¿Son siempre negativas las preocupaciones y los problemas de las partes interesadas?
En la participación de las partes interesadas y la comunidad, cuando oímos palabras como "preocupaciones", "problemas" y "quejas", tendemos a pensar que se refieren a temas negativos de alto riesgo; pero no siempre es así. Las preocupaciones o problemas pueden ser de diversa gravedad. Pueden empezar como una retroalimentación o incluso un comentario que se ha hecho. Pero aunque el impacto y la prioridad de la preocupación o el problema pueden diferir, todos ellos pueden requerir un seguimiento o necesitar alguna acción en cualquier caso, deben ser objeto de seguimiento..
Aquí es donde el software de implicación de las partes interesadas puede ayudarle, ya que le permite gestionar cualquier preocupación que surja a lo largo de sus proyectos de forma clara y eficaz. El software de gestión de las partes interesadas está diseñado para gestionar sus comunicaciones y relaciones con las partes interesadas, comunidades, gobiernos y organizaciones. Le ayuda a organizar todas las interacciones que mantiene y a documentar el recorrido completo de cada preocupación, problema o queja que se le plantee, independientemente de su gravedad.
¿Por qué es importante estar al tanto de las preocupaciones de las partes interesadas?
Aunque no todas las preocupaciones de las partes interesadas son de alto riesgo, algunas pueden afectar a su capacidad para avanzar, obtener aprobaciones o permisos, a la reputación de su organización o a sus relaciones positivas con las partes interesadas.
A continuación analizamos algunas razones por las que es importante estar al tanto de todas las preocupaciones de las partes interesadas y cómo puede ayudar el software de implicación de las partes interesadas.
Cumplimiento de la normativa
En algunas situaciones, puede existir un requisito normativo que deba cumplirse con la obligación de mitigar o realizar un esfuerzo sustancial para su resolución. En este caso, la documentación es crucial. Hay que poder aportar documentos que demuestren que se ha hecho todo lo posible por alcanzar la solución ideal para las partes interesadas o las comunidades, incluso si esa solución ideal está fuera de nuestro control.
Con todo registrado y rastreado en el software de participación de las partes interesadas, puede crear un informe completo para mostrar exactamente lo que usted y su equipo han comunicado y hecho en relación con la preocupación o el problema.
Ejemplo de Jambo: El módulo de problemas de Jambo cuenta con un calendario detallado que le permite realizar un seguimiento de todos los problemas e ilustrar sus esfuerzos para resolverlos. Es una forma sencilla y comprensible de comunicar y compartir visualmente los progresos realizados en cada asunto..
Reducir el riesgo del proyecto
Aunque muchas de las preocupaciones de las partes interesadas empiezan como algo menor, hay que tener en cuenta que pueden convertirse en problemas mayores y de alto riesgo si no se toman en serio desde el principio.
Esto puede ser especialmente problemático para las personas que no hacen un seguimiento de cada preocupación a medida que surgen. Sin el seguimiento y la organización de las preocupaciones o problemas en el software de participación de las partes interesadas, puede resultar difícil examinar todos los datos recopilados para intentar separar las conversaciones cotidianas genéricas de las posibles situaciones de alto riesgo. Sin los datos en un solo lugar o vinculados a las partes interesadas, es fácil perder de vista una preocupación, lo que puede añadir riesgos innecesarios y presión potencial a los planes del proyecto.
Ejemplo de Jambo: Si has tenido una conversación con una parte interesada y dos de los puntos tratados eran "preocupaciones" (es decir, requieren una acción por tu parte), puedes registrar esas dos preocupaciones como problemas en Jambo. De este modo, podrá supervisarlas y abordarlas antes de que se agraven y supongan un riesgo para el proyecto..
¿Busca más información sobre cómo reducir el riesgo de su proyecto? Lea 'Cómo reducir el riesgo de sus proyectos con el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas.'
Aprender de los problemas anteriores
Si su equipo se está relacionando o tiene previsto relacionarse con partes interesadas o comunidades con las que su organización ya se ha encontrado anteriormente, querrá estar al tanto de cualquier problema o preocupación que hayan planteado previamente, ya que puede ayudarle a anticipar posibles conversaciones futuras.
