Tanto si su organización está implantando nuevas tecnologías como si está cambiando sus objetivos organizativos, la gestión del cambio puede ser un proceso complicado con muchas fases diferentes.
Cuando se trata de las partes interesadas, la forma en que perciben el proceso de gestión del cambio puede variar. Si no se abordan los problemas de la gestión del cambio con un compromiso claro y transparente, la situación puede descontrolarse rápidamente debido a rumores y suposiciones que socavan la confianza y erosionan importantes relaciones con las partes interesadas.
En el blog de hoy, vamos a compartir cómo incluir la participación de las partes interesadas en su proyecto de gestión del cambio y cómo nuestro software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM), Jambo, puede ayudarle a gestionar el proceso de gestión del cambio de forma más eficiente y eficaz.
¿Qué es la gestión del cambio?
¿Por qué es importante la participación de las partes interesadas para effectiva dea gestión del cambio?
¿Cómo se gestionan las relaciones con las partes interesadas durante el cambio?
5 pasos críticos a tener en cuenta para las partes interesadas durante el cambio
Cómo ayuda el software Jambo Stakeholder Relationship Management
¿Qué hay de otras herramientas de gestión del cambio?
Saluda a Jambo
La gestión del cambio es una disciplina que proporciona marcos y métodos para gestionar cómo una organización transforma sus procesos, herramientas o estructuras. El objetivo principal es garantizar que los cambios se lleven a cabo sin problemas y con éxito, con la mínima resistencia y el máximo compromiso por parte de las personas afectadas. Esto suele incluir una planificación clara, una comunicación sólida, la participación de los directivos y un apoyo continuo para ayudar a las personas a pasar de su forma de trabajar actual a la nueva.
Las partes interesadas en el proyecto de gestión del cambio son todas las personas afectadas por el cambio:
Con un compromiso reflexivo y oportuno y un enfoque estructurado, puede obtener el apoyo y la comprensión de todas las partes interesadas, lo que es fundamental para el éxito de su proyecto de gestión del cambio. Sin embargo, el cambio no siempre es cómodo ni bien recibido, y es inevitable que algunas partes interesadas se resistan al proceso de gestión del cambio.
Para conocer las 3 razones por las que las relaciones con los grupos de interés son clave para el éxito de su organización, consulte nuestro blog.
El modelo ADKAR es una poderosa herramienta para impulsar la gestión del cambio con éxito, centrándose en los viajes individuales a través del cambio. En Jambo, creemos que la gestión de las relaciones con las partes interesadas en cada etapa del ADKAR (concienciación, deseo, conocimiento, capacidad y refuerzo ) garantiza transiciones más fluidas y un mayor apoyo a los proyectos.
Al comunicar claramente las razones para el cambio, motivar la aceptación, proporcionar la información correcta, dotar a las partes interesadas de las habilidades necesarias y reforzar el progreso, su equipo puede construir una confianza duradera y mantener las iniciativas de cambio en el buen camino. Con Jambo, puede gestionar sin problemas estos pasos críticos, haciendo que cada etapa del cambio sea más eficaz y centrada en las partes interesadas.
¿A quién afectarán los cambios?
Habrá que tener en cuenta a las partes interesadas internas y externas, así que intenta hacer una lluvia de ideas con todas las personas que podrían verse afectadas por estos cambios.
Utilizando a partes interesadas de las partes interesadasclasifica a las partes interesadas por el nivel de interés e influencia que tienen en el contexto de tu proyecto y su éxito.
¿Eres nuevo en el mapeo de partes interesadas? Echa un vistazo a nuestro blog sobre cómo hacer un ejercicio de mapeo de las partes interesadas.
Puede utilizar esta categorización como ayuda a la hora de decidir las tácticas de participación.
Dedique algún tiempo a estudiar las mejores formas de comunicarse con sus interlocutores:
No todas las partes interesadas necesitarán el mismo nivel de comunicación (por ejemplo, un anuncio en la intranet funcionará para algunos, pero no para todos). Además, no todas las partes interesadas responderán igual a las distintas formas de comunicación.
Tómese su tiempo para decidir cómo se comunicará con cada grupo de interesados y recuerde ser flexible si necesita hacer cambios.
Decida lo que decida, las formas de comunicación utilizadas deben ser claras y fáciles de controlar.
Para que su proceso de gestión del cambio sea eficaz, debe identificar a los líderes que guiarán la gestión de los esfuerzos de implicación de las partes interesadas. Los líderes deben ser dignos de confianza, accesibles y estar bien informados.
Decida las funciones que desempeñarán los líderes y quién será responsable de la comunicación con cada grupo de interesados. Considera qué líderes serán los contactos designados durante el proceso de gestión del cambio y cómo se pondrán en contacto con ellos las partes interesadas.
Son preguntas a las que debe responder antes de empezar a comunicarse con sus interlocutores.
Identifique sus mensajes clave con antelación para garantizar una comunicación clara y coherente. Esta claridad y coherencia ayudarán a evitar confusiones por mensajes contradictorios y a garantizar que las partes interesadas dispongan desde el principio de la información vital que necesitan.
En primer lugar, hay que tener claro el objetivo que la organización pretende alcanzar con los cambios y, a continuación, definir los mensajes clave que lo expliquen a las partes interesadas de forma comprensible.
Una redacción cuidadosa es fundamental, ya que sus decisiones pueden influir en la forma en que las partes interesadas verán el proceso, así que tómese su tiempo para desarrollar un mensaje bien pensado. Cualquiera que participe en el proceso como líder debe ser consciente de los mensajes clave y de cualquier cambio en los mismos.
