Un enfoque estructurado de la gestión de problemas de los interesados le ayuda a captar, priorizar y resolver las preocupaciones y perspectivas de los interesados a medida que surgen. Esto garantiza que las partes interesadas se sientan escuchadas y evita que problemas menores se conviertan en riesgos que afecten al proyecto y a la organización.
Rendir cuentas a las partes interesadas abordando sus problemas es crucial durante las fases de planificación, predesarrollo y operativa de un proyecto. Para asegurarse de que puede mantenerse al día y gestionar todas las preocupaciones a lo largo del ciclo de vida de su proyecto, es una buena idea utilizar software especializado como el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) para realizar un seguimiento y gestionar los problemas de las partes interesadas.
En este artículo se define la gestión de problemas de las partes interesadas y se explica cómo se diseña una SRM para garantizar que usted y su equipo trabajan con la misma información y prioridades actualizadas. De este modo, podrás gestionar los riesgos del proyecto y no olvidarte nunca de abordar los problemas de las partes interesadas.
La gestión de los problemas de las partes interesadas es una forma proactiva y repetible de detectar, evaluar y resolver sus preocupaciones antes de que se conviertan en crisis. Dado que el compromiso es fluido, los equipos suelen escuchar algo más que el plan de consulta inicial. Con el tiempo surgen nuevas preguntas, actitudes y riesgos. Un buen enfoque de la gestión de problemas ayuda a las organizaciones a actuar con prontitud para proteger su reputación, cumplir las expectativas normativas, mantener los proyectos en marcha y generar confianza mediante una comunicación clara y oportuna.
En la práctica, significa llevar un registro vivo de los problemas (qué se ha planteado, quién lo ha planteado, cuándo, contexto y estado), asignar la propiedad y utilizar criterios sencillos para clasificar lo más importante por impacto, probabilidad, urgencia y adecuación estratégica. A continuación, los equipos acuerdan acciones y plazos, mantienen informada a la gente con un plan de comunicación básico y supervisan los avances con cuadros de mando e informes periódicos. Después, revisan los resultados y recogen las lecciones aprendidas para mejorar la siguiente ronda. En resumen: identificar, priorizar, actuar y evaluar continuamente.
Un SRM es un software para gestionar todas las relaciones y comunicaciones con las partes interesadas. Con un SRM, tú y tu equipo dispondréis de un lugar donde registrar la información sobre la participación de las partes interesadas, incluidos los problemas planteados, para que todo el mundo sepa exactamente dónde encontrar todo lo que necesita. Los datos organizados simplifican el proceso de gestión de las relaciones con las partes interesadas para que no resulte abrumador o inmanejable.
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Con todos sus datos centralizados y organizados, puede realizar un mejor seguimiento y gestionar la información esencial sobre sus grupos de interés y proyectos de participación. Esta información le ayudará a comprender qué les preocupa a sus partes interesadas, a establecer relaciones con ellas y a aprender de ellas para obtener mejores resultados en los proyectos. Esto es vital para una gestión eficaz de los problemas y la resolución de crisis, ya que pasar por alto una sola cuestión puede hacer descarrilar el proyecto y las relaciones.
A la hora de hacer malabarismos con las distintas partes interesadas y sus problemas, disponer de un espacio definido y colaborativo para guardar esta información ayudará a garantizar que todas las preocupaciones puedan abordarse fácilmente.
Algunos problemas son urgentes, mientras que otros pueden no abordarse hasta más adelante en el proyecto. Si se registra esta información y se puede gestionar el seguimiento de las incidencias, el equipo no tendrá que preocuparse de olvidarse de resolverlas.
Conocer la materialidad de un problema, su nivel de impacto frente a su prioridad, le permite evaluar mejor qué es lo que pone más en riesgo su proyecto y comunicarlo a su equipo y a la dirección. Algunos sistemas permiten visualizarlo como parte del seguimiento y la elaboración de informes, lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Un informe McKinsey sobre el compromiso externo revela que el 56% de las organizaciones de alto rendimiento utilizan programas informáticos para determinar los problemas externos que podrían afectar a la empresa.
Por lo general, su proceso de gestión de incidencias tendrá un impacto significativo en las relaciones con las partes interesadas y en su disposición a colaborar con su organización en proyectos actuales y futuros.
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La gestión práctica de los problemas impide que los pequeños retos se conviertan en grandes crisis. Al detectar los problemas en una fase temprana y actuar con rapidez, las organizaciones protegen su reputación, se mantienen proactivas ante los organismos reguladores y las partes interesadas, y descubren nuevas oportunidades de negocio. A continuación se describen las formas en que un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas puede mejorar la gestión de problemas con las partes interesadas:
1. Hace que la información sea accesible y comprensible
Un SRM le permite gestionar la información de contacto de las partes interesadas y crear un perfil de las mismas, lo que le proporciona a usted y a su equipo un fácil acceso a todas sus comunicaciones con una parte interesada. Con el software ideal, cualquier problema asociado con la parte interesada se vincularía automáticamente a su perfil, por lo que es fácil construir una imagen completa de su historial de compromiso (¡nunca deberías tener que rebuscar en el software para encontrar información sobre problemas de las partes interesadas!)
