Para muchas personas que trabajan con partes interesadas, las hojas de cálculo pueden ser la primera herramienta de gestión de datos que les venga a la mente. Sin embargo, las hojas de cálculo no ofrecen la capacidad de búsqueda, trazabilidad y gestión colaborativa de datos que se necesita para cumplir los requisitos normativos y/o las necesidades de elaboración de informes. En este blog, compartimos cinco prácticas importantes de participación de las partes interesadas que no se pueden realizar con hojas de cálculo y ofrecemos una solución de software para resolver estas deficiencias de las hojas de cálculo.
1. Visión de conjunto
Con la información de los grupos de interés dispersa e introducida de forma incoherente en las hojas de cálculo, es difícil encontrar información relevante que ayude a comprender los problemas de los grupos de interés o las tendencias y temas clave de los datos.
Cuando los datos son difíciles de encontrar, buscar o comprender, es casi imposible ver cómo se conectan. Esto puede hacerle dudar sobre el estado de los asuntos pendientes o sobre con qué partes interesadas debe ponerse en contacto.
La solución:
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) con trazabilidad. La trazabilidad permite conocer el historial de relación con una parte interesada, de dónde procede un problema, compromiso o tarea, y con qué está relacionado.
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Por ejemplo, con Jambo SRMpuedes hacer clic en el perfil de una parte interesada, ver y acceder a toda la información sobre compromisos anteriores asociados a esa parte interesada, como su información de contacto o notas, las comunicaciones que has mantenido con ella, los detalles de los asuntos en los que ha participado o incluso los compromisos que has adquirido con ella. No hay necesidad de buscar en hojas de cálculo o bases de datos; puedes entender rápidamente el panorama general y profundizar en los registros, como un registro de comunicación, para ver otra información relacionada, como qué temas o compromisos surgieron en esa misma reunión.
2. Crear informes completos
Durante la participación de las partes interesadas, no es raro que te pidan un informe sobre "todo", pero ¿cómo elaborar un informe exhaustivo si no puedes estar seguro de dónde está "todo"?
Esto se agrava cuando tienes en cuenta documentos adicionales como PDF u otros archivos adjuntos, y no estás seguro de dónde se encuentra la versión final que se envió. Peor aún, ¿qué ocurre si algo importante cambia después de haber dedicado todo ese tiempo a crear el informe? ¿Es posible cambiar los informes de forma rápida y precisa, o supone un gran esfuerzo volver a hacerlo?
La solución:
Un SRM con una sólida función de elaboración de informes puede compilar fácilmente un informe conciso o detallado en cuestión de minutos. Informe sobre las interacciones que se produjeron durante un período de tiempo determinado, el ciclo de vida completo de todo un programa de compromiso, o simplemente los problemas del proyecto con una alta prioridad que tienen una fecha de vencimiento de este mes. Un SRM como Jambo incluso tiene la capacidad de descargar archivos adjuntos (por ejemplo, PDFs, imágenes, etc.) en sus informes, por lo que es fácil de descargar y compartir "todo" cuando sea necesario.
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3. Integrar toda la información de las partes interesadas
El correo electrónico es una de las formas más habituales de comunicación con las partes interesadas. Sin embargo, puede resultar complicado integrar los correos electrónicos de las partes interesadas en las hojas de cálculo (debido al formato, los archivos adjuntos, las limitaciones de espacio, etc.).
Debido a estas dificultades, sus datos se añaden a menudo de forma incorrecta, y sus equipos pueden posponer su adición o incluso olvidarse por completo de ella, dejando lagunas en sus datos.
La solución:
Mientras que las hojas de cálculo no pueden registrar automáticamente su correo electrónico en un registro, un buen SRM lo hará. Un SRM con integración de correo electrónico, como Jambo, incluso tiene lógica de sistema para traducir los correos electrónicos en registros de comunicación legibles y asociarlos con partes interesadas conocidas dentro del sistema, añadiendo cualquier archivo adjunto de correo electrónico a sus registros. Jambo puede incluso convertir su correo electrónico original en un PDF y añadirlo como archivo adjunto para que lo tenga como parte de su documentación de apoyo.
