Las cosas pueden cambiar rápidamente y las organizaciones deben ser capaces de adaptarse. En lo que respecta a los programas de participación de los grupos de interés, un software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) de calidad es una herramienta increíblemente valiosa. Con un SRM basado en la nube y una interfaz diseñada para la colaboración, todo el equipo puede seguir trabajando en sus programas de implicación de los grupos de interés desde cualquier lugar (¡y hacerlo de forma más eficiente y eficaz que nunca!).
Para este blog, haremos referencia a nuestro SRM, Jambo, y sus características para ayudarle a comprender el inmenso valor que esta herramienta puede aportar a su organización.
Colaboración con su equipo
Jambo está en la nube, lo que ofrece grandes ventajas sobre el software tradicional instalado, especialmente en términos de accesibilidad y colaboración.
Con esta capacidad en la nube, los equipos pueden coordinar sus actividades de participación de las partes interesadas, compartirlas entre el equipo y, a continuación, crear fácilmente informes de progreso para la dirección y los ejecutivos.
¿Le interesa saber más sobre el uso del software de colaboración con las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
Los registros de las comunicaciones con las partes interesadas pueden registrarse automáticamente a través de nuestra función de correo electrónico del proyecto o añadirse sobre la marcha utilizando un smartphone o una tableta. El uso de software "en la nube" significa que cualquier actualización es instantánea, lo que permite a todo el equipo saber quién se comunica con quién sin tener que preguntar.
Esencialmente, el software basado en la nube ayuda a mantener a todo el mundo en la misma página y armado con la información más reciente de las partes interesadas que siempre está disponible para ver de una manera clara y fácil de entender.
Mantener a su equipo al día es una parte fundamental del éxito de los programas de participación de las partes interesadas. Con el panel de control de Jambo, fácil de entender, tú y tu equipo podréis comprender la magnitud del programa y su progreso de un solo vistazo.
También puede profundizar en sus datos para obtener información esencial, como una visualización de los perfiles de riesgo de los problemas de las partes interesadas y una comprensión de la magnitud de su programa de compromiso a través de elementos como el número de compromisos, contactos y organizaciones (por tipo). También puede ver qué tácticas se están utilizando para interactuar con las partes interesadas y mucho más.
Para que el trabajo de mantener a todo el mundo en la misma página sea aún más sencillo, hemos añadido la posibilidad de asignar tareas a tus compañeros de equipo. También puedes ver cuándo se completan las tareas para mejorar la transparencia y la responsabilidad del equipo.
Con el visor de mapas integrado de Jambo, puedes comprender y compartir fácilmente las áreas de interés, las preocupaciones y los compromisos asociados para entender lo que está ocurriendo en cada área. Los mapas hacen que visualizar y comprender el progreso de los proyectos sea mucho más fácil y muy sencillo de compartir.
Comprender a las partes interesadas
Con toda la información centralizada y organizada, podrá extraer mejor las tendencias y perspectivas esenciales de los datos introducidos, lo que le permitirá comprender claramente lo que preocupa a sus interlocutores (es decir, lo que es importante para ellos, sus opiniones y sus preocupaciones).
El mapeo de las partes interesadas es una parte fundamental de la identificación, implicación y comprensión de las partes interesadas, e incluye el uso de una matriz de evaluación de la implicación de las partes interesadas para clasificarlas en función de su nivel de interés y poder en relación con el proyecto. Sin embargo, el trabajo no termina una vez clasificadas las partes interesadas; es importante continuar con el seguimiento y la supervisión.
¿Le interesa saber cómo realizar un ejercicio de mapeo de las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
Conscientes de la importancia de la asignación de grupos de interés, hemos incluido campos personalizados y un sistema de etiquetado que le permite organizar la información de sus grupos de interés de forma clara para asegurarse de que está supervisando y respondiendo de la forma más eficaz y con el mayor tacto posible.
Con estas funciones, usted y su equipo podrán organizar la información sobre las partes interesadas en función de sus intereses, preocupaciones, importancia y temas emergentes. Esta capacidad de organizar y clasificar mejor la información sobre las partes interesadas le permitirá elaborar informes y analizar los datos con mayor eficacia.
Con Jambo, puede ver rápidamente su historial de compromiso con cada parte interesada en todos sus proyectos y programas.
Esta visión histórica es especialmente útil cuando se trata de partes interesadas que han formado parte de más de uno de sus proyectos, ya que Jambo le ayuda a comprender su historial completo de compromiso con ellos.
