El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) está diseñado para simplificar y agilizar el proceso de gestión de las partes interesadas ofreciendo a los equipos un espacio centralizado y organizado para toda su información sobre compromisos y consultas.
Interested in a comprehensive overview of Stakeholder Relationship Management (SRM) software? Check out our blog!
Si bien su organización puede comprender que una SRM es la herramienta de gestión de partes interesadas ideal para mejorar sus esfuerzos de gestión de partes interesadas, no siempre es fácil decidir cuándo es el momento adecuado para empezar a utilizar una SRM.
In today’s blog, we’ll identify ten common stakeholder management challenges that an SRM is designed to address. If any of these resonates with you or your team, it’s time to seriously consider adopting an SRM.
1. El volumen de información sobre las partes interesadas que su equipo debe gestionar es cada vez más abrumador.
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
- ¿Está recopilando cantidades significativas de información sobre las partes interesadas?
- Al contratar y asesorar, ¿te das cuenta de que cada vez es más difícil organizar y gestionar todos los datos en tu sistema u hojas de cálculo actuales?
La realidad es que, cuando se dispone de grandes cantidades de datos, su gestión puede resultar cada vez más difícil. Cuando esto sucede, es difícil dar sentido a los datos, extraer información, comprender a las partes interesadas y tomar decisiones lógicas para el programa de participación de las partes interesadas.
¿Sigue utilizando hojas de cálculo? Consulte nuestro blog sobre por qué las hojas de cálculo no son ideales para la gestión de las partes interesadas.
Solución SRM:
Un SRM está diseñado para ayudarle a gestionar grandes volúmenes de información sobre las partes interesadas de forma organizada y sencilla, de modo que su información sea accesible y comprensible, permitiéndole a usted y a su equipo estar al día sobre sus partes interesadas y sus proyectos de forma rápida y sencilla.
2. Your engagement information is scattered in different places, and you need a central location to store it
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
Supongamos que la información sobre las partes interesadas está dispersa en varias hojas de cálculo, guardada en los escritorios del equipo o garabateada en notas. En ese caso, no tienes acceso a todo, lo que dificulta el uso, el aprendizaje y la gestión de la información sobre las partes interesadas, y deja el proyecto y la organización expuestos a riesgos y lagunas.
Solución SRM:
Un SRM mantiene toda la información de las partes interesadas en un espacio centralizado y organizado al que su equipo puede acceder fácilmente. De este modo, todo el mundo tiene acceso a los datos que necesita en el momento en que los necesita para extraer información, obtener actualizaciones, prepararse para reuniones, ejecutar informes y mucho más.
3. No dispone de una forma eficaz de colaborar con su equipo en toda la información relativa a las partes interesadas:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
El trabajo en equipo eficiente es vital para el éxito, pero sin un sistema basado en la nube que sea fácil de usar, es todo un reto colaborar con tu equipo dentro de la información de tus grupos de interés.
Solución SRM:
Un SRM basado en la nube permite a los equipos colaborar dentro del sistema en tiempo real. Con esta capacidad, puede ver toda la información actualizada y comprender en qué está trabajando su equipo y colaborar de forma más eficaz. Esto te permite mantener la coherencia de los mensajes de tu equipo, asegurarte de que se están cumpliendo los objetivos y trabajar juntos para decidir los siguientes pasos lógicos.
4. Un miembro del equipo ha dejado sin tratar un asunto de las partes interesadas y no quieres que vuelva a ocurrir:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
Missed stakeholder issues have the potential to destroy stakeholder trust and negatively impact your organization, so it’s essential to keep track of all your issues and work to resolve each one. But what happens if issues can’t be resolved until many years in the future or one gets lost amongst your messy stakeholder information? To avoid these problems, you need a centralized and organized space to monitor stakeholders’ issues.
Solución SRM:
Un SRM se asegurará de que sus problemas estén en primer plano, para que conozca información como:
- ¿Qué problemas quedan por resolver?
- ¿Quién ha planteado la cuestión?
- ¿Quién de su equipo está relacionado con el asunto?
- ¿Qué tipo de compromiso se ha producido en torno a esta cuestión?
Con esta información accesible y organizada, usted y su equipo estarán siempre al día; sabrán lo que se espera de su organización y podrán trabajar para resolver cada problema a tiempo.
5. Te quedaste sin preparación para una reunión porque no te pusieron al día sobre información vital, como asuntos pendientes, compromisos o comunicaciones:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
Stakeholder meetings are an opportunity for you and your team to build connections with your stakeholders and collect quality data about their interests, concerns and perspectives, but if you’re not prepared for a meeting, you can negatively impact the stakeholder’s trust in your organization and miss out on collecting vital stakeholder data for your project’s success.
Solución SRM:
Con un SRM, usted y su equipo pueden acceder al perfil de una parte interesada, ver lo que se ha debatido, las tareas asociadas a esa parte interesada, los problemas planteados o los compromisos adquiridos, junto con las notas registradas por su equipo. Con un SRM organizado, puedes estar al día de esta información en cuestión de minutos, lo que ayuda a garantizar que tú y tu equipo estéis siempre preparados para las reuniones y podáis comunicar lo que más importa a las partes interesadas.
6. Si un miembro del equipo abandona el proyecto, no tendrás forma de acceder a sus compromisos anteriores con las partes interesadas y las comunidades:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
Si un miembro del equipo ha sido el contacto principal de una parte interesada y cambia de proyecto o abandona la organización:
- ¿Tendrás acceso a todos los datos de las partes interesadas que hayan recopilado? (¿Están en hojas de cálculo guardadas en su ordenador portátil, garabateadas en blocs de notas en su escritorio o en su teléfono)?
