Cuando se trata de la participación de las partes interesadas, sabemos que la mejor manera de llevar a cabo este proceso es establecer relaciones positivas con ellas, en las que todas las partes implicadas sientan que han sido escuchadas, respetadas y tenidas en cuenta a lo largo del proceso (aunque no obtengan el resultado deseado). Sin embargo, a veces es más fácil decirlo que hacerlo.
Uno de los elementos críticos para construir una buena relación es la confianza, pero, hoy en día, vemos que la confianza entre el público y las organizaciones está en mínimos históricos, lo que añade retos adicionales a la construcción de relaciones positivas con las partes interesadas. (véase el barómetro de confianza de Endelman).
¿Quiere saber cómo relacionarse con sus interlocutores para estrechar lazos? Consulte nuestro blog.
Para empezar a fomentar la confianza y las relaciones positivas con las partes interesadas, es esencial crear un plan de participación en el que identifique a sus partes interesadas y empiece a comprender sus puntos de vista. Con estos conocimientos, podrá empezar a preparar los recursos necesarios para su plan.
A medida que avanza el proceso de implicación de las partes interesadas, éste suele complicarse con numerosas partes interesadas y crecientes volúmenes de datos.
Una solución informática como un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) puede ser una herramienta fundamental para agilizar el proceso de participación y ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto.
Para saber cómo puede ayudarle un SRM a generar y mantener la confianza de las partes interesadas y a establecer relaciones positivas con ellas, hemos identificado tres elementos clave para la confianza y hemos descrito cómo puede ayudarle un SRM con cada uno de ellos.
Los compromisos (o promesas) con las partes interesadas son habituales y pueden ir desde compromisos generales hasta equivalentes financieros o pecuniarios.
Lo que puede complicar la gestión de los compromisos es que no puedan cumplirse hasta dentro de muchos años. Si los miembros del equipo del proyecto se marchan o se incorporan nuevos miembros, es fácil que estos compromisos a largo plazo se pierdan en el camino.
Cuando se trata de los problemas de las partes interesadas, si no se aborda uno de ellos, una preocupación relativamente pequeña puede convertirse en un problema mucho mayor y dañar potencialmente las relaciones con las partes interesadas.
Utilizar un SRM con un módulo de incidencias garantiza que las incidencias de las partes interesadas estén en primer plano y sean fáciles de rastrear, lo que significa que su equipo no perderá de vista las incidencias anteriores y podrá trabajar para resolver todas y cada una de ellas.
Resolver los problemas con tacto y a tiempo ayuda a garantizar que los interesados sepan que te tomas en serio sus preocupaciones y aumenta la probabilidad de que estén dispuestos a volver a trabajar contigo en el futuro (ya sea en este proyecto o en el siguiente).
El compromiso de las partes interesadas implica muchas piezas móviles y la delegación es clave para que las cosas sigan su curso.
Un SRM con capacidades de asignación de tareas significa que puede delegar tareas a su equipo y mantenerse al tanto del progreso de estas tareas para asegurarse de que todo el plan de compromiso avanza según lo previsto.
Los SRM que permiten ver cuándo se han completado las tareas garantizan que no haya más conjeturas, ahorrando al equipo incontables horas dedicadas a enviar correos electrónicos de actualización de proyectos.
Muchos SRM disponen de funciones de elaboración de informes que permiten crear informes de proyecto compartibles. Estos informes son muy útiles cuando se desea mostrar visualmente el progreso de los proyectos para educar, informar o conseguir la aceptación de las partes interesadas, equipos, ejecutivos o responsables de la toma de decisiones.
Los informes compartibles son una excelente forma de ser transparente sobre el proyecto, y los informes centrados en la gestión de problemas pueden utilizarse incluso para mostrar a los organismos reguladores el trabajo realizado para resolver los problemas de las partes interesadas.
Algunos SRM le ofrecen la posibilidad de crear mapas compartibles de las áreas de preocupación o lugares de interés del proyecto. Los mapas visuales son beneficiosos para el contexto y para ser transparentes, lo que le permite compartir información de forma clara y comprensible.
Entender lo que se ha dicho anteriormente a las partes interesadas es vital para construir relaciones positivas de cara al futuro. Registrar todas las comunicaciones con las partes interesadas puede ayudar a que todos rindan cuentas y sigan avanzando.
Con un SRM, puede registrar fácilmente los registros y luego acceder al historial completo de la relación con las partes interesadas o las organizaciones. Esto le ayuda a usted y a su equipo a estar al tanto de lo que se ha discutido previamente, como la última conversación, o cualquier problema o compromiso asociado con la parte interesada. Esto también es útil para no verse sorprendido por compromisos anteriores de su equipo con la parte interesada, y para no hacerles las mismas preguntas una y otra vez.
La mayoría de los SRM permiten gestionar la información de contacto de las partes interesadas, pero algunos permiten ver perfiles más detallados, para que tú y tu equipo tengáis toda la información de las partes interesadas en un espacio organizado.
Los perfiles de las partes interesadas le permiten conocer información esencial sobre la comunicación con cada una de sus partes interesadas u organizaciones como:
Por lo general, los SRM permiten añadir notas adicionales sobre las partes interesadas para crear perfiles más detallados. Registrar información como las horas que están disponibles, su nombre preferido u otras notas significa que tú y tu equipo podéis utilizar esta información en el futuro para demostrar que escucháis y os preocupáis por vuestras partes interesadas.
Tener esta información centralizada y accesible para todo su equipo les permite a todos comprometerse de forma respetuosa y eficaz, lo que les permite generar confianza.
No todo el mundo responde igual a todas las tácticas de comunicación. Algunas partes interesadas prefieren el cara a cara, mientras que otras prefieren el correo electrónico.
Una SRM le permite profundizar en la información de las partes interesadas para tomar decisiones fundamentadas sobre el siguiente paso lógico, lo que le permite mantener y construir mejor relaciones positivas con las partes interesadas.
Por ejemplo, con los perfiles de las partes interesadas, puede darse cuenta de que algunas de ellas no han sido receptivas a sus intentos de compromiso. Si echas un vistazo a su perfil, quizá veas que tú y tu equipo nunca os habéis puesto en contacto por teléfono, y esta táctica de comunicación bidireccional diferente podría ser una oportunidad para relacionarte con esta parte interesada de forma más eficaz, lo que te permitiría empezar a generar confianza.
¿Quiere algunos consejos para lograr una mayor participación de las partes interesadas? Consulta nuestro blog.
Un SRM es la forma más sencilla de organizar la información de las partes interesadas y mantener al equipo en sintonía, a la vez que se trabaja para fomentar la confianza de las partes interesadas; sin embargo, no todos los SRM son iguales. Investigar para encontrar el SRM adecuado para ti y tu equipo es crucial.
Siempre sugerimos que se inscriba en una demostración para ver el SRM que está evaluando en acción, ya que es la forma más fácil de entender cómo puede funcionar para su organización.
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