¿Qué es una estrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas?
Lagestión de las relaciones con las partes interesadas es el proceso de construir y mantener relaciones con diferentes partes interesadas y comunidades relacionadas con su trabajo.
Aunque oigas a menudo el término "gestión de las partes interesadas", es importante recordar que estás gestionando la relación, no las partes interesadas en sí. Este enfoque en la gestión de las relaciones es vital porque las relaciones sólidas, positivas y a largo plazo con las partes interesadas son la base del éxito de los proyectos.
Unaestrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas es un plan deliberado para construir y alimentar estas relaciones. Orienta la forma de identificar a las partes interesadas, los individuos o grupos implicados o afectados por el proyecto o la organización, de comprender sus necesidades y preocupaciones, y de comunicarse y comprometerse con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Esta estrategia garantiza que las partes interesadas se sientan escuchadas y valoradas, centrándose en la comunicación abierta, la confianza y la colaboración. Cuando las partes interesadas se comprometen de forma efectiva, es más probable que apoyen sus objetivos y contribuyan al éxito del proyecto.
Una estrategia clara de gestión de las relaciones con las partes interesadas ayuda a evitar malentendidos, abordar los problemas en una fase temprana y crear asociaciones más sólidas y duraderas que beneficien a su organización y a las comunidades o grupos a los que sirve.
Lo que cubrimos en este blog:
- ¿Cuáles son las ventajas de una estrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas?
- ¿Cuáles son las ventajas de una estrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas?
- Cómo establecer relaciones con las partes interesadas
- ¿Cómo puede utilizarse la escucha activa para establecer mejores relaciones con las partes interesadas?
- ¿Cómo pueden ayudar las técnicas de influencia a mejorar las relaciones con las partes interesadas?
- ¿Cómo mantiene organizada toda la información de las partes interesadas?
- Consejos de expertos para relacionarse con las partes interesadas
¿Cuáles son las ventajas de una estrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas?
Una estrategia eficaz de gestión de las relaciones con las partes interesadas ofrece varias ventajas clave que contribuyen a garantizar el éxito de sus proyectos y de su organización.
- Reduce los riesgos del proyecto detectando posibles problemas y preocupaciones en una fase temprana mediante un compromiso proactivo.
- Refuerza su reputaciónLas partes interesadas aprecian la transparencia y la comunicación coherente.
- Le ayuda a conseguir la aceptación y el apoyo de las partes interesadas más importantes, lo que puede ser crucial para que el proyecto se desarrolle sin contratiempos.
- Garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y de conformidad manteniendo informadas e implicadas a las partes interesadas.
- Proporciona una ventaja competitiva al fomentar la lealtad y la confianza que distingue a su organización.
Estas ventajas crean una base sólida para una colaboración duradera con las partes interesadas y el éxito del proyecto.
Ahora que hemos explorado los beneficios, pasemos a los pasos esenciales que puede dar para construir y gestionar eficazmente sus relaciones con las partes interesadas.
Cómo establecer relaciones con las partes interesadas
1. Identifique a las partes interesadas
Antes de entablar relaciones eficaces, es esencial identificar a todas las partes interesadas relacionadas con tu proyecto. Estas personas o grupos pueden verse afectados por tu trabajo, ya sea positiva o negativamente, o estar interesados en su resultado.
Empiece por reunir a su equipo en una sesión de lluvia de ideas para hacer una lista de todas las personas que podrían verse afectadas o tener un interés en el proyecto. Ten en cuenta a las partes internas y externas, como clientes, empleados, proveedores, reguladores, miembros de la comunidad, etc.
Una identificación exhaustiva sienta las bases para el éxito de la gestión del compromiso y las relaciones.
¿Necesita ayuda para pensar en sus grupos de interés? Nuestro blog contiene una lista de preguntas que te ayudarán a identificar a tus posibles grupos de interés →
2. Identifique a las partes interesadas
Una vez identificadas las partes interesadas, el siguiente paso importante es mapearlas aplicando un modelo de clasificación de partes interesadas. Se trata de clasificar a las partes interesadas en función de su nivel de poder, interés, influencia o repercusión en el proyecto.
