necesidades de cada uno. El lenguaje corporal y el tono de voz son dos cosas que no pueden expresarse en línea a través de los cuadros de texto de las encuestas y las preguntas de opción múltiple. Intenta conectar con una parte interesada resistente en persona en lugar de confiar en sus comentarios en línea para que los problemas puedan resolverse con un número limitado de malentendidos.

8. Implicar en lugar de informar - o mejor aún, colaborar y crear juntos

Limitarse a informar a las partes interesadas de sus planes ya no suele ser suficiente y puede acarrear costosos problemas más adelante. Si no está familiarizado con el espectro IAP2 para la participación pública, debería echarle un vistazo. Se diseñó para ayudar en la selección del nivel de participación que define el papel del público en cualquier proceso de participación pública, pero puede utilizarse como guía para proyectos de participación de las partes interesadas grandes y pequeños. Es beneficioso tener en cuenta el espectro a la hora de desarrollar un plan de participación.

La comunidad de socios de Jambo incluye empresas con un sólido historial en el desarrollo de planes de participación de las partes interesadas que no se limitan a comunicar la información del proyecto, sino que realmente involucran a las partes interesadas mientras trabajan para obtener resultados globales. Póngase en contacto con nosotros para obtener una lista aprobada de socios de Jambo.

9. Mantener el historial de las partes interesadas

Es importante tener acceso a los datos históricos de las partes interesadas. Si no está haciendo un seguimiento de todos sus datos, tiene que empezar ya. Las partes interesadas suelen frustrarse cuando se comunican con la misma organización en varias ocasiones y se les hacen las mismas preguntas una y otra vez. Acceder fácilmente al historial completo de interacciones con una parte interesada antes de reunirse con ella significa estar preparado para empezar la reunión con buen pie.

Nuestro consejo es que lleves un registro de todas las interacciones con tus interlocutores en un sistema seguro de gestión de la información. Saber lo que se ha hablado antes y otras cosas, como su nombre preferido o incluso su bebida favorita, puede ayudar a crear y ganar confianza con ellos. Esta información puede ser utilizada por cualquier persona de la organización que se comunique con la parte interesada (ahora o en el futuro), por lo que es importante que la información sea fácilmente accesible. El uso de software SRM (Stakeholder Relationship Management) basado en la nube como Jambo es una gran manera de ayudarte a ti y a tu equipo a registrar, rastrear y gestionar de forma segura todos los datos de tus grupos de interés.

10. Sea flexible y considere su plan como un proceso vivo

A medida que se ejecutan los planes, inevitablemente surgirán imprevistos que requerirán cambios para que todo siga avanzando. Sé lo suficientemente flexible con el calendario de tu plan para permitir que cambien cosas como los plazos de respuesta o incluso las tácticas que utilizas para involucrar a los interesados. Si escuchas a las partes interesadas y haces concesiones mutuas, podrás establecer mejores relaciones con ellas, lo que beneficiará a tu proyecto a largo plazo.

Avanzar

Trabajar para mejorar la forma de relacionarse con las partes interesadas es un esfuerzo continuo, pero una buena forma de reducir riesgos. Es posible que tenga que enfrentarse a dificultades más adelante, pero si establece relaciones sólidas con las partes interesadas desde el principio, los resultados pueden ser más favorables. Esperamos que estos diez consejos le sirvan para mejorar sus relaciones con las partes interesadas.

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