Hoy en día, los equipos de trabajo trabajan a menudo en los mismos proyectos, pero desde lugares distintos. Con algunas personas sobre el terreno, otras en la oficina y otras trabajando a distancia, puede ser difícil hacer un seguimiento de los progresos de cada uno mientras se trabaja conjuntamente para alcanzar los objetivos del proyecto.
Para hacer frente a los retos de colaborar con equipos dispersos, hemos recopilado una lista de formas en las que un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) como Jambo puede ayudar.
- Realizar un seguimiento preciso del trabajo de los miembros del equipo en distintas ubicaciones y zonas horarias.
- Aumentar la colaboración en equipo
- Ayudar a los miembros del equipo a asumir sus responsabilidades
- Aprender del trabajo anterior
- Ayude a su equipo a mantener la concentración
1. Realice un seguimiento preciso del trabajo de su equipo en distintas ubicaciones y zonas horarias.
Cuando los miembros del equipo trabajan en distintos lugares y en zonas horarias potencialmente diferentes, puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los datos de las partes interesadas que están recopilando, lo que puede dar lugar a comprobaciones innecesarias con los miembros del equipo y a conversaciones duplicadas con las partes interesadas.
Cuando utilizas Jambo para gestionar la participación de las partes interesadas, estás creando una base de datos centralizada. Esto significa que, independientemente del lugar desde el que trabajen los miembros del equipo (o los contratistas), están registrando la información y las notas de las partes interesadas en la misma ubicación accesible. Todos los datos están disponibles al instante para cualquier persona con acceso a la plataforma, lo que ayuda a mantener a los equipos actualizados y mejor informados.
Etiquetar datos con zonas horarias específicas del usuario
Con Jambo, los usuarios pueden establecer su preferencia de zona horaria , de modo que cada vez que envíen un correo electrónico o realicen un registro, éste se ajustará por defecto a la zona horaria que hayan establecido y podrá ser visto por el resto del equipo.
Establecer husos horarios para los informes
También puedes elegir en qué zona horaria quieres informar, lo cual es excelente, ya que puedes gestionar diferentes zonas horarias tanto desde el punto de vista de la colaboración como de la elaboración de informes y la introducción de datos.
Un ejemplo real de los expertos de Jambo: Si un miembro del equipo registra una conversación con un interesado a las 9:00 am (MST) y otro miembro del equipo registra una conversación con un interesado a las 3:00 pm (EST), Jambo mostrará la zona horaria correcta para cada conversación. De este modo, todo el mundo sabrá con exactitud cuándo se realizó el trabajo..
2. Aumentar la colaboración en equipo
Ya sea para realizar el seguimiento de los compromisos, elaborar informes o identificar a las partes interesadas, usted y sus equipos pueden iniciar sesión en Jambo y trabajar en colaboración dentro de la plataforma, incluso con algunos miembros trabajando en la oficina, desde casa o en otra ciudad.
Recorrer juntos los ejemplos
Cuando no estás cara a cara con un miembro del equipo, puede ser difícil hablar de actualizaciones de datos sin ver ejemplos. Con Jambo, tú y los miembros de tu equipo podéis iniciar sesión en la plataforma al mismo tiempo y repasar juntos ejemplos y actualizaciones de proyectos para ver exactamente a qué se hace referencia en lugar de tener que adivinar o enviar correos electrónicos de ida y vuelta para aclararlo.
Vea quién está viendo el mismo disco que usted
Para aumentar la transparencia del equipo y mejorar el trabajo en equipo, Jambo te muestra quién está actualmente activo en la plataforma. Esta transparencia hace que sea fácil saber con quién comunicarse si tiene alguna pregunta o con quién ponerse en contacto si tiene previsto realizar algún cambio en el registro. También ayuda a garantizar que no estás trabajando en las mismas cosas simultáneamente.
Un ejemplo real de los expertos de Jambo: Cuando estás trabajando en un registro de comunicación en Jambo, tu foto de perfil aparece en la esquina superior derecha de la pantalla. Si otro miembro del equipo está viendo o editando el mismo registro que tú, su foto de perfil también será visible - esto indica que ambos estáis viendo/editando ese registro. Esto facilita la colaboración dentro de la plataforma (y elimina la duplicación de esfuerzos).