- ¿Cómo puede estar seguro de que tiene acceso a todo en lo que han trabajado para que no se vaya con ellos?
Solución SRM:
Con un SRM centralizado, dispondrá de un lugar en el que todos podrán almacenar la información de sus grupos de interés. Si eliges un SRM fácil de usar, sencillo y rápido, obtendrás de forma natural una mayor tasa de adopción por parte de los usuarios, por lo que podrás garantizar que tu equipo utiliza el software. Cuando todos utilizan el mismo SRM seguro, todos tus datos vitales están protegidos, organizados y accesibles, por lo que nunca tendrás que preocuparte por perder tus datos si un miembro del equipo abandona el proyecto, porque ya están introducidos en tu SRM.
¿No sabe cómo pasar de las hojas de cálculo al software de gestión de las relaciones con los grupos de interés? No te preocupes, ¡hemos escrito un eBook solo para ti! 'Guía paso a paso para decir adiós a las hojas de cálculole guía a través del proceso de cambio de las hojas de cálculo al software SRM.
7. Tu equipo se ha olvidado de cumplir un compromiso, o te preocupa que se olviden de uno en el futuro, ya que cada vez son más frecuentes:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
- ¿Qué compromisos (o promesas) se han hecho a las partes interesadas?
- ¿Cuándo deben presentarse?
- ¿Con quién están relacionados?
Al igual que ocurre con los problemas, si incumple un compromiso, es probable que pierda la confianza de las partes interesadas y afecte a la reputación de su organización.
Solución SRM:
Utilizar un SRM con un módulo de gestión de compromisos garantizará que usted y su equipo comprendan todos sus compromisos, incluidas las comunicaciones asociadas a ellos y con quién están conectados dentro de su organización. Con un fácil acceso a esta información organizada, puede estar seguro de que nunca volverá a perder u olvidar uno.
Interested in learning more about how an SRM helps you manage stakeholder commitments? Check out our blog!
8. Su equipo evita introducir registros de comunicación porque el proceso actual es confuso o lleva demasiado tiempo:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
Cuando a la gente no le gusta un sistema, lo encuentra confuso, torpe o frustrante, no lo utiliza. Si tu equipo no utiliza el sistema, no puedes confiar en tus datos, lo que contradice el objetivo de una gestión eficaz de las partes interesadas.
Solución SRM:
Elegir un SRM diseñado con flujos de trabajo centrados en las partes interesadas significa que está utilizando un software diseñado específicamente para gestionar la información de las partes interesadas. Además, al utilizar un SRM fácil de usar con un excelente equipo de atención al cliente, la experiencia de usuario de su equipo será agradable, rápida y sencilla, por lo que puede estar seguro de que todos los que necesiten utilizar el sistema lo harán.
9. No está seguro de cómo evaluar sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas y se beneficiaría del acceso a informes y análisis exhaustivos:
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
- ¿Sabe cuántas cuestiones se han planteado?
- ¿Cuántos compromisos están activos?
- ¿Sabe cuántas partes interesadas han participado o con qué frecuencia?
- ¿Sabe dónde se ha comprometido más a menudo?
You can’t be sure about your stakeholder management efforts or make strategic decisions in your stakeholder engagement plans without a way to measure what you’ve been doing with the ability to pull insights, trends and observations from your organized stakeholder data.
Solución SRM:
An SRM with a great reporting system will allow you to run reports on your stakeholder information so that you can tell the story of your stakeholder engagement efforts. These reports are organized and easy to share with your teams, managers and stakeholders, so everyone knows what’s been said, what’s been done and what’s the next logical step in your engagement efforts. Beyond reports, an SRM with dashboard analytics will give you and your team quick updates and important overviews.
10. Si le piden un informe que muestre todos los compromisos y consultas que se produjeron durante un proyecto, no confía en que pueda hacerse rápida y fácilmente (o en absoluto):
Desafío para la gestión de las partes interesadas:
Las expectativas están cambiando, especialmente a la hora de informar sobre cuestiones medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG), responsabilidad social corporativa (RSC) y consultas a la comunidad. Para cumplir los requisitos de información y estas expectativas cambiantes, ¿puede mostrar registros completos de:
- ¿Con quién te relacionas?
- ¿Con qué frecuencia?
- ¿Lo que han dicho y pedido?
- Cuestiones planteadas o compromisos adquiridos, y progresos realizados para resolverlos.
- ¿Cómo se ajustan sus esfuerzos de participación y consulta a la normativa y las expectativas?
Solución SRM:
Con toda la información de las partes interesadas registrada en un SRM centralizado, puede crear informes concisos y útiles. Con esta capacidad, podrá mostrar cómo han trabajado usted y sus equipos para cumplir las expectativas y los requisitos. Incluso si necesita "realizar un informe de todo", existen SRM en el mercado que pueden realizar estos informes exhaustivos en cuestión de minutos para que pueda cumplir las expectativas a tiempo.
Next steps: How to choose the right SRM software?
No todos los SRM del mercado ofrecen las mismas funciones ni la misma asistencia. El software SRM que puede funcionar bien para una organización puede no ser adecuado para otra, por lo que es necesario investigar una vez que esté listo para seleccionar un SRM.
Para ayudarle en esta tarea, hemos elaborado una lista de comprobación gratuita con todas las características que debe tener en cuenta a la hora de buscar opciones de SRM. Para descargar la lista de comprobación gratuita, haz clic en la siguiente imagen.