Además, muchas partes interesadas y miembros de la comunidad que han colaborado con su organización en el pasado esperarán que usted comprenda esas preocupaciones o problemas anteriores aunque no haya participado, por lo que es importante echar la vista atrás y revisar las notas de las reuniones.
Con el software de implicación de las partes interesadas, puede revisar los perfiles de las partes interesadas para ver las conversaciones históricas y los problemas de los que formaron parte. Si los problemas se abordaron y resolvieron con éxito, puedes saber cómo los abordaron los miembros del equipo y descubrir soluciones viables que quizá no habías considerado.
Ejemplo de Jambo: Con la vista global de Jambo, puede buscar en todos sus proyectos cualquier problema planteado por sus partes interesadas o comunidades actuales. Esto garantiza que la información que necesita está siempre a su alcance, incluso si se trata de problemas o preocupaciones de proyectos completados hace muchos años. Si las personas cambian de puesto o de trabajo, Jambo mantiene registros históricos precisos para que puedas ver las preocupaciones planteadas por las personas en una comunidad u organización, incluso si ya no están allí.
Consejos para estar al tanto de las preocupaciones de las partes interesadas con el software de participación de las partes interesadas
Haga un seguimiento de las preocupaciones en cuanto surjan
Para evitar que los problemas o las preocupaciones se agraven, identifícalos desde el principio y haz un seguimiento de ellos en cuanto los conozcas. Por ejemplo, si recibes un correo electrónico de una parte interesada y te plantea un problema, asegúrate de registrarlo de inmediato en tu software de participación de partes interesadas, junto con cualquier mensaje que hayas compartido en respuesta.
Cuando los problemas se olvidan, las partes interesadas o los miembros de la comunidad pueden sentirse molestos o ignorados. Registrar los problemas y hacer un seguimiento de ellos en cuanto se produzcan ayuda a estar al tanto de ellos y a comprender los temas comunes que pueden ayudar a intervenir y reducir una situación de riesgo potencial si es necesario.
Ejemplo de Jambo: Todo en Jambo está conectado, por lo que a medida que añades nuevas actualizaciones de temas, podrás ver todo lo que se remonta al tema original y las conversaciones relacionadas. Esto significa que puedes revisar y comprender fácilmente toda la historia a medida que se desarrolla. También es muy útil cuando intentas ilustrar cómo has trabajado para resolver un problema.
Crear un plan de actualización
Cuando gestione sus preocupaciones y problemas, establezca un plan con un calendario de actualizaciones y compártalo con las partes interesadas o los miembros de la comunidad. La comunicación es clave: si no tienen noticias suyas o no saben cuándo pueden esperarlas, pueden sentirse frustrados. Si se requieren actualizaciones, puede crear tareas en su software de participación de las partes interesadas para tenerlas siempre presentes. Hay que actuar con prontitud para que las cosas sigan avanzando y, al mismo tiempo, ser cauteloso para preservar el capital social y las relaciones positivas que tanto esfuerzo ha costado construir.
Ejemplo de Jambo: Con la función de tareas de Jambo, puede programar previamente tareas para usted o su equipo para asegurarse de que las revisa regularmente. Como los registros están conectados en Jambo, cada tarea asignada está vinculada a su problema relacionado, por lo que los equipos tienen todo el contexto y la historia que necesitan para ayudarles a completar su tarea, conocer el estado de los problemas y entender toda la situación.
Revisar periódicamente las preocupaciones
Revise las preocupaciones y problemas de las partes interesadas con regularidad, ya sea antes de reunirse con una parte interesada o una comunidad, o en un momento programado para asegurarse de que siempre está al día de los progresos de su equipo.
Una revisión periódica de los datos registrados en el software de participación de las partes interesadas puede ayudarle a detectar lagunas. Por ejemplo, si no se ha comunicado con una parte interesada o un miembro de la comunidad recientemente sobre una preocupación o un problema que hayan planteado, puede planificar una reunión con ellos. O si se va a reunir con una parte interesada o una comunidad, puede revisar cualquier asunto en curso o histórico con el que estén relacionados. Esto puede ayudarle a planificar la comunicación y los mensajes clave antes de la reunión.
