Common stakeholder information management risks and how SRM software can help
Cuando se trata de la participación de las partes interesadas, existen riesgos inevitables que pueden afectar a su proyecto y al éxito de su organización. Con un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) de calidad, puede prepararse mejor y mitigar estos riesgos potencialmente devastadores para mantener sus proyectos dentro de los plazos previstos y su organización mejor protegida.
Risk #1: Where's your stakeholder information?
Su proyecto o programa de participación de las partes interesadas es un proceso de colaboración. Es posible que haya varias personas participando o consultando con las partes interesadas e introduciendo datos relevantes, lo que significa que es probable que sus datos se encuentren en varios lugares.
Dependiendo de cómo gestiones la información de las partes interesadas, es posible que tus colaboradores eviten el proceso de entrada de datos porque tu proceso actual de gestión de las partes interesadas es tosco, desordenado e incoherente (lo que suele ocurrir cuando se utilizan hojas de cálculo).
Cuando el proceso de introducción de información de las partes interesadas es frustrante o confuso, descubrirás que los datos suelen almacenarse en correos electrónicos, hojas de cálculo, programas de gestión de proyectos o en ordenadores de sobremesa, memorias USB, notas adhesivas e incluso discos duros externos.
La dispersión de la información no sólo dificulta la organización y la elaboración de informes sobre los datos importantes de las partes interesadas, sino que también existe el riesgo de perder información valiosa cuando las personas cambian de proyecto o abandonan la organización, llevándose los conocimientos con ellas cuando se van.
Esta falta de información sobre las partes interesadas crea lagunas en los datos, lo cual es arriesgado porque nunca se sabe cuándo un directivo, una parte interesada clave o una autoridad legal puede pedir los registros completos.
Beyond incomplete data, it's also risky to have potentially confidential information floating around unprotected on laptops and other devices.
Risk #2: Is your stakeholder information protected?
Cuando se trata de la participación y consulta de las partes interesadas, se maneja información personal y datos confidenciales del proyecto, por lo que hay que tomar medidas para garantizar la seguridad de la información.
Es fundamental asegurarse de que el proceso de introducción de datos es coherente y de que el sistema de gestión de la información de las partes interesadas que se utiliza para gestionar los datos confidenciales es seguro y utiliza medidas de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores. El uso de un software seguro basado en la nube ayudará a mantener la información protegida frente a caídas del programa y fuera del alcance de quienes no necesitan acceso total.
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With cloud-based stakeholder relationship management (SRM) software like Jambo, you can manage user permissions and control the data that users have access to, which is especially useful if you'd like to give users different permission levels (e.g. external contractors, interns, etc.).
Risk #3: Are stakeholder issues resolved and commitments followed-up?
Tratar con una variedad de partes interesadas únicas (todas con preocupaciones y opiniones individuales) significa que probablemente se encontrará con algunos problemas (por ejemplo, una queja por ruido, una preocupación por el impacto medioambiental, una valla dañada, etc.). - lo hemos visto todo), y estos problemas deben resolverse con la mayor rapidez y tacto posibles.
Cuando se gestionan las relaciones con muchas partes interesadas, es posible que surjan múltiples problemas, quejas y preocupaciones, y hacer un seguimiento de todo puede resultar complicado. Si no se aborda y resuelve un solo problema, la situación puede descontrolarse y desembocar en una crisis. a contragolpe perjudicial y consecuencias arriesgadas.
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En cuanto a los compromisos (o promesas), es importante cumplirlos para fomentar la confianza de las partes interesadas y desarrollar relaciones significativas. También es importante hacer un seguimiento de todos los compromisos y su estado actual para asegurarse de que se cumplen.
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We know that some commitments can't be fulfilled until years into the future, and it's hard to remember a promise that was made five years ago (especially if it pre-dates your time on a team) which is why it's important to track everything. With your information tracked, organized and accessible, you can quickly review commitments, understand what was agreed to, including any liabilities, helping to support accountability with your team to ensure commitments are always fulfilled. This data trail is essential and useful when it comes to both your organization's risk-management efforts and understanding your stakeholders.