2. Establecer relaciones con las partes interesadas
Una cosa que frustra a las partes interesadas es cuando se reúnen con un representante de la empresa y le dicen: "Ya se lo dije a su gente la semana/mes/año pasado. ¿No hablan?". Conocer los problemas existentes te ayuda a prepararte para cualquier compromiso con una parte interesada y genera confianza porque demuestra que estás escuchando.
Abordar los problemas con tacto y prontitud también ayudará a garantizar que las partes interesadas sepan que se toma en serio sus preocupaciones, aumentará la probabilidad de que estén dispuestas a trabajar con usted y ayudará a mantener o incluso crear la confianza vital de las partes interesadas.
3. Comprender los riesgos para reducir la responsabilidad
Un SRM con un módulo de gestión de incidencias garantiza que los problemas de las partes interesadas estén en primer plano y sean fáciles de detectar. Esto significa que tu equipo no los perderá de vista y podrá trabajar en colaboración para abordar (y, con suerte, resolver) cada uno de ellos.
La función de calendario de Jambo beneficia enormemente a los equipos que necesitan una forma fácil y comprensible de mantenerse al día de las actualizaciones del proyecto. También puedes ver la materialidad de cada problema, que identifica el impacto y la prioridad del problema de un vistazo. Esto le permite saber cuál es el riesgo más importante para su proyecto.
4. Un historial de todos los temas para contar toda la historia
Los SRM facilitan la obtención de una visión general de todas las preocupaciones, incluida la posibilidad de buscar en los datos para encontrar retos asociados a partes interesadas u organizaciones concretas de un proyecto o de todos ellos.
Los registros de comunicación asociados al problema se pueden ver fácilmente como parte del perfil general. Esta cronología de la información es esencial porque, por ejemplo, si te encuentras con una situación en la que hay una discrepancia sobre cómo se gestionó un problema, puedes extraer rápidamente toda la información necesaria para mostrar la comunicación exacta que se produjo, lo que ayuda a mantener a todos responsables y protegidos.
5. Etiquetas para mantener organizados los datos esenciales
Las etiquetas pueden ayudarle a hacer un seguimiento de las partes interesadas que han planteado o podrían plantear problemas, lo que puede ayudarle a estar al tanto de preocupaciones pasadas, presentes y futuras.
Un SRM con una función de etiquetas puede ayudarte a ti y a tu equipo a organizar la información sobre las partes interesadas en función de intereses específicos, preocupaciones, importancia y temas emergentes. Esta capacidad de gestionar y clasificar mejor la información sobre las partes interesadas te permitirá elaborar informes y analizar los datos con mayor eficacia.
6. Seguimiento de temas y tendencias emergentes
Las etiquetas son fundamentales cuando se desea hacer un seguimiento de partes interesadas concretas. Con esta función, puedes añadir etiquetas a las partes interesadas clave para identificarlas según su importancia, preocupaciones, intereses, etc. También puedes filtrar y buscar tus etiquetas para encontrar todos los compromisos con las partes interesadas etiquetadas y ejecutar informes utilizando las etiquetas como filtros.
Un sistema de etiquetado personalizado puede permitirle atribuir a las partes interesadas y a los registros de compromiso etiquetas que tengan sentido para su proceso de gestión de compromisos o proyectos, a fin de realizar un mejor seguimiento e identificar sus tendencias de datos o calificadores vitales.
7. Trazabilidad de extremo a extremo
La trazabilidad dentro de un SRM es esencial porque le ayuda a entender cómo está vinculada su información (es decir, cuándo surgió un problema, qué se discutió en una reunión o qué tarea se requiere antes de su próximo compromiso).
La trazabilidad es una función fundamental de SRM, ya que el hecho de que todas las comunicaciones, problemas, compromisos y tareas se vinculen automáticamente facilita el trabajo y ayuda a comprender a las partes interesadas, sus opiniones, el estado de los proyectos y dónde surgió por primera vez un problema o compromiso. También ayuda a crear una mejor experiencia de usuario.
La trazabilidad no está disponible con todos los SRM, así que revise las capacidades de enlace de información de cada software antes de tomar decisiones de compra.
Conozca cómo ayuda el software SRM con la trazabilidad →
Ahora que hemos hablado de cómo un SRM es fundamental parala gestión de los problemas de las partes interesadas, ¿cómo elegir el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas adecuado?
No todos los SRM están diseñados o soportados de forma similar, y no todos los SRM incluyen las funciones de gestión de incidencias descritas anteriormente. El software que funciona para una organización puede no ser la opción adecuada para otra, así que tómese su tiempo para revisar, considerar su proceso de implementación y seleccionar el mejor SRM para su organización.
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