Este tipo de información ayuda a garantizar que se está trabajando para resolver las preocupaciones y los problemas, y demuestra a las partes interesadas y a los miembros de la comunidad que se les ha escuchado y que se toman en serio sus puntos de vista.
Ejemplo de Jambo: Antes de una reunión con una parte interesada, puedes revisar su perfil en Jambo. Si hay algún problema o preocupación relacionado con esa parte interesada, puedes revisar la cronología completa de las actualizaciones, para llegar a la reunión más preparado.
Esté atento a tendencias, temas o preocupaciones comunes
Si las partes interesadas o las comunidades plantean preocupaciones similares, ya sea sobre un área concreta o en torno a un tema específico, preste atención a esta información, ya que puede ser importante para sus planes de participación. Por ejemplo, es posible que observe épocas del año en las que se plantean problemas, temas específicos relacionados con preocupaciones, o partes interesadas o miembros de la comunidad concretos que plantean las mismas preocupaciones o problemas.
El software de participación de las partes interesadas puede ayudarle a comprender cuándo surgen estas tendencias o temas en sus proyectos. Si conoce este tipo de información, podrá preparar mejor sus mensajes clave para satisfacer las expectativas de las partes interesadas y la comunidad, ajustar su plan si es necesario y preparar recursos si detecta preocupaciones comunes que no había previsto.
¿Le interesa saber cómo sacar el máximo partido a los datos de sus grupos de interés y comunidades? Consulte nuestros consejos de expertos.
Ejemplo de Jambo: Con un software de participación de partes interesadas como Jambo, tienes muchas herramientas diferentes para utilizar, de modo que puedes añadir y organizar fácilmente tus registros para ayudarte a aprender más sobre tus partes interesadas, comunidades y proyectos. Por ejemplo, puedes añadir etiquetas a los datos que estás rastreando para ayudar a encontrar temas o tendencias comunes. Esta atribución le permite agrupar información, actualizaciones o problemas y le ayudará a darse cuenta de cuándo surgen tendencias, temas o preocupaciones emergentes dentro de sus proyectos o entre ellos.
Utilice todas las herramientas y módulos disponibles en su software de participación de las partes interesadas
Si utiliza un software de participación de las partes interesadas, tómese su tiempo para conocer las distintas herramientas que pueden ayudarle a estar al tanto de las preocupaciones de las partes interesadas y de la comunidad.
Intenta organizar y conectar tus datos. Como sabemos, rara vez hay una sola conversación asociada a un problema, por lo que es importante poder asociar varias conversaciones a un mismo problema para conectar y organizar toda la información. Póngase en contacto con su equipo de éxito del cliente para asegurarse de que está utilizando su software en todo su potencial.
Ejemplo de Jambo: El módulo de problemas de Jambo le permite realizar un seguimiento de sus conversaciones bidireccionales con espacio para actualizar lo que ha escuchado, cómo ha respondido y las medidas que ha tomado.. Si hay varias partes interesadas o miembros de la comunidad que plantean la misma cuestión, puede añadir varias personas y muchas conversaciones diferentes a una sola cuestión para ayudarle a comprender todo el impacto. A medida que pasa el tiempo, si el problema se resuelve para algunos, pero no para todos, puedes eliminar a las personas asociadas a ese problema y añadir una nota sobre el progreso.
¿Le interesa saber más sobre el software para la participación de las partes interesadas y lo que puede hacer por su organización? Consulte nuestra completa guía.
Próximos pasos: Más información sobre el software de participación de las partes interesadas
El software de participación de las partes interesadas puede ayudarle a gestionar las preocupaciones y problemas de su proyecto de forma más eficaz. Puede ayudarte a hacer un seguimiento de todas tus interacciones y comunicaciones, comprender los problemas, organizarlos por impacto y nivel de prioridad, y funcionar como una ubicación centralizada para colaborar con tu equipo y hacer que tus proyectos sigan avanzando.
Nuestra plataforma de participación de las partes interesadas, Jambo, está diseñada para ayudarle a gestionar cualquier preocupación o problema que surja de la manera más eficaz y sin estrés posible. Para obtener más información sobre Jambo y ver nuestro módulo de problemas en acción, reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos con un experto de Jambo.