Durante las fases de planificación, predesarrollo y operativa, es fundamental rendir cuentas a las partes interesadas mediante el seguimiento de todos los asuntos y compromisos con ellas, y la mejor forma de hacerlo es con un SRM diseñado para que usted y sus compañeros de equipo estén en sintonía.
Riesgo nº 4: ¿Puede compartir toda la historia?
La realidad es que las organizaciones siempre pueden estar sujetas a dudas sobre si se ha producido una participación o consulta adecuadas.
Si esto ocurre, puede que se le pida que ilustre su historial de compromiso y consulta con una o muchas partes interesadas durante un largo periodo. Si los datos están dispersos, incompletos o desordenados, el proceso de recopilación de toda la información necesaria puede llevar mucho tiempo y resultar frustrante, lo cual es arriesgado, ya que a menudo se trata de un proceso urgente.
With an SRM like Jambo, you'll have an audit trail of your information, helping you to keep track of all stakeholder communications and all changes to the data (i.e. when changes were made and by whom) which helps ensure the authenticity of your data. You can use the issues management module to show what was done to address concerns and grievances and how you came to certain project decisions. This is an amazing tool to have when trying to visually explain your project and get plans approved!
La posibilidad de realizar un seguimiento de los datos de las partes interesadas y de cualquier cambio realizado en ellos en un espacio centralizado y de fácil navegación reducirá el riesgo y mantendrá la información actualizada, precisa y auténtica, lo que protegerá mejor a su organización.
Para llevar
Aunque es fácil centrarse en intentar obtener apoyo y que las cosas sigan avanzando, es fundamental ser consciente de los riesgos que rodean a la gestión de la información de las partes interesadas. Estos riesgos pueden interrumpir, detener o incluso paralizar el proyecto y afectar negativamente a la organización.
How Jambo can help
Be transparent with project plans
- Mapas integrados para ayudar a rastrear las zonas de preocupación y los lugares de consulta.
- Posibilidad de exportar y compartir archivos PDF geoespaciales.
- Análisis e informes esclarecedores que ayudan a ilustrar el estado de los proyectos.
Hosted cloud
- Disponible como solución alojada segura y fácil de gestionar.
- Sin instalaciones complicadas y engorrosas.
Móvil
- El diseño responsivo permite una gran experiencia en tabletas y teléfonos móviles, además de en ordenadores de sobremesa y portátiles.
- Utilice la conversión de voz a texto para captar compromisos sin esfuerzo.
Issues management
- Sepa qué cuestiones se han planteado, cuándo y por quién.
- Identifique fácilmente qué cuestiones podrían poner en riesgo su proyecto mediante un sistema de calificación de la materialidad y la elaboración inteligente de informes.
- Gestione las preocupaciones y quejas y utilice el calendario de fácil comprensión para mostrar cómo ha trabajado para resolver los problemas de las partes interesadas y por qué ha tomado las decisiones del proyecto.
Commitment tracking
- Realice un seguimiento de los compromisos del proyecto y vea cuándo y quién los ha asumido.
- Garantizar que los compromisos se llevan adelante y se cumplen.
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Cloud collaboration
- Disfrute de una colaboración segura entre equipos con nuestra experiencia basada en web.
- Acceda a información sobre el perfil de las partes interesadas -incluidas comunicaciones, problemas, compromisos y tareas- para estar preparado cuando se comunique con ellas.
- Todo el mundo puede hacer un seguimiento y almacenar de forma centralizada toda la información del proyecto, para que siempre sepas lo que está pasando sin tener que preguntar (o enviar un correo electrónico).
Informes
- Crear informes de proyecto concisos y útiles que ilustren el progreso del proyecto de participación de las partes interesadas.
- Guarde los tipos de informes para facilitar la gestión de las solicitudes periódicas de informes.
- Descargue y comparta informes visuales de proyectos con los responsables de la toma de decisiones para mantenerlos al día.
Next steps
Si quiere saber más sobre Jambo, vea nuestro vídeo explicativo de un minuto.
