Cómo realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas

¿Qué es la cartografía de las partes interesadas?

El mapeo de las partes interesadas forma parte del análisis de las partes interesadas y es un ejercicio en el que se identifican las partes interesadas del proyecto, que pueden ser individuos u organizaciones, y luego se categorizan estas partes interesadas para ayudar a guiar su estrategia de compromiso.

One popular stakeholder mapping canvas is Mendelow's Power-Interest Matrix which helps you categorize stakeholders based on their level of interest (high/low) and level of influence (high/low) on your organization or project. Using this categorization, you can then identify the appropriate engagement strategies and tactics for stakeholders.

¿Para qué sirve?

Clasificar a las partes interesadas por categorías le ayudará a desarrollar un plan de acción y a comprender mejor su programa de compromiso. Le ayudará a orientar su esfuerzo de implicación en cada categoría de partes interesadas, para que sepa en qué debe centrar sus recursos.

Por ejemplo, normalmente debería esforzarse más por relacionarse con la parte interesada de su grupo de alto interés/alta influencia que con la parte interesada de su grupo de bajo interés/baja influencia. Esto se debe a que es más probable que las partes interesadas con gran interés y gran influencia influyan positiva o negativamente en el proyecto. Por el contrario, las partes interesadas de bajo interés y baja influencia tienen menos probabilidades de influir.

Knowing which stakeholders are in each category helps you understand how many resources you should put into engaging your stakeholders, how much budget may be required, and enables you to choose specific engagement tactics (i.e. the ways you’ll engage). This understanding is vital information for building your strategic stakeholder engagement plan.

The four categories of Mendelow's Power-Interest Matrix

• High Interest/High Influence: these are your key players and should be managed closely. These are the stakeholders who can most impact the success of your project. These stakeholders must be engaged thoroughly. Put your highest engagement efforts into this group. 
  
  
• Bajo interés/Alta influencia: como este grupo puede influir en el proyecto, hay que mantenerlo satisfecho, satisfacer sus necesidades de participación y hacer que se sienta implicado. Este grupo no requerirá tanta implicación como las partes interesadas de alto interés y gran influencia, pero aun así deben estar satisfechas con tu compromiso.
  
  
• Alto interés/Baja influencia: mantenga informado a este grupo. Hablar con ellos suele ser útil para obtener información sobre su proyecto y puede ayudar a garantizar que no surjan problemas importantes. También pueden ayudar a identificar áreas que podrían mejorarse o que pueden haberse pasado por alto.
  
  
• Low Interest/Low Influence: this group has little influence or interest in your project and should be monitored, but don’t ignore them. Let them know about your project and then periodically check with them in case anyone in this group moves to another group. 
  
  

¿Quién debe realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas?

The mapping exercise helps you to build your stakeholder engagement plan by empowering you and your team to understand the volume of stakeholders you should be engaging with and to what extent. 

Estos conocimientos previos al compromiso le ayudarán a presupuestar su dinero, su tiempo y su personal en consecuencia.

It’s useful for any organization that will engage with stakeholders to do a stakeholder mapping exercise. However, stakeholder mapping isn’t just useful for stakeholder engagement and consultation, it’s also useful for any organization managing stakeholder relationships.

¿Qué herramientas necesita para elaborar un mapa de las partes interesadas?

El mapeo de las partes interesadas es una actividad de bajo coste que puede ayudar a su organización a ahorrar recursos a largo plazo.

Para el mapeo de las partes interesadas, todo lo que necesitas es:

1. A four-quadrant map. (Click the image below to download our free printable template--we suggest printing this to its full size and sticking it to a wall for optimal visual collaboration)
2. Notas adhesivas (para anotar los nombres de las partes interesadas)
3. Bolígrafos o rotuladores
4. Más de una persona es ideal para ayudar a la lluvia de ideas para una variedad de perspectivas
5. Tiempo para completar el ejercicio
   
   

4 easy steps to map your stakeholders

1. Lluvia de ideas: Escribe en una nota adhesiva los nombres de todas las partes interesadas que se os ocurran a ti y a tu equipo (un nombre por nota adhesiva). Hazte preguntas para fomentar el debate sobre las posibles partes interesadas.
   
   
2. Categorice: Discuta con su equipo el grado de interés e influencia de esta persona/organización en su proyecto. Una vez más, utilice preguntas desencadenantes para orientar y ayudar a identificar el interés y la influencia de una parte interesada en su proyecto.
   
   
3. Rellenar: Coloca la nota adhesiva en el cuadrante correspondiente de tu mapa de partes interesadas.
   
   
4. Vuelve a comprobarlo: Una vez hecho esto, tómate un momento para hablar con tu equipo (incluso puedes traer a algunas personas más para que vean el mapa) y considerar si alguna nota adhesiva debería moverse a otra casilla en su lugar y discutir si te falta alguna parte interesada.

¿Qué hacer una vez finalizado el ejercicio de mapeo de las partes interesadas?

Una vez identificadas, mapeadas y clasificadas las partes interesadas, el siguiente paso es elegir el nivel de compromiso.

Para más información sobre los niveles de participación, puede consultar El espectro de la participación pública, elaborado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2).

Una vez que haya decidido su nivel de compromiso, estará listo para elegir sus tácticas de compromiso específicas.

Las tácticas son los métodos elegidos para conseguir la participación (por ejemplo, ayuntamientos, paquetes informativos, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.).

Próximos pasos

Monitor your map

Continue monitoring your stakeholder map throughout your project lifecycle. Stakeholders can move into different categories, and you’ll want to know when it happens.

Stakeholder relationship management

Once you begin engaging, you’ll need to manage all the stakeholder information you collect (contact details, communication records, etc.) and define a scalable and repeatable process for managing this information and your stakeholder engagement project plans.

It might be tempting to try to make spreadsheets or a software tool you already have access to like a CRM do this job, but these are not long-term sustainable solutions for managing stakeholder engagement information.

Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM)

Stakeholder Relationship Management (SRM) software is made specifically for managing stakeholder information and stakeholder engagement efforts and helps you connect all your stakeholder engagement information in one platform. This is especially important as concerns, issues and commitments are identified for stakeholders as part of your project.

Los SRM son la mejor forma de gestionar las relaciones con las partes interesadas, visualizar los historiales de compromiso y ayudarle a comprender los problemas y compromisos de su proyecto entre todas las partes interesadas.

Want to learn more about SRM software?

Para saber lo que un SRM puede hacer por su organización, consulte nuestro blog sobre Por qué el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) es su herramienta más valiosa.