El mapeo de las partes interesadas forma parte del análisis de las partes interesadas y es un ejercicio en el que se identifican las partes interesadas del proyecto, que pueden ser individuos u organizaciones, y luego se categorizan estas partes interesadas para ayudar a guiar su estrategia de compromiso.
Una herramienta muy utilizada es la matriz de poder e interés de Mendelow, que ayuda a clasificar a las partes interesadas en función de su nivel de interés (alto/bajo) y su nivel de influencia (alto/bajo) en la organización o el proyecto. A partir de esta categorización, puedes identificar las estrategias y tácticas de compromiso adecuadas para las partes interesadas.
Clasificar a las partes interesadas por categorías le ayudará a desarrollar un plan de acción y a comprender mejor su programa de compromiso. Le ayudará a orientar su esfuerzo de implicación en cada categoría de partes interesadas, para que sepa en qué debe centrar sus recursos.
Por ejemplo, normalmente debería esforzarse más por relacionarse con la parte interesada de su grupo de alto interés/alta influencia que con la parte interesada de su grupo de bajo interés/baja influencia. Esto se debe a que es más probable que las partes interesadas con gran interés y gran influencia influyan positiva o negativamente en el proyecto. Por el contrario, las partes interesadas de bajo interés y baja influencia tienen menos probabilidades de influir.
Saber qué partes interesadas pertenecen a cada categoría le ayuda a comprender cuántos recursos debe dedicar a la implicación de sus partes interesadas, cuánto presupuesto puede ser necesario y le permite elegir tácticas de implicación específicas (es decir, las formas en que se implicará). Esta información es vital para elaborar su plan estratégico de implicación de las partes interesadas.
El ejercicio de mapeo le ayuda a elaborar su plan de implicación de las partes interesadas permitiéndole a usted y a su equipo comprender el volumen de partes interesadas con las que debería implicarse y en qué medida.
Estos conocimientos previos al compromiso le ayudarán a presupuestar su dinero, su tiempo y su personal en consecuencia.
Es útil para cualquier organización que vaya a relacionarse con las partes interesadas realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas; sin embargo, el mapeo de las partes interesadas no sólo es útil para la participación y consulta de las partes interesadas, también es útil para cualquier organización que gestione las relaciones con las partes interesadas.
El mapeo de las partes interesadas es una actividad de bajo coste que puede ayudar a su organización a ahorrar recursos a largo plazo.
Una vez identificadas, mapeadas y clasificadas las partes interesadas, el siguiente paso es elegir el nivel de compromiso.
Para más información sobre los niveles de participación, puede consultar El espectro de la participación pública, elaborado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2).
Una vez que haya decidido su nivel de compromiso, estará listo para elegir sus tácticas de compromiso específicas.
Las tácticas son los métodos elegidos para conseguir la participación (por ejemplo, ayuntamientos, paquetes informativos, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.).
Continúa supervisando tu mapa de partes interesadas a lo largo de todo el proyecto. Las partes interesadas pueden cambiar de categoría, por lo que conviene estar al tanto de cuándo ocurre.
Una vez que empiece a involucrar a las partes interesadas, tendrá que gestionar toda la información que recopile (datos de contacto, registros de comunicación, etc.). Tendrás que definir un proceso escalable y repetible para la gestión de esta información y los planes del proyecto de participación de las partes interesadas.
Puede resultar tentador intentar que las hojas de cálculo o una herramienta de software a la que ya tengas acceso, como un CRM, hagan este trabajo, pero no son soluciones sostenibles a largo plazo para la gestión de la información sobre la participación de las partes interesadas.
El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) está diseñado específicamente para gestionar la información y los esfuerzos de participación de las partes interesadas y le ayuda a conectar toda la información de participación de las partes interesadas en una sola plataforma. Esto es especialmente importante cuando se identifican preocupaciones, problemas y compromisos de las partes interesadas como parte del proyecto.
Los SRM son la mejor forma de gestionar las relaciones con las partes interesadas, visualizar los historiales de compromiso y ayudarle a comprender los problemas y compromisos de su proyecto entre todas las partes interesadas.
Para saber lo que un SRM puede hacer por su organización, consulte nuestro blog sobre Por qué el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) es su herramienta más valiosa.