El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es una plataforma utilizada para gestionar la información, las comunicaciones y las actividades de participación de las partes interesadas. Pero ¿sabías que un SRM empresarial también puede utilizarse para ayudar a fortalecer y reducir el riesgo durante la planificación de la participación de las partes interesadas?
¿Qué es un buen plan de participación de las partes interesadas?
Un buen plan de implicación de las partes interesadas define el objetivo de su proyecto y lo que espera conseguir con sus compromisos. Incluye:
- Con quién va a hablar
- Cómo hablará con ellos (las tácticas que utilizará)
- De qué les hablará
- Cuándo va a comprometerse (calendario del compromiso)
- Riesgos a tener en cuenta como equipo
Cómo puede ayudar un SRM a planificar la participación de las partes interesadas
A medida que empiece a relacionarse con sus grupos de interés y a conocerlos, recopilará mucha información importante de la que tendrá que hacer un seguimiento. Con el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) puedes añadir rápidamente esta información a un perfil de grupo de interés para que esté organizada, sea accesible y fácil de analizar.
Cuando los datos están organizados, puedes utilizarlos en tu beneficio. Cuanto más los utilice, más útil y potente será su SRM durante todas las fases de la participación de las partes interesadas. Estas son algunas de las formas en que ayuda durante las etapas de planificación de la participación de las partes interesadas.
Cómo ayuda su SRM durante el mapeo y análisis de las partes interesadas
El mapeo de las partes interesadas es un ejercicio en el que se identifican las partes interesadas del proyecto, que pueden ser individuos u organizaciones. El análisis de las partes interesadas consiste en priorizarlas en función de su grado de interés e influencia en el proyecto.
Un SRM puede ayudar durante el mapeo y el análisis de las partes interesadas:
- Ayudarle a comprender la información de contacto de las partes interesadas de la que ya dispone. Compruebe rápidamente su SRM para ver qué partes interesadas identificadas durante su mapeo y análisis tienen ya perfiles creados.
- Encuentre lagunas en sus datos. Además de la información de contacto que falta, su SRM también puede ayudarle a detectar otros datos u oportunidades que faltan. Por ejemplo:
- Puede que haya comunidades con las que necesite relacionarse, pero tras revisar las ubicaciones de sus interlocutores actuales se dé cuenta de que no tiene contactos en esas zonas. Al ver esta carencia, sabrá cómo planificar los compromisos para satisfacer esa necesidad.
- Tras identificar a las partes interesadas con las que tiene previsto relacionarse, es posible que observe problemas que plantearon en proyectos anteriores y que no se han resuelto. De este modo, podrás planificar en consecuencia.
- Conozca los compromisos, problemas o compromisos anteriores con las partes interesadas. Puede utilizar su SRM para ver el historial de compromiso de las partes interesadas con su organización. Revise los perfiles de las partes interesadas para averiguar cosas como:
- Lo que la parte interesada ha dicho en el pasado
- En qué tipo de compromisos han participado (presenciales, virtuales, telefónicos, etc.)
- Cualquier compromiso contraído con ellos con anterioridad
- Cualquier problema que hayan planteado
- Ideas de lo que les importa
Preparado con estos conocimientos, podrá comprender mejor a sus interlocutores, preparar sus tácticas para satisfacer sus expectativas y preferencias, y planificar con su equipo una participación estratégica y eficaz.
Cómo ayuda un SRM a programar los compromisos con las partes interesadas
Su plan de compromiso con las partes interesadas describe el calendario de compromisos que espera poner en marcha. La programación de los compromisos reales en su SRM le ayudará a visualizar el calendario. Podrás ver fácilmente si es factible en función de los recursos de que dispongas o si existen riesgos para el calendario que puedas abordar con antelación.
Trabaje con sus interlocutores internos, equipos y otros departamentos de su organización para identificar oportunidades de colaboración interna y detectar posibles riesgos. Puede utilizar su SRM para crear un informe de todos los compromisos planificados y distribuirlo internamente para revisar si hay problemas o lagunas. A continuación, puede debatir y trabajar conjuntamente para elegir los mejores pasos a seguir.
Algunos de los posibles riesgos que puede identificar durante estas revisiones internas incluyen:
- Solapamiento de compromisos programados.
- Identifique a las partes interesadas que participan en diferentes proyectos. Utilice esta información para decidir si existe la posibilidad de organizar una única reunión en la que se hable de dos temas distintos.
- Compromisos planificados en lugares similares que podrían trasladarse o celebrarse el mismo día.
- Demasiados compromisos planificados durante un periodo de tiempo que no sería factible sin apoyo de recursos adicionales.
- Cuestiones sin resolver de compromisos anteriores con una o más partes interesadas.
Con todos sus compromisos futuros registrados en un SRM, es fácil comprender lo que le espera, de modo que puede ser un equipo más preparado y eficiente.
La herramienta de implicación de las partes interesadas que le llevará al éxito
Al utilizar un SRM durante la planificación de su compromiso, aligerará su carga de trabajo, reducirá los riesgos de su proyecto y creará la base de datos que necesitará para mantener el rumbo hacia sus objetivos.
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Consejo: Si ha oído hablar de organizaciones que utilizan software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), quizá se pregunte si podría ayudarle en las fases de planificación de su compromiso. Sin embargo, un CRM y un SRM tienen propósitos diferentes. Mientras que un CRM gestiona las ventas y los clientes, un SRM está diseñado para ayudar en la gestión de las partes interesadas. Durante las primeras fases de planificación y a lo largo de todos sus proyectos, le interesará utilizar un SRM, ya que ha sido creado para ayudarle a que sus proyectos con grupos de interés tengan éxito.