Utilizar un modelo de clasificación de las partes interesadas le ayuda a priorizar qué partes necesitan más atención y recursos. Le guiará a la hora de asignar la cantidad adecuada de esfuerzo, tiempo y presupuesto para un compromiso eficaz. Por ejemplo, las partes interesadas con mayor poder e interés suelen requerir una comunicación más frecuente y una mayor implicación, mientras que las que tienen menor interés o influencia pueden necesitar sólo actualizaciones periódicas.
Al utilizar un modelo de clasificación de las partes interesadas durante el proceso de mapeo, puede desarrollar estrategias de compromiso específicas que maximicen el éxito de su proyecto y construyan relaciones más sólidas.
¿Cuáles son algunos modelos de clasificación de las partes interesadas?
Identificar a las partes interesadas es el primer paso; una gestión eficaz requiere comprender su importancia e influencia relativas. Para ello, muchas organizaciones utilizan modelos de clasificación de las partes interesadas que ayudan a priorizar los esfuerzos de compromiso. Estos son algunos de los modelos más utilizados:
Red eléctrica
Este modelo clasifica a las partes interesadas en función de dos factores clave: su poder para influir en el proyecto y su interés en sus resultados:
- Alto poder, alto interés: Gestionar de cerca y comprometerse regularmente.
- Alta potencia, bajo interés: Mantente satisfecho, pero no abrumes con detalles.
- Poco poder, mucho interés: Manténgase informado y consulte cuando sea necesario.
- Bajo consumo, bajo interés: Monitoriza con el mínimo esfuerzo.
Este cuadro le ayuda a adaptar sus estrategias de comunicación y participación en función de la posición de las partes interesadas en la matriz.
Modelo de Saliencia
El modelo de prominencia evalúa a las partes interesadas en función de tres atributos:
- Poder: Capacidad de las partes interesadas para influir en el proyecto.
- Legitimidad: El derecho legal o moral de las partes interesadas a participar.
-
Urgencia: Grado en que las necesidades de la parte interesada requieren atención inmediata.
Las partes interesadas que posean más de estos atributos merecen una mayor prioridad en su estrategia de compromiso.
Matriz de Mendelow
Al igual que la matriz de poder e interés, la matriz de Mendelow agrupa a las partes interesadas en función de su nivel de interés y poder para influir en los resultados del proyecto, lo que ayuda a determinar las estrategias de gestión adecuadas.
Rejilla Influencia-Impacto
Este modelo se centra en la influencia de las partes interesadas sobre las decisiones y su repercusión en el proyecto, lo que ayuda a los equipos a decidir la intensidad con la que deben implicar a cada parte interesada.
El uso de estos modelos de clasificación permite concentrar el tiempo y los recursos donde tendrán mayor repercusión, lo que garantiza que la estrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas sea práctica y eficaz.
¿Cómo contribuye el mapeo de las partes interesadas a gestionar eficazmente sus relaciones?
El mapeo (o clasificación) de las partes interesadas le permite priorizar sus esfuerzos clasificándolas en función de su nivel de interés e influencia en el proyecto. Por ejemplo, lo normal es invertir más tiempo y recursos en entablar relaciones con las partes interesadas del grupo de alto interés y gran influencia, porque son las que tienen más posibilidades de influir positiva o negativamente en el éxito del proyecto. Su apoyo u oposición puede influir significativamente en los resultados, por lo que es crucial mantener un compromiso firme con ellos.
Por otra parte, las partes interesadas del grupo de bajo interés/baja influencia pueden tener menos impacto, por lo que suelen requerir una gestión menos intensiva. Sin embargo, esto no significa que haya que ignorarlos por completo. Hay que mantener una comunicación básica y fomentar relaciones positivas entre todos los grupos.
Al determinar claramente quiénes son las partes interesadas y conocer sus prioridades, usted y su equipo pueden centrar sus esfuerzos donde más importan, garantizando un uso eficiente de los recursos y estableciendo relaciones eficaces y duraderas con todas las partes interesadas.
Para obtener un desglose completo sobre cómo hacer un ejercicio de mapeo de las partes interesadas, echa un vistazo a nuestro blog →.
3. Conozca a sus interlocutores
Tras identificar y cartografiar a las partes interesadas, el siguiente paso es aprender todo lo posible sobre ellas. Comprender sus perspectivas e intereses es clave para gestionar las relaciones con eficacia.
