5 ventajas de la trazabilidad del software de gestión de las relaciones con las partes interesadas

Cómo el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) con trazabilidad ayuda a su plan de compromiso con las partes interesadas 

¿Qué es la trazabilidad?

La trazabilidad en el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) es la capacidad de vincular toda la información sobre los grupos de interés. Esta conectividad te ayuda a comprender rápidamente a tus grupos de interés y tus proyectos de participación, es decir, la historia completa o el panorama general.

No todos los SRM del mercado tienen trazabilidad, pero en los SRM con esta capacidad, los usuarios pueden rastrear fácilmente toda la información introducida sobre los grupos de interés y realizar un seguimiento de cada parte del proceso de implicación para comprender cómo se conecta todo, por ejemplo, qué cuestiones se plantearon en una reunión, cuándo se asumió un compromiso, con qué conversación está relacionada una tarea, etc. Esto convierte a su SRM en la única fuente de verdad para toda la organización y conecta cada parte de su plan de implicación con los grupos de interés. De este modo, el SRM se convierte en la única fuente de información para todos los miembros de la organización y conecta todas las piezas del plan de implicación de las partes interesadas.

5 formas en que el uso de un SRM con trazabilidad ayuda a la participación de las partes interesadas y a su plan de participación.

1. Entender el compromiso con las partes interesadas

Cuando te reúnes con una parte interesada, quieres asegurarte de que estás preparado para revisar todo lo que se ha dicho y prometido hasta la fecha. Al utilizar un SRM con trazabilidad, puedes hacer clic en el perfil de una parte interesada y acceder a toda la información de compromisos anteriores, como las comunicaciones con la parte interesada, los detalles de los problemas en los que participó, los compromisos adquiridos con ella y las tareas del equipo asociadas a ella. Un SRM con trazabilidad proporciona a tu equipo el contexto que necesita para ofrecer siempre información personalizada y relevante en cada reunión.

Tener documentada toda la información sobre la implicación de los grupos de interés le ayudará a eliminar las conjeturas, ya que comprenderá la situación actual con los grupos de interés, así como las posibles lagunas (por ejemplo, si se da cuenta de que debería implicarse más con un grupo de interés o se da cuenta de que aún no han escuchado los mensajes clave de su organización). La capacidad de utilizar fácilmente la información sobre las partes interesadas para comprender mejor su situación fortalecerá su plan de participación y sus relaciones con las partes interesadas, lo cual es clave para el éxito de su plan.

2. Retroceder para construir la historia completa

La trazabilidad de SRM le permite revisar fácilmente un compromiso o un problema y ver la información de conexión, como la comunicación original en la que se planteó por primera vez el problema o el compromiso. Esto le permite trabajar hacia atrás si observa algo que necesita investigar y comprender mejor.

Cuando te comunicas con varias partes interesadas y recopilas mucha información diferente, las cosas pueden quedar desorganizadas. La trazabilidad de SRM te permite hacer clic en los perfiles de las partes interesadas, los problemas individuales, las tareas, los compromisos, etc., para encontrar toda la información relacionada y comprender el panorama general de forma rápida y sencilla, independientemente de la información con la que hayas empezado.

3. Información fácil de compartir

Parte del éxito de un plan de implicación de las partes interesadas es la capacidad de compartir el progreso de su proyecto con los reguladores, las partes interesadas, los responsables de la toma de decisiones o los miembros de su equipo.

Un SRM con trazabilidad permite que toda la información se conecte de forma comprensible y compartible para que pueda compartir fácilmente actualizaciones y perspectivas significativas a través de informes o análisis de cuadros de mando. Esto le ayuda a informar a cualquier persona que necesite estar al día sobre su proyecto o sus esfuerzos de compromiso de forma rápida y sencilla sin tener que buscar información dispersa (en bandejas de entrada, cuadernos u hojas de cálculo); en cambio, con su SRM, usted está seguro de que está compartiendo todas las piezas vitales en un formato organizado que tiene sentido para todos.

4. 4. Concentración de los recursos

La trazabilidad en un SRM no sólo le ayuda a ver lo que ocurrió en compromisos anteriores, sino también lo que puede ser necesario en el futuro. Tener la capacidad de profundizar en la información y comprender la historia completa puede ayudarle a identificar posibles problemas o áreas en las que podría necesitar recursos adicionales, lo que a mitigar los riesgos y planificar los siguientes pasos lógicos para su plan de compromiso con las partes interesadas.

Para conocer los consejos de los expertos para sacar el máximo partido a los datos de tus grupos de interés, ¡ consulta nuestro blog!

5. Crear confianza y relaciones con las partes interesadas

Un plan eficaz de implicación de las partes interesadas es un proceso de colaboración que requiere que trabajes para generar confianza y relaciones duraderas con las partes interesadas. Para ello, debe asegurarse de que todo su equipo sea responsable y transparente, de modo que todos estén de acuerdo. Al utilizar un SRM con trazabilidad que ofrezca un seguimiento claro de quién de su equipo está conectado a la información registrada de las partes interesadas, todos son más responsables de sus esfuerzos, tareas y acciones de implicación de las partes interesadas, ya que su equipo puede comprender fácilmente información como:

• ¿Quién se ha comunicado con las partes interesadas?
• ¿Qué se ha dicho y cuándo?
• ¿Qué promesas (o compromisos) se han hecho y quién las ha hecho?
• Los detalles de las cuestiones planteadas y las expectativas en cuanto a plazos.

Para saber cómo un SRM puede ayudar a crear confianza y relaciones con las partes interesadas, consulte nuestra entrada del blog.

Mantenerte a ti y a tu equipo responsables y alineados con lo que se ha discutido previamente ayudará a garantizar que tu equipo y tus partes interesadas estén en la misma página y trabajen juntos mejor. Esto ayudará a crear más confianza, relaciones más fuertes y mejores resultados para su plan de participación de las partes interesadas.

Optimización de la trazabilidad en el software SRM

Que la información se conecte en un SRM no significa que sea fácil de usar. La trazabilidad es compleja y, para que funcione bien para el usuario final, hay que pensar mucho en el diseño del software. Las personas utilizan el software de forma diferente, así que asegúrese de que su SRM utiliza flujos de trabajo que se ajustan a las necesidades de los distintos usuarios. Elija una plataforma que sea accesible y comprensible para todos los miembros de su equipo.

Paraobtener más información sobre cómo hemos optimizado la experiencia del usuario en nuestro SRM, Jambo, consulte nuestro blog.

Próximos pasos

Nuestro SRM, Jambo, incluye todos los beneficios y características que hemos discutido en este blog. Para obtener más información sobre cómo Jambo puede ayudar a simplificar sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas, vea nuestro vídeo explicativo de un minuto o reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos con un experto de Jambo.