Riesgos comunes de la gestión de la información de las partes interesadas y cómo puede ayudar el software SRM
Cuando se trata de la participación de las partes interesadas, existen riesgos inevitables que pueden afectar a su proyecto y al éxito de su organización. Con un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) de calidad, puede prepararse mejor y mitigar estos riesgos potencialmente devastadores para mantener sus proyectos dentro de los plazos previstos y su organización mejor protegida.
Riesgo nº 1: ¿Dónde está la información de las partes interesadas?
Su proyecto o programa de participación de las partes interesadas es un proceso de colaboración. Es posible que haya varias personas participando o consultando con las partes interesadas e introduciendo datos relevantes, lo que significa que es probable que sus datos se encuentren en varios lugares.
Dependiendo de cómo gestiones la información de las partes interesadas, es posible que tus colaboradores eviten el proceso de entrada de datos porque tu proceso actual de gestión de las partes interesadas es tosco, desordenado e incoherente (lo que suele ocurrir cuando se utilizan hojas de cálculo).
Cuando el proceso de introducción de información de las partes interesadas es frustrante o confuso, descubrirás que los datos suelen almacenarse en correos electrónicos, hojas de cálculo, programas de gestión de proyectos o en ordenadores de sobremesa, memorias USB, notas adhesivas e incluso discos duros externos.
La dispersión de la información no sólo dificulta la organización y la elaboración de informes sobre los datos importantes de las partes interesadas, sino que también existe el riesgo de perder información valiosa cuando las personas cambian de proyecto o abandonan la organización, llevándose los conocimientos con ellas cuando se van.
Esta falta de información sobre las partes interesadas crea lagunas en los datos, lo cual es arriesgado porque nunca se sabe cuándo un directivo, una parte interesada clave o una autoridad legal puede pedir los registros completos.
Más allá de los datos incompletos, también es arriesgado tener información potencialmente confidencial flotando sin protección en portátiles y otros dispositivos.
Riesgo nº 2: ¿Está protegida la información de las partes interesadas?
Cuando se trata de la participación y consulta de las partes interesadas, se maneja información personal y datos confidenciales del proyecto, por lo que hay que tomar medidas para garantizar la seguridad de la información.
Es fundamental asegurarse de que el proceso de introducción de datos es coherente y de que el sistema de gestión de la información de las partes interesadas que se utiliza para gestionar los datos confidenciales es seguro y utiliza medidas de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores. El uso de un software seguro basado en la nube ayudará a mantener la información protegida frente a caídas del programa y fuera del alcance de quienes no necesitan acceso total.
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Con un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) basado en la nube como Jambo, puede gestionar los permisos de los usuarios y controlar los datos a los que tienen acceso, lo que resulta especialmente útil si desea otorgar a los usuarios distintos niveles de permiso (por ejemplo, contratistas externos, becarios, etc.).
Riesgo nº 3: ¿Se resuelven los problemas de las partes interesadas y se hace un seguimiento de los compromisos?
Tratar con una variedad de partes interesadas únicas (todas con preocupaciones y opiniones individuales) significa que probablemente se encontrará con algunos problemas (por ejemplo, una queja por ruido, una preocupación por el impacto medioambiental, una valla dañada, etc.). - lo hemos visto todo), y estos problemas deben resolverse con la mayor rapidez y tacto posibles.
Cuando se gestionan las relaciones con muchas partes interesadas, es posible que surjan múltiples problemas, quejas y preocupaciones, y hacer un seguimiento de todo puede resultar complicado. Si no se aborda y resuelve un solo problema, la situación puede descontrolarse y desembocar en una crisis. a contragolpe perjudicial y consecuencias arriesgadas.
¿Le interesa saber más sobre la gestión de las relaciones con las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
En cuanto a los compromisos (o promesas), es importante cumplirlos para fomentar la confianza de las partes interesadas y desarrollar relaciones significativas. También es importante hacer un seguimiento de todos los compromisos y su estado actual para asegurarse de que se cumplen.
Para conocer las 3 razones por las que las relaciones con los grupos de interés son clave para el éxito de su organización, visite nuestro blog.
Sabemos que algunos compromisos no pueden cumplirse hasta pasados varios años, y es difícil recordar una promesa que se hizo hace cinco años (sobre todo si es anterior a tu pertenencia a un equipo), por eso es importante hacer un seguimiento de todo. Con la información rastreada, organizada y accesible, puede revisar rápidamente los compromisos, comprender lo que se acordó, incluidas las responsabilidades, lo que ayuda a respaldar la responsabilidad con su equipo para garantizar que los compromisos se cumplan siempre. Este rastro de datos es esencial y útil cuando se trata tanto de los esfuerzos de gestión de riesgos de su organización como de comprender a sus partes interesadas.