Algunas cosas importantes que hay que descubrir son:
- ¿Es probable que su proyecto les afecte positiva o negativamente? ¿Su percepción actual de su organización o proyecto es favorable, escéptica o insegura?
- Sus intereses o preocupaciones específicas, como factores financieros, medioambientales, sociales o emocionales.
Esta información le ayuda a comprender la posición de cada parte interesada: ¿son partidarios, contrarios, indecisos o neutrales? Saber esto le permitirá adaptar sus estrategias de comunicación y participación. Al centrar los mensajes en lo que más importa a cada parte interesada, se genera confianza y se desarrollan relaciones más sólidas y significativas que pueden contribuir al éxito del proyecto.
4. Planifique con su equipo cómo proceder estratégicamente
La planificación no es una tarea que se realice una sola vez, sino que debe ser continua a lo largo de todo el proceso de gestión de las relaciones con las partes interesadas. Sin embargo, ya has identificado a las partes interesadas y sabes qué es lo que más les importa. Es hora de hacer una pausa y colaborar con tu equipo para revisar y perfeccionar tus planes.
La planificación estratégica le ayuda a anticipar qué recursos, como tiempo, presupuesto o personal, necesitará para interactuar eficazmente. Por ejemplo, si detecta un posible problema con una o más partes interesadas durante su investigación, puede asignar recursos de forma proactiva y desarrollar contingencias para resolverlo. Este enfoque reduce los riesgos y prepara a su equipo para hacer frente a los retos sin problemas, lo que aumenta las posibilidades de mantener o fortalecer esas relaciones.
Además de la planificación de recursos, trabajar con su equipo le permite adaptar sus mensajes, seleccionar las tácticas de comunicación más eficaces y asignar responsabilidades claras para gestionar las interacciones con las partes interesadas. El hecho de que todos estén alineados y sean conscientes de sus funciones crea un esfuerzo más coordinado que, en última instancia, ayuda a construir y mantener relaciones mejores y más productivas con las partes interesadas.
5. Comprométase más eficazmente con sus interlocutores
A la hora de comprometerse con las partes interesadas, hay que tener en cuenta varios elementos importantes:
- ¿Qué necesitan oír las partes interesadas de su organización? Adapte sus mensajes a sus intereses y preocupaciones específicos.
- ¿Necesitan todas las partes interesadas los mismos mensajes? Los distintos grupos suelen necesitar información diferente en función de sus prioridades.
- ¿Con qué frecuencia hablará con las partes interesadas? La frecuencia debe ajustarse a sus necesidades y al calendario del proyecto.
- ¿Cómo se relacionará con ellos? Considere canales como folletos, ayuntamientos, correos electrónicos, redes sociales o reuniones.
Una parte clave de la participación efectiva es seleccionarel nivel adecuado de participación para cada grupo de interesados. El Espectro de la Participación Pública, desarrollado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2), identifica cinco niveles de participación para orientarle:
- Informar: Compartir información equilibrada y objetiva.
- Consultar: Obtener opiniones y comprender los puntos de vista de las partes interesadas.
- Implicar: Trabajar directamente con las partes interesadas durante todo el proceso.
- Colaborar: Asóciate con las partes interesadas para desarrollar soluciones.
- Capacitar: Dar a las partes interesadas poder de decisión.
Utilizar este marco le ayudará a adaptar su enfoque y a conectar con las partes interesadas de la forma que más les interese.
Una vez iniciado el compromiso, sus conversaciones pueden incluir:
- Comunicar mensajes clave que reflejen las perspectivas y preocupaciones de las partes interesadas.
- Proporcionar información actualizada sobre el proyecto o explicar por qué puede no haberla.
- Responder rápidamente a las preguntas y preocupaciones
- Gestión proactiva de los problemas actuales o potenciales
Comprometer a las partes interesadas puede resultar a veces abrumador, pero genera confianza y fortalece las relaciones cuando se hace de forma respetuosa, intencionada y coherente. Esta base anima a las partes interesadas a plantear abiertamente sus preguntas y preocupaciones.
Si quieres consejos para mejorar la forma de relacionarte con tus interlocutores, consulta nuestro blog →.
