No se puede negar que la gestión de un programa (o programas) de participación de las partes interesadas puede ser una tarea abrumadora. Si estás tratando de hacer que el proceso sea más colaborativo, eficiente y escalable, entonces el software de gestión de relaciones con las partes interesadas (SRM) es una herramienta increíblemente valiosa.
Un SRM de calidad conecta toda la información sobre la implicación de los grupos de interés en una sola plataforma, simplificando y agilizando el modo en que usted y su equipo gestionan sus proyectos o programas de implicación de los grupos de interés (¿no está seguro de qué es un SRM? Consulte nuestra completa guía sobre SRM).
Sin embargo, no todos los SRM están diseñados o soportados de la misma manera. El software que funciona para una organización puede no ser la opción adecuada para otra, por lo que debe tomarse el tiempo necesario para revisar y seleccionar el mejor software de gestión de las relaciones con los grupos de interés para su organización.
A continuación hemos recopilado una lista de cuatro consejos para elegir el software SRM:
Consejo 1: Elija un software diseñado para la gestión de las partes interesadas y su participación
Para simplificar el proceso de participación de las partes interesadas, debe buscar un SRM diseñado específicamente para gestionar a las partes interesadas y su participación. (Es un error fácil de cometer, pero un SRM es diferente de un CRM, que está hecho para gestionar clientes y ventas .)
Un SRM creado con flujos de trabajo centrados en las partes interesadas y diseñados específicamente para gestionar la información y los esfuerzos de participación de las partes interesadas es la mejor opción para ayudarle a alcanzar sus objetivos.
En qué fijarse:
- Centrado en las partes interesadas: Busque un software que le ayude a registrar las comunicaciones con las partes interesadas de forma que le permita comprender claramente la información esencial sobre sus partes interesadas y las comunicaciones que ha mantenido con ellas. Un SRM de calidad le permitirá registrar las comunicaciones por nombre y organización de las partes interesadas, ya que algunas de ellas pueden estar asociadas a varias organizaciones, como comunidades, gobiernos, empresas o asociaciones.
El SRM debe ofrecer un espacio sencillo para registrar la siguiente información sobre las partes interesadas:
- Perfiles de contacto de las partes interesadas
- Comunicación con las partes interesadas
- Cuestiones de las partes interesadas
- Compromisos de las partes interesadas
- Cuadro de mando: El panel de control debe ofrecer análisis útiles y estar organizado para garantizar que usted y su equipo puedan ver rápidamente las métricas que ilustran las perspectivas importantes del proyecto, como los perfiles de riesgo para los problemas de las partes interesadas o las principales tácticas de comunicación que se utilizan para ponerse en contacto con las partes interesadas.
- Informes: Busque un SRM que pueda ejecutar una variedad de informes. La información obtenida a través de los informes es esencial para la gestión eficaz de la información sobre las partes interesadas. Es necesario poder elaborar informes sobre las partes interesadas, los problemas, los compromisos, el historial de participación y mucho más. Además, si alguna vez necesita producir un informe que ilustre todo el historial de compromiso que se produjo, asegúrese de que su SRM pueda manejar este tipo de informe en un formato que sea fácil de entender.
- Trazabilidad: Elija un software que muestre los vínculos entre comunicaciones, asuntos, compromisos y tareas. Esta capacidad le ayudará a comprender mejor a las partes interesadas y sus proyectos. Un SRM de calidad puede ayudar con la trazabilidad del proyecto al permitirle mostrar fácilmente los pasos que dio su equipo para intentar resolver un problema de las partes interesadas. Para obtener más información sobre la importancia de la trazabilidad y la participación de las partes interesadas, consulte nuestro blog.
Consejo 2: Elige un software que facilite la colaboración
Mantener al equipo al día es fundamental para el éxito de un programa de participación de las partes interesadas.
Un software SRM fácil de usar y diseñado pensando en la colaboración facilitará la comprensión de con quién está hablando su equipo, cómo se han relacionado y qué se ha dicho o prometido sin tener que enviar un correo electrónico para averiguarlo.
¿En qué hay que fijarse?
- Software basado en la nube: Un SRM eficaz debe estar basado en la nube para que pueda accederse a él en cualquier lugar del mundo con acceso a Internet. La información se almacena en un sistema seguro y centralizado en la "nube", de modo que las actualizaciones pueden realizarse a través de dispositivos móviles y los cambios son prácticamente instantáneos, de modo que ni tú ni tu equipo tenéis que esperar a estar en la oficina para registrar una comunicación y los que están en la oficina pueden ver las actualizaciones en tiempo real.
- Tareas: Busque un SRM que le permita asignar tareas a su equipo para ayudar a mantener a todos en la misma página. Además, busca un SRM que te permita ver cuándo se completan las tareas para mejorar la transparencia y la responsabilidad del equipo.
- Facilidad de uso: Elija un SRM creado pensando en el usuario final. ¿Parece fácil de usar y aprender? ¿Le facilitará el trabajo? Si el software es torpe o complejo, los índices de adopción serán bajos y, en última instancia, el software fracasará.
