Cómo le ayuda el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas a gestionar los compromisos de éstas

Un compromiso de las partes interesadas es una promesa hecha a una parte interesada.

Estos compromisos pueden adoptar muchas formas: pueden ser generales (como un cambio de política o una acción que hay que emprender), implicar un elemento financiero (como una donación o patrocinio) o representar un equivalente financiero (como bienes o servicios proporcionados o intercambiados). 

Puntos débiles habituales en las organizaciones con compromisos

• Olvidar los compromisos (especialmente los que no pueden cumplirse hasta un futuro lejano).
• Falta de apropiación del compromiso (¿quién es responsable de garantizar que el compromiso se aborde y se cumpla?)
• Cuando el personal se marcha, la información sobre los compromisos puede irse con él
• Dificultad para seguir el estado de los compromisos (por ejemplo, no saber cuántos están activos y aún deben cumplirse).
• No ser consciente o no comprender las responsabilidades actuales del proyecto a la hora de asumir compromisos.
• No comprender cómo se relaciona el compromiso con otra información del proyecto (por ejemplo, qué parte interesada, organización o comunidad forma parte del compromiso, qué comunicaciones se han realizado a las partes interesadas en relación con el compromiso hasta la fecha, qué problemas están asociados al compromiso, etc.).

Ventajas de utilizar un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas para la gestión de compromisos

Utilizar un SRM para ayudar a gestionar los compromisos de su organización tiene muchas ventajas.

Gracias a la posibilidad de registrar rápidamente toda la información sobre las partes interesadas en un sistema centralizado, podrá centrarse en establecer relaciones con ellas y trabajar para alcanzar los objetivos del proyecto.

Con un SRM, puedes:

1. Acceda rápidamente a su información

Dependiendo del SRM que elija, debería poder ver los compromisos asociados con uno o todos sus proyectos para ayudarle a construir una comprensión completa.

Al registrar toda la información, siempre sabrá de dónde proceden los compromisos (es decir, a qué registro de comunicación o asunto está asociado el compromiso). Saber cómo se relaciona la información te ayuda a comprender mejor a las partes interesadas y los proyectos.

Informe sobre el historial completo de compromisos

Una SRM ayuda a los equipos a organizar sus compromisos de forma comprensible y con capacidad de búsqueda, lo que facilita su seguimiento para no volver a olvidar ningún compromiso.

Los registros de comunicación asociados con el compromiso serán fáciles de ver como parte del perfil general del compromiso. Esta pista de auditoría de la información es importante porque, por ejemplo, si se encuentra en una situación en la que hay una discrepancia sobre cómo se manejó un compromiso, puede obtener rápidamente toda la información necesaria para mostrar la comunicación exacta que se produjo.

Establecer relaciones con las partes interesadas

Poder acceder a la información de los compromisos para entender cómo y por qué se prometieron te ayuda a comprender mejor los deseos y expectativas de las partes interesadas. Saber qué compromisos existen y si se han cumplido te ayudará a no volver a sorprenderte en una reunión con una parte interesada.

Esta comprensión también le ayuda a usted y a su equipo a comunicarse de forma más coherente con las partes interesadas, a preparar las reuniones con las partes interesadas y a cumplir con tacto los compromisos en colaboración con otros miembros del personal, contratistas o líneas de negocio. Esta claridad ayudará a las partes interesadas a verle más comprometido, informado y fiable, lo que contribuye a establecer relaciones importantes.

Para saber más sobre cómo establecer relaciones con las partes interesadas, consulte nuestro blog.

2. Comprender y limitar el riesgo

Con la información rastreada, organizada y accesible en un SRM, puede prepararse mejor y mitigar los riesgos para mantener sus proyectos dentro de los plazos previstos y su organización mejor protegida.

Seguimiento de toda la información

Muchas organizaciones siguen utilizando hojas de cálculo para gestionar sus esfuerzos de participación de las partes interesadas. Las hojas de cálculo pueden o no estar actualizadas y pueden ser difíciles de buscar y comprender.

Con múltiples hojas de cálculo, es difícil, si no imposible, hacer un seguimiento de información importante como los compromisos. Si no estás seguro de cuándo se actualizó por última vez la hoja de cálculo, puede ser difícil hacer un seguimiento del estado de los compromisos.

Esta falta de comprensión del historial de compromisos le expone a diversos riesgos.

Con un SRM basado en la nube, la información de tus compromisos está centralizada, puedes ver fácilmente la última vez que se actualizó y siempre sabes que estás viendo la última versión. Si tu SRM tiene permisos basados en usuarios, también puedes controlar quién puede acceder a la información de compromisos, lo que resulta beneficioso en función de la función del personal o los contratistas en tu proyecto.

Gestionar la reputación de la organización

Las percepciones positivas ayudan a forjar la reputación de su organización entre la gente, lo que puede ser muy valioso, sobre todo en tiempos turbulentos o cuando se trata de conseguir apoyo. Su voluntad de comprometerse de forma coherente y transparente, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de todos sus compromisos, influirá en la percepción que la gente tenga de sus proyectos y su organización.

Un SRM ayuda a gestionar la reputación permitiéndole a usted y a su equipo mantener la coherencia en sus mensajes, ya que siempre sabrá qué ha dicho quién y le ofrece la posibilidad de organizar los compromisos según la prioridad y la fecha de vencimiento, lo que significa que siempre sabrá qué compromisos quedan por cumplir.

Cumplir los compromisos futuros

Hablando del cumplimiento de los compromisos, es inevitable que algunos no puedan cumplirse hasta pasados varios años, y es difícil recordar una promesa hecha hace cinco años (¡especialmente si es anterior a tu etapa en un equipo!).

Con un SRM, la información queda registrada, organizada y accesible, lo que permite revisar rápidamente los compromisos y comprender lo que se ha acordado, incluidas las responsabilidades, lo que ayuda a respaldar la responsabilidad de su equipo para garantizar que los compromisos se cumplan siempre, independientemente de cuándo se hayan contraído.

Para saber más sobre cómo un SRM le ayuda a gestionar sus compromisos con las partes interesadas, consulte nuestro blog.

Elabore fácilmente informes útiles

Dado que un SRM está diseñado para gestionar las partes interesadas, los flujos de trabajo exclusivos pueden ayudarle a obtener información detallada sobre sus proyectos de implicación de las partes interesadas y permitirle crear fácilmente informes útiles.

Estos conocimientos y funciones de elaboración de informes son esenciales para la gestión eficaz de la información de sus grupos de interés y le ayudan a comprender cómo se conecta todo.

Algunos SRM le permitirán ejecutar informes sobre los compromisos por estado para ayudarle a realizar un seguimiento de la información importante, como qué compromisos son actualmente de alta prioridad o están atrasados y necesitan su atención inmediata. Estos informes pueden ayudar a mejorar la rendición de cuentas y garantizar el cumplimiento. 

Para saber más sobre cómo los informes SRM le ayudarán en su compromiso con las partes interesadas, visite nuestro blog.

¿Cómo elegir un SRM?

Ahora que ya conoces las ventajas de utilizar un SRM, es el momento de elegir uno.

No todos los SRM están diseñados o soportados de la misma manera. El software que funciona para una organización puede no ser la opción adecuada para otra, así que tómese su tiempo para revisar y seleccionar el mejor SRM para su organización.

Próximos pasos

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