6. Supervise a sus interlocutores
El seguimiento de las partes interesadas es una parte continua y esencial de la gestión eficaz de las relaciones con ellas. Dado que las situaciones y las opiniones pueden cambiar rápidamente, mantenerse al día le ayuda a responder con prontitud y a ajustar sus estrategias según sea necesario.
Al hacer el seguimiento, plantéate preguntas como
- ¿Han cambiado las opiniones de los interesados, por ejemplo, de apoyar su proyecto a oponerse a él?
- ¿Están surgiendo nuevas partes interesadas que no se habían identificado inicialmente?
- ¿Ha cambiado alguna de las partes interesadas de categoría en función de su interés o influencia en los cambios?
Recuerde que algunas partes interesadas pueden empezar con poco compromiso, pero implicarse más con el tiempo. Hacer un seguimiento de la situación de cada parte interesada le permitirá asignar sus recursos y construir, preservar o fortalecer las relaciones cuando más importen.
La supervisión periódica le garantiza una actitud proactiva, la reducción de riesgos y el mantenimiento de conexiones positivas a lo largo de todo el proyecto.
Para obtener consejos sobre el seguimiento eficaz de la participación de las partes interesadas, visite nuestro blog →
7. Informe sobre la información de las partes interesadas
A lo largo de su viaje de gestión de las relaciones con las partes interesadas, recopilará una amplia gama de información valiosa, como:
- Datos de contacto de las partes interesadas
- Registros de comunicaciones e interacciones
- Cuestiones y preocupaciones de las partes interesadas
- Mapas que destacan las zonas de interés o los lugares de compromiso
- Notas y observaciones sobre las partes interesadas
- Compromisos o promesas hechos a las partes interesadas
- Tareas asignadas
Mantener esta información bien organizada y fácilmente accesible es crucial, ya que a menudo necesitará generar informes, ya sea para cumplir requisitos normativos, poner al día a los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas, o asegurarse de que su equipo se mantiene alineado.
La elaboración de informes claros y perspicaces ayuda a aumentar la transparencia y ofrece una visión global de los esfuerzos de implicación de las partes interesadas. De este modo, se mejora la toma de decisiones y se profundiza en la comprensión de las perspectivas de las partes interesadas y el progreso general de las actividades de implicación.
¿Cómo puede utilizarse la escucha activa para establecer mejores relaciones con las partes interesadas?
La escucha activa es una poderosa habilidad que puede mejorar significativamente la forma de construir y mantener relaciones con las partes interesadas. A diferencia de escuchar simplemente las palabras, la escucha activa se centra por completo en el orador, en comprender su mensaje, en responder con reflexión y en recordar lo que se ha dicho. He aquí cómo ayuda a mejorar las relaciones con las partes interesadas:
Genera confianza y respeto
Cuando las partes interesadas se sienten realmente escuchadas, es más probable que confíen en usted y respeten su organización. La escucha activa demuestra que valoras sus opiniones, preocupaciones y comentarios, lo que refuerza los cimientos de tu relación.
Aclara necesidades y expectativas
Escuchando atentamente y haciendo preguntas aclaratorias, puede entender lo que las partes interesadas realmente necesitan o esperan de su proyecto u organización. Esto reduce los errores de comunicación y te ayuda a adaptar tu enfoque de compromiso a sus prioridades.
Detección precoz de los problemas subyacentes
Las partes interesadas pueden comunicar sus preocupaciones indirectamente o insinuar problemas. La escucha activa ayuda a captar pistas sutiles, tonos, dudas o incoherencias que pueden revelar problemas ocultos antes de que se agraven.
Mejora la colaboración y la resolución de problemas
La escucha comprometida fomenta el diálogo abierto y el respeto mutuo, animando a las partes interesadas a compartir ideas y colaborar más abiertamente. Esto puede conducir a mejores soluciones que tengan en cuenta diversas perspectivas.
Demuestra compromiso y responsabilidad
Escuchar atentamente y hacer un seguimiento de las preocupaciones de las partes interesadas demuestra su compromiso con la satisfacción de sus necesidades, la mejora de la rendición de cuentas y el fomento de la participación continua.
Consejos para practicar la escucha activa con las partes interesadas:
- Mantén el contacto visual y utiliza un lenguaje corporal que muestre tu interés.
- Evitar interrumpir a los interlocutores
- Parafrasea o resume lo que has oído para confirmar que lo has entendido.