Consejo 3: Elija un software orientado al futuro que valore las aportaciones de los usuarios
El SRM adecuado debería estar preparado para satisfacer la mayoría de las necesidades de su organización. Es posible que tenga algunas necesidades específicas que no estén resueltas actualmente con un software (recuerde que ningún software va a ser absolutamente perfecto). Algo a tener en cuenta al elegir un proveedor de SRM es averiguar si el software es escalable para crecer con usted y si el proveedor está actualizando activamente la oferta de software actual.
¿En qué hay que fijarse?
¿Explica el proveedor de SRM (en el sitio web o durante la demostración) cómo ayuda su software a satisfacer las necesidades o retos de su sector? ¿Parece innovador y abierto a tus comentarios sobre actualizaciones o desarrollo de funciones?
- Escalabilidad: ¿Podrá el software gestionar el número de usuarios a los que necesita tener acceso? ¿Puede aumentar el número de usuarios o proyectos durante el periodo de suscripción? Asegúrese de que el SRM puede crecer a medida que usted lo hace.
- Actualizaciones: Algunos SRM nunca cambian ni se actualizan. La participación de los grupos de interés es un sector en crecimiento y evolución, por lo que debe averiguar si su proveedor de SRM actualiza continuamente su software con nuevas funciones que se ajusten a las crecientes expectativas de participación. Pregunte con qué frecuencia planean lanzar nuevas versiones para que pueda establecer sus expectativas en consecuencia.
- Hoja de ruta del producto: ¿Existe una visión de futuro para el producto? ¿Pueden los usuarios presentar ideas para nuevas funciones?
Consejo 4: Seleccione un software que le ayude a limitar los riesgos
En la participación de las partes interesadas, existen riesgos inevitables que pueden afectar al éxito del proyecto y de la organización.
Riesgo 1
- Gestión de la información: Existe el riesgo de perder datos cuando el personal no dispone de un sistema central de almacenamiento o si abandona el proyecto o la organización. Los datos almacenados en distintos lugares, como ordenadores personales, USB, cuadernos o correos electrónicos, provocan lagunas y registros incoherentes.
En qué fijarse:
- Un SRM basado en la nube para que todos sus datos se guarden en una ubicación accesible y en la que se puedan realizar búsquedas. Pregunta al proveedor de SRM si seguirás teniendo acceso a los datos de un usuario aunque se elimine su cuenta de usuario.
Riesgo 2
- Gestión de la información confidencial de las partes interesadas: Los proyectos de consulta y participación de las partes interesadas suelen incluir información personal confidencial o datos sensibles del proyecto.
En qué fijarse:
- Un proveedor de SRM que utilice las mejores prácticas de seguridad, lo que incluye elementos como el cifrado de datos, cortafuegos y opciones como 2FA (autenticación de dos factores) o SSO (inicio de sesión único), etc. Además, busca un SRM que tenga permisos basados en el usuario. Esta función te permite añadir distintos niveles de acceso para diferentes usuarios, de modo que puedas restringir determinados datos.
Riesgo 3
- Ilustración de la participación: ¿Puede extraer fácilmente sus datos para ilustrar el historial de compromiso y consulta con una o varias partes interesadas a lo largo de un período prolongado? Si no puede hacerlo, puede tener problemas más adelante.
En qué fijarse:
- Un SRM con amplias funciones de elaboración de informes. Pide al proveedor de SRM que te muestre cómo sería un informe de este tipo. ¿Es fácil de entender?
Riesgo 4
- Olvidar los compromisos con las partes interesadas: El incumplimiento de un solo compromiso puede agravar rápidamente la situación y provocar reacciones negativas y la pérdida de la confianza de las partes interesadas y de relaciones esenciales.
En qué fijarse:
- Un SRM con un módulo dedicado a la gestión de compromisos que le permite supervisar los compromisos hasta su cumplimiento y proporcionar resúmenes que le ofrecen información como cuántos compromisos tiene por tipo, estado, parte interesada, o incluso importes financieros, etc.
Riesgo 5
- Ser propietario de sus datos: Sus datos son un activo, tanto para su organización como para el éxito de su proyecto y sus relaciones con las partes interesadas. Cuando finalice su proyecto o programa de participación, ¿podrá obtener una copia de sus datos?
En qué fijarse:
- Un proveedor de SRM que le permita exportar sus datos si decide darse de baja una vez finalizado el periodo de suscripción.
Próximos pasos
Habla con tu equipo y recaba sus opiniones sobre lo que les gustaría ver en un software SRM. Discuta cómo un SRM puede ayudar a facilitar su trabajo y qué puntos débiles en los esfuerzos actuales de gestión de la participación de las partes interesadas podrían aliviarse con un software.
Haga una lista de todo lo que debe tener y lo que le gustaría tener e investigue las opciones de software SRM.
Siempre sugerimos que se registre para una demostración para ver el SRM que está evaluando en acción, ya que esta es la forma más fácil de visualizar su uso dentro de su organización.
Siempre puede ponerse en contacto directamente con los proveedores de SRM para plantearles sus preguntas, preocupaciones y retos: estarán encantados de hablar con usted y ayudarle a elaborar su lista de comprobación para la evaluación del software.
Ii no está seguro de por dónde empezar, descargue nuestra completa lista de comprobación para comprar software SRM haciendo clic en la siguiente imagen. Es la lista definitiva de preguntas para que le ayudarán a elegir el mejor software de gestión de las relaciones con los grupos de interés para su organización.
¿Tiene preguntas? El equipo de Jambo está aquí para ayudarle.