Trabaje de forma más intencionada con sus equipos y partes interesadas
Jambo puede ayudarte a ver en qué están trabajando tus equipos junto con los detalles de las conversaciones que están manteniendo con las partes interesadas sin tener que enviarles correos electrónicos o llamarles para pedirles actualizaciones. Tener acceso a estos datos te ayuda a mantener el pulso de lo que está sucediendo con tus grupos de interés y comunidades, y estos conocimientos pueden ayudar a que los futuros compromisos con los grupos de interés sean más eficaces.
Un ejemplo real de los expertos de Jambo: Si te estás preparando para relacionarte con una parte interesada específica, necesitas comprender todas las conversaciones que ha mantenido con tu organización, incluso si no formabas parte de ellas. Cuando todas las interacciones de las partes interesadas se registran en Jambo, evitará tener que hacer a sus partes interesadas preguntas innecesarias y potencialmente frustrantes como: "¿Cuándo fue la última vez que alguien habló con usted sobre esto?" o "¿Cuándo fue la última vez que nos pusimos en contacto con usted?". En su lugar, tendrá acceso a un registro de todas las conversaciones mantenidas con esa parte interesada, lo que le permitirá ser más eficiente y coordinado en sus compromisos.
3. Ayude a todos a rendir cuentas de su trabajo y sus esfuerzos
Si ha establecido horas u objetivos obligatorios con su equipo o contratistas para la cantidad de compromiso que cada uno realizará o las tareas que completarán, puede ver fácilmente los registros más recientes en Jambo para ver si van por buen camino, lo que ayuda a todos a seguir siendo responsables.
Ejecute informes específicos para obtener actualizaciones detalladas
Con Jambo, puede ejecutar rápida y fácilmente informes específicos basados en la hora, la ubicación e incluso un usuario, de modo que pueda ver quién ha estado añadiendo actualizaciones o quién se ha conectado a los registros para ver qué progresos se están realizando.
Compruebe el progreso de su equipo en la adopción de SRM por parte de los usuarios
Una parte importante de la responsabilidad del equipo es asegurarse de que sus equipos introducen sus datos en Jambo y lo utilizan con regularidad. Pero, ¿cómo sabe quién está utilizando la plataforma si sus equipos trabajan desde distintas ubicaciones? Jambo tiene varias formas de supervisar el uso del equipo, incluido un informe representativo que le permite ver los registros que un usuario ha registrado o a los que está conectado.
Un ejemplo real de los expertos de Jambo: Si ejecutas un informe representativo en Jambo y notas que no hay muchos datos registrados por el usuario, puedes organizar una charla con ellos sobre esto. Si el progreso que te cuentan no se refleja en la plataforma, es una buena oportunidad para trabajar juntos y conseguir que utilicen Jambo de forma más sistemática, de modo que todo su trabajo esté disponible para que el equipo aprenda de él y lo utilice.
¿Está pensando en utilizar un SRM? Lea nuestro blog, 14 maneras de preparar a su equipo para utilizar un nuevo software de gestión de las partes interesadas.
Mantener las tareas de todos en primer plano
Cuando no todo el mundo trabaja en el mismo edificio, no puedes ir a la oficina de alguien para pedirle que haga algo o tener una charla rápida sobre el progreso del proyecto en la máquina de café, por lo que necesitas otra forma de asignar eficazmente y hacer un seguimiento de las tareas del equipo.
La función 'Tasks' le permite asignar tareas específicas a los miembros de su equipo. Se enviará una notificación al usuario cuando se le asigne una tarea. recordatorios.
También puede solicitar que se le envíen notificaciones de tareas a usted o a otra persona del equipo, para saber cuándo se ha completado una tarea. Esto es útil cuando la finalización de una tarea es sensible al tiempo o tiene tareas de seguimiento que dependen de ella.
Asegúrese de que las peticiones de su equipo se cumplen a tiempo
La función "Cambios recientes" de Jambo le ayuda a realizar un seguimiento de qué miembro del equipo ha realizado los últimos cambios o adiciones en la plataforma y cuándo se realizaron dichos cambios o actualizaciones.