- Formule preguntas abiertas para fomentar un debate más profundo
- Proporcionar respuestas reflexivas y oportunas y hacer un seguimiento de los puntos clave.
- Al hacer de la escucha activa una parte esencial de su estrategia de implicación de las partes interesadas, construirá relaciones más sólidas y de mayor confianza que favorezcan el éxito del proyecto y la colaboración a largo plazo.
¿Cómo pueden ayudar las técnicas de influencia a mejorarlas relaciones con las partes interesadas?
Las técnicas de influencia son herramientas esenciales para construir y alimentar relaciones sólidas con las partes interesadas. Te ayudan a obtener apoyo, resolver conflictos y fomentar la colaboración animando a las partes interesadas a comprender tu punto de vista y alinearse con tus objetivos, todo ello manteniendo la confianza y el respeto.
Un aspecto clave para influir es generar credibilidad y confianza mediante una comunicación coherente y honesta y demostrando experiencia. Cuando las partes interesadas confían en ti, están naturalmente más abiertas a tus ideas y más dispuestas a colaborar. Otro paso fundamental es comprender lo que motiva a las partes interesadas, sus valores, necesidades y preocupaciones. Esto le permitirá adaptar sus mensajes de forma que tengan una resonancia significativa para ellos.
Influir también implica promover soluciones beneficiosas para todos. En lugar de intentar "ganar" a costa de los demás, hay que centrarse en los beneficios mutuos, lo que ayuda a crear relaciones positivas y sostenibles en el tiempo. Gestionar la resistencia es otra habilidad fundamental; cuando las partes interesadas se oponen, los influyentes eficaces responden con empatía, reformulando los mensajes y alineando los resultados con los intereses de las partes interesadas para reducir la oposición.
Una comunicación sólida es la clave de la influencia. Mediante la narración de historias, la presentación de datos convincentes o la apelación a valores compartidos, se atrae a las partes interesadas emocional e intelectualmente, lo que ayuda a crear una conexión más profunda con el proyecto.
Técnicas como la escucha activa, la reciprocidad, la prueba social, el encuadre y la negociación contribuyen a este proceso, permitiéndole fomentar la colaboración y avanzar hacia sus objetivos con un apoyo más amplio y menos fricciones.
¿Cómo mantiene organizada toda la información sobre la gestión de las relaciones con las partes interesadas?
Aunque las hojas de cálculo o una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) pueden parecer prácticas para gestionar los datos de las partes interesadas, a menudo se quedan cortas a la hora de respaldar la creación de relaciones a largo plazo centradas en el futuro. Estas herramientas pueden resultar difíciles de manejar a medida que crece la base de partes interesadas y se hacen más complejos los esfuerzos de implicación.
Para construir relaciones sólidas y duraderas con las partes interesadas, se necesita un proceso repetible y escalable que incluya una base de datos centralizada y colaborativa de toda la información sobre las partes interesadas. Aquí es donde el software especializado diseñado explícitamente para la gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM ) adquiere un valor incalculable.
El software SRM está diseñado para gestionar las necesidades específicas de las partes interesadas. Permite recopilar, organizar y acceder fácilmente a los datos de contacto, el historial de comunicaciones, los datos de participación, los compromisos y mucho más, todo en un mismo lugar. El uso de la herramienta SRM adecuada ayuda a su equipo a mantenerse coordinado, mejora la transparencia y le permite responder rápidamente a los cambios o problemas emergentes. Invertir en una solución SRM dedicada hace que la gestión de las complejas relaciones con las partes interesadas sea más manejable y aumenta sus posibilidades de éxito a largo plazo.
Para entender cómo el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas puede mejorar la confianza y las relaciones con las partes interesadas, echa un vistazo a nuestro blog →.
Puntos clave de la estrategia de gestión de las relaciones con las partes interesadas
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Próximos pasos: consejos de expertos para interactuar con las partes interesadas
Ahora que hemos cubierto las partes de la estrategia de gestión de las relaciones con los grupos de interés, es hora de centrarse más. Buscará más recursos que le ayuden a lo largo desuviaje de gestión de las relaciones con las partes interesadas. Kim Hyshka, de Dialogue Partners, un socio de confianza de Jambo, colaboró con nosotros para crear información sobre sus cuatro consejos principales para lograr la participación.