Durante las fases de planificación, predesarrollo y operativa, es fundamental rendir cuentas a las partes interesadas mediante el seguimiento de todos los asuntos y compromisos con ellas, y la mejor forma de hacerlo es con un SRM diseñado para que usted y sus compañeros de equipo estén en sintonía.
Riesgo nº 4: ¿Puede compartir toda la historia?
La realidad es que las organizaciones siempre pueden estar sujetas a dudas sobre si se ha producido una participación o consulta adecuadas.
Si esto ocurre, puede que se le pida que ilustre su historial de compromiso y consulta con una o muchas partes interesadas durante un largo periodo. Si los datos están dispersos, incompletos o desordenados, el proceso de recopilación de toda la información necesaria puede llevar mucho tiempo y resultar frustrante, lo cual es arriesgado, ya que a menudo se trata de un proceso urgente.
Con un SRM como Jambo, tendrás una pista de auditoría de tu información, que te ayudará a realizar un seguimiento de todas las comunicaciones con las partes interesadas y de todos los cambios en los datos (es decir, cuándo se realizaron los cambios y quién los realizó), lo que ayuda a garantizar la autenticidad de tus datos. Puedes utilizar el módulo de gestión de problemas para mostrar lo que se ha hecho para abordar las preocupaciones y quejas y cómo se ha llegado a ciertas decisiones del proyecto. Es una herramienta increíble para explicar visualmente el proyecto y conseguir que se aprueben los planes.
La posibilidad de realizar un seguimiento de los datos de las partes interesadas y de cualquier cambio realizado en ellos en un espacio centralizado y de fácil navegación reducirá el riesgo y mantendrá la información actualizada, precisa y auténtica, lo que protegerá mejor a su organización.
Para llevar
Aunque es fácil centrarse en intentar obtener apoyo y que las cosas sigan avanzando, es fundamental ser consciente de los riesgos que rodean a la gestión de la información de las partes interesadas. Estos riesgos pueden interrumpir, detener o incluso paralizar el proyecto y afectar negativamente a la organización.
Cómo puede ayudar Jambo
Sea transparente con los planes del proyecto
- Mapas integrados para ayudar a rastrear las zonas de preocupación y los lugares de consulta.
- Posibilidad de exportar y compartir archivos PDF geoespaciales.
- Análisis e informes esclarecedores que ayudan a ilustrar el estado de los proyectos.
Nube alojada
- Disponible como solución alojada segura y fácil de gestionar.
- Sin instalaciones complicadas y engorrosas.
Móvil
- El diseño responsivo permite una gran experiencia en tabletas y teléfonos móviles, además de en ordenadores de sobremesa y portátiles.
- Utilice la conversión de voz a texto para captar compromisos sin esfuerzo.
Gestión de problemas
- Sepa qué cuestiones se han planteado, cuándo y por quién.
- Identifique fácilmente qué cuestiones podrían poner en riesgo su proyecto mediante un sistema de calificación de la materialidad y la elaboración inteligente de informes.
- Gestione las preocupaciones y quejas y utilice el calendario de fácil comprensión para mostrar cómo ha trabajado para resolver los problemas de las partes interesadas y por qué ha tomado las decisiones del proyecto.
Seguimiento de los compromisos
- Realice un seguimiento de los compromisos del proyecto y vea cuándo y quién los ha asumido.
- Garantizar que los compromisos se llevan adelante y se cumplen.
¿Quiere saber más sobre cómo le ayuda un SRM a gestionar los compromisos de las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
Colaboración en la nube
- Disfrute de una colaboración segura entre equipos con nuestra experiencia basada en web.
- Acceda a información sobre el perfil de las partes interesadas -incluidas comunicaciones, problemas, compromisos y tareas- para estar preparado cuando se comunique con ellas.
- Todo el mundo puede hacer un seguimiento y almacenar de forma centralizada toda la información del proyecto, para que siempre sepas lo que está pasando sin tener que preguntar (o enviar un correo electrónico).
Informes
- Crear informes de proyecto concisos y útiles que ilustren el progreso del proyecto de participación de las partes interesadas.
- Guarde los tipos de informes para facilitar la gestión de las solicitudes periódicas de informes.
- Descargue y comparta informes visuales de proyectos con los responsables de la toma de decisiones para mantenerlos al día.
Próximos pasos
Si quiere saber más sobre Jambo, vea nuestro vídeo explicativo de un minuto.