Por ejemplo, las partes interesadas pueden formar parte de varios proyectos y relacionarse con varios miembros de tu equipo o de otro equipo. Puede ser frustrante reunirse con una parte interesada y que te pille desprevenido porque no eras consciente de lo que había ocurrido en una reunión anterior.
Con Jambo, puedes acceder fácilmente a su historial de compromiso para ver si tuvieron algún problema con otro proyecto. Esta información te ayuda a considerar la mejor manera de relacionarte con ellos hoy. Todo esto se hace sin tener que enviar correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas para evaluar la situación con otros miembros de su organización para entender el historial de compromiso de esa parte interesada. Este conocimiento es esencial cuando se quiere construir relaciones duraderas y de confianza con las partes interesadas sin sobrecargar al equipo con comprobaciones y consultas innecesarias sobre sus experiencias con las partes interesadas.
Reducir el riesgo
Con Jambo, usted tiende un puente entre sus equipos, proyectos y programas, de modo que conoce el historial de compromiso (es decir, todas las comunicaciones, problemas, compromisos y tareas) para comprender plenamente lo que es relevante e importante a medida que avanza. Este conocimiento más completo reduce las posibilidades de que su organización se vea sorprendida, lo que supone un importante paso en la gestión de riesgos.
Para saber cómo puede reducir aún más el riesgo de sus proyectos con el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas, consulte nuestro blog.
Aunque lo mejor es ocuparse siempre de los asuntos y compromisos con rapidez, la realidad es que éstos pueden durar años. Llevar un registro de todo es vital para asegurarte de que tú y tus compañeros de equipo no volvéis a pasar por alto un compromiso o un asunto nunca más.
Cuestiones
Comprender los problemas asociados a su proyecto es crucial, y tener la capacidad de ver el impacto y la prioridad de cada problema es vital a la hora de identificar los riesgos del proyecto.
Jambo facilita la obtención de una visión general de todos los problemas, incluidos los asociados a contactos u organizaciones de partes interesadas concretas, ya sea en uno o en todos sus proyectos. Puedes profundizar en cuestiones concretas y ver el historial de compromisos relacionados con ellas para comprenderlas mejor y gestionar mejor los riesgos.
Para que la comprensión de sus problemas actuales sea sencilla, sus datos deben estar organizados y ser fáciles de encontrar. Nuestros flujos de trabajo exclusivos, centrados en las partes interesadas, permiten sugerencias inteligentes que facilitan la captura de actualizaciones, garantizando que el proceso de introducción de datos sea sencillo para usted y su equipo. Simplificar el proceso de introducción de datos contribuye a que la información sea coherente y fácil de comprender.
Compromisos
Con Jambo, puede comprender los compromisos de todos sus proyectos, ya sean generales, financieros o un compromiso financiero equivalente. También puede buscar compromisos por estado, lo que le ayuda a comprender sus obligaciones actuales.
Para saber más sobre cómo un SRM le ayuda a gestionar los compromisos de las partes interesadas, consulte nuestro blog.
La trazabilidad en Jambo enlaza los elementos para que usted y su equipo tengan una visión completa de las partes interesadas, con sólo un vistazo, lo que le permite comprender de dónde proceden los compromisos y cualquier comunicación, problema o tarea asociados.
¿Le interesa saber cómo la trazabilidad SRM le ayuda a ver el panorama general de la participación de las partes interesadas? Consulte nuestro blog.
Para obtener un resumen rápido de los compromisos, las sencillas funciones de elaboración de informes de Jambo le garantizan que nunca volverá a pasar por alto otro compromiso, lo que le ayudará a mejorar su rendición de cuentas y a garantizar el cumplimiento.
Próximos pasos
Con el estado actual de nuestro mundo, las crecientes demandas de compromiso y el aumento de canales para que las partes interesadas expresen y compartan opiniones, el uso de un SRM es una oportunidad para reducir sus riesgos de compromiso con las partes interesadas, construir relaciones significativas con las partes interesadas y mantener sus proyectos avanzando desde donde sea que usted y sus compañeros de equipo estén trabajando.
Para conocer las nuevas tendencias y las mejores prácticas en materia de participación de las partes interesadas, consulte nuestro blog.
Para saber más sobre Jambo, vea nuestro vídeo explicativo de un minuto.