4. Aprender del trabajo de los miembros del equipo en proyectos actuales y pasados
Con Jambo, puede basarse en conversaciones anteriores y recopilar aprendizajes importantes de lo que está ocurriendo (o ha ocurrido) en diferentes departamentos, regiones o proyectos.
Manténgase informado sobre cualquier tendencia o problema emergente y sepa cómo proceder
Jambo puede proporcionar una línea de visión de lo que está sucediendo en sus proyectos y ayudar a sus equipos a ser coherentes en sus comunicaciones con las partes interesadas. Por ejemplo, si observas que surge un problema común en todas tus sedes, puedes utilizar Jambo para trabajar juntos en la resolución del problema.
Un ejemplo real de los expertos de Jambo: Si observas que se han planteado problemas de ruido en muchos de tus sitios, puedes investigar cómo han respondido o abordado estos problemas de ruido diferentes equipos o sitios para ayudarte a decidir tu próximo movimiento. Esta información registrada le permite aprender de ellos, ya sea a través de sus opciones de redacción o de las soluciones ofrecidas.
Utilice su SRM como un documento vivo de "mensajes clave".
Con Jambo, puede revisar cómo los miembros de su equipo ya han respondido o comunicado mensajes clave. Puedes examinar sus respuestas, ver si fueron aprobadas y ver cómo fueron recibidas. Puedes utilizar estos conocimientos para tus comunicaciones futuras y mantener la coherencia y la eficacia. Puedes buscar términos específicos o partes interesadas que te ayuden a entender qué mensajes clave se están utilizando y cuál es la mejor manera de proceder.
Aprender de proyectos anteriores
Si su organización ha utilizado Jambo para más de un proyecto, los usuarios (con los permisos de cuenta correctos) pueden ver los datos de todos los proyectos, lo que les permite conocer los éxitos, los fracasos y las diferentes oportunidades de aprendizaje que pueden llevar a sus equipos para fortalecer sus propios proyectos.
5. Ayude a sus equipos a mantenerse centrados y a contribuir como jugadores de equipo
Cuando utilizas Jambo para registrar todos los datos de las partes interesadas, no tienes que preocuparte de dónde se almacenan todos los datos de tu equipo ni de cómo reunirlos para los informes. En su lugar, tú y tus equipos podéis centraros en colaborar para alcanzar los objetivos del proyecto desde cualquier lugar en el que estéis trabajando.
Dar a cada uno lo que necesita mediante permisos basados en el usuario
Jambo cuenta con permisos basados en el usuario para garantizar que cada usuario sólo pueda acceder a los datos que necesita, al tiempo que restringe todo lo que sea privado, confidencial o innecesario. Como tus equipos no se verán sobrecargados con el acceso a datos adicionales, que no necesitan para cumplir sus objetivos, podrán mantenerse centrados y colaborar mejor en las tareas asignadas. Este enfoque de los datos le ayudará a mantener la integridad general de los datos y a proteger cualquier inquietud sobre privacidad que pueda tener.
Saque el máximo partido de los datos de todos con un SRM fácil de usar y con capacidad de respuesta
Jambo es responsive con un diseño fácil de usar que te ayudará a ti y a tus equipos a manteneros concentrados porque es fácil de usar y de acceder. No perderás tiempo intentando averiguar cómo usar la plataforma o dar sentido a las actualizaciones de tu equipo.
En su lugar, Jambo permite a los equipos acceder a la plataforma de fácil uso a través de un navegador. Tanto si tú como tus equipos trabajáis en un ordenador de sobremesa, desde vuestros teléfonos o en tabletas, siempre que tengáis acceso a internet podréis utilizar fácilmente la plataforma para registrar los datos y acceder a las actualizaciones.
Con todos los datos disponibles en una ubicación racionalizada, usted y sus equipos también pueden crear rápidamente informes concisos e informativos con todos los datos útiles que su equipo ha estado recopilando, tanto si han estado trabajando localmente, en una región diferente o de forma remota desde casa.
Próximos pasos: ¿Ha llegado el momento de utilizar un SRM?
No importa dónde usted y su equipo estén trabajando, un SRM basado en la nube como Jambo puede ayudar a unir sus datos y su equipo. Si aún no estás seguro de necesitar un SRM, consulta nuestro blog 10 Signos de que es hora de usar un SRM.
Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con el equipo de Jambo.