Jambo dispone de uncomplemento gratuito para Outlook . crea sin problemas nuevos registros de comunicación dentro de un proyecto Jambo a partir de sus correos electrónicos o reuniones de calendario directamente desde Outlook.
4. Menor riesgo organizativo
La participación y consulta de las partes interesadas conlleva riesgos inevitables que pueden surgir por cuestiones relacionadas con las partes interesadas, las expectativas legales, la privacidad/seguridad de los datos o la necesidad de demostrar que se ha realizado una consulta adecuada. Las hojas de cálculo suelen almacenarse en ordenadores locales y no se comparten fácilmente entre equipos, lo que crea riesgos de silos de información o dudas sobre qué está más actualizado.
Cuando se deja la gestión de riesgos en manos de hojas de cálculo, es difícil saber si se han cubierto todas las bases. Lo mejor sería asegurarse de que todos los datos se introducen correctamente, no hay registros duplicados y no falta información vital. También es fundamental saber quién puede acceder a las hojas de cálculo para mantener un nivel aceptable de seguridad de los datos.
La solución:
Reduzca el riesgo de su proyecto buscando un SRM con las siguientes características:
- Permisos de usuario
Es necesario poder asignar a los usuarios funciones y permisos por proyecto para garantizar que sólo tengan el acceso necesario. La información sensible debe estar protegida y ser accesible únicamente al personal autorizado, al tiempo que se permite la colaboración en equipo. - Acceso confidencial de contratistas
Desea colaborar con sus contratistas limitando su acceso a proyectos sensibles o registros de comunicaciones y actualizaciones de asuntos, compromisos y tareas. También necesita limitar el acceso a información sensible, como datos financieros o notas internas confidenciales, para evitar que se vean o editen sin autorización. - Historial de cambios y pista de auditoría
El seguimiento de la actividad de los usuarios y de los cambios realizados en los registros proporciona una pista de auditoría clara para garantizar la autenticidad y la responsabilidad. - Registros de actividad
Un SRM que puede mantener registros de actividad, como quién creó, editó, vio o borró un registro, incluyendo qué cambios se hicieron a los datos, quién hizo el cambio, cuándo se hizo, etc., es útil para eliminar el riesgo de los datos confidenciales. Los registros de actividad pueden utilizarse con su software SIEM (Security Information and Event Management) para ayudar a su organización a mantener la seguridad de la información. - Inicio de sesión único (SSO)
El inicio de sesión único (SSO) proporciona una capa adicional de seguridad a los clientes empresariales, permitiendo a los equipos informáticos gestionar fácilmente el acceso del personal mediante las herramientas y protocolos existentes. - Gestión de problemas codificada por colores
Las matrices de materialidad permiten identificar rápidamente los problemas por impacto y prioridad para comprender y comunicar mejor los riesgos a los que se enfrenta el proyecto. Un buen módulo de gestión de incidencias también le permitirá seguir fácilmente el historial de una incidencia y mantener un registro de todas las comunicaciones relacionadas con ella.
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5. Crear un proceso de entrada eficiente
Con múltiples versiones de hojas de cálculo flotando en correos electrónicos y escritorios, los duplicados son habituales. Se puede perder tiempo rebuscando en los datos y buscando información para descubrir que ni siquiera se está consultando la última versión.
También es fácil procrastinar o empezar a crear tu propio proceso de introducción de datos porque los procesos de hoja de cálculo creados por otros son incoherentes y confusos.
La solución:
Un SRM potente y fácil de usar como Jambo reducirá instantáneamente el volumen de gestión de datos ad hoc y hará que todo el proceso de gestión de las partes interesadas sea más sencillo, rápido, coherente y mucho más eficaz.
¿No sabe cómo pasar de las hojas de cálculo al software SRM? Eche un vistazo a nuestro eBook para empezar.
Próximos pasos
Las hojas de cálculo son una solución temporal cuando se desea gestionar eficazmente los datos importantes de las partes interesadas; para una solución más orientada al futuro para sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas, es hora de cambiar a un SRM.