Las partes interesadas se sienten más capacitadas cuando se les proporciona información pertinente y honesta sobre los próximos cambios lo antes posible en el proceso.
Antes de empezar a comprometerse, debe asegurarse de tener un plan y un calendario para comunicar los cambios que se avecinan.
Asegúrese siempre de que existe un circuito de información para que las partes interesadas sepan a quién dirigirse en caso de dudas o preguntas. Si los interesados no pueden contribuir a la conversación, no estarás interactuando realmente con ellos.
Cuando las partes interesadas saben cuándo esperar las comunicaciones y a quién pueden dirigirse si tienen preguntas, se sienten incluidas, lo que disminuye la probabilidad de que recurran a la temida fábrica de rumores en busca de información.
Una vez establecido el plan, ¿cómo organizará, gestionará y controlará todas las comunicaciones y la participación de las partes interesadas?
Si no realiza un seguimiento adecuado de todas las comunicaciones con las partes interesadas, corre el riesgo de perderse lo que dicen y la oportunidad de resolver rápidamente cualquier posible problema. Esto puede repercutir negativamente en el éxito del proceso de gestión del cambio y provocar la ruptura de relaciones críticas con las partes interesadas.
Para garantizar que las partes interesadas reciben la información adecuada, en el momento oportuno y de las personas adecuadas, el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es una herramienta que puede utilizar para gestionar todas sus relaciones con las partes interesadas en un espacio único y fácil de entender.
Para saber cómo el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) puede ayudar a su organización, consulte nuestro blog.
Un SRM puede ayudar a todos los implicados en el proceso de gestión del cambio a estar al tanto de todas las comunicaciones con las partes interesadas de forma colaborativa e intencionada. Los jefes de proyecto pueden asegurarse de que se utilizan los mensajes clave, comprobar con quién se ha contactado y con quién no, así como el estado de cualquier problema de las partes interesadas. Si el objetivo es implantar el cambio con éxito, es una herramienta muy útil.
Con flujos de trabajo diseñados específicamente para gestionar la información de las partes interesadas y los esfuerzos de implicación de las mismas, nuestro SRM, Jambo, hace que gestionar y organizar la implicación de las partes interesadas durante la gestión del cambio sea sencillo y fácil: minimiza las interrupciones.
Estas son algunas de las formas en que Jambo ayuda:
Cuando se trata de la gestión del cambio, no cabe duda de que habrá que asumir compromisos con las partes interesadas.
Los compromisos (que podríamos llamar promesas) requieren un seguimiento. Si tú o alguien de tu equipo olvidáis hacer un seguimiento de un compromiso con una parte interesada, la confianza que tenías con esa persona se desintegrará rápidamente, lo cual es arriesgado, ya que la confianza es fundamental durante la gestión del cambio.
Recuerde que la confianza tarda años en construirse, pero sólo segundos en destruirse.
Con el módulo de compromisos de Jambo, puede ver fácilmente todos los compromisos (actuales y pasados). También puedes buscar compromisos por contacto de las partes interesadas, lo que resulta muy útil si vas a hablar con ellas y quieres asegurarte de que estás al día de cualquier promesa que tú o tu equipo hayáis hecho.
Con Jambo, su proceso de aportaciones se simplifica y agiliza. Con toda la información sobre las comunicaciones y las partes interesadas en un sistema unificado y organizado, puedes entender lo que dice la gente para decidir mejor lo que funciona y lo que hay que cambiar.
Con toda la información en el sistema, puede ejecutar informes para comprender mejor su proyecto, lo que le permite profundizar en aspectos específicos como el número de problemas pendientes o una visión general del proyecto que se puede compartir fácilmente con la dirección y las principales partes interesadas.
Los mapas integrados de Jambo te ayudan a comprender visualmente las actividades de participación de las partes interesadas y a realizar un seguimiento de las áreas de interés. Esto es útil si hay múltiples ubicaciones geográficas involucradas en el proyecto.
El exclusivo sistema de etiquetado de Jambo le permite atribuir a las partes interesadas y a los registros de compromiso etiquetas personalizadas para realizar un mejor seguimiento e identificar tendencias en sus datos.
Las etiquetas son fundamentales cuando se desea hacer un seguimiento de partes interesadas concretas. Puedes añadir etiquetas a grupos de interés críticos para identificarlos según su importancia, preocupaciones, intereses, etc. También puedes filtrar y buscar tus etiquetas para encontrar todas las interacciones con las personas etiquetadas y elaborar informes sobre ellas.
Cuando se trata de aplicar cambios, es inevitable que surjan problemas con las partes interesadas, y hay que tratarlos con la mayor rapidez y tacto posibles.
Con el módulo de incidencias de Jambo y su cronograma de incidencias de fácil comprensión, puede supervisar cualquier incidencia actual o anterior que haya surgido y comprender su impacto y prioridad.
Esto ayuda a garantizar que nunca se deje de intentar resolver un problema. Tendrás acceso a una línea de tiempo que muestra todas las comunicaciones con las partes interesadas relacionadas con el problema, lo que es esencial cuando se trata de construir y mantener la confianza de las partes interesadas y crítico para mantener su proyecto de gestión del cambio en movimiento hacia adelante.
Las hojas de cálculo no son ideales para gestionar la participación de las partes interesadas, ya que rápidamente se vuelven demasiado desordenadas y complicadas, lo que resulta problemático cuando se trata de organizar y gestionar información esencial.
A menudo, se empieza con una hoja de cálculo, pero rápidamente se convierten en cinco o diez, o más. Con la información en varias hojas de cálculo, las referencias cruzadas complican rápidamente la revisión y la elaboración de informes sobre información vital.
Además, cuando se trabaja en un proyecto de gestión del cambio, en el que varias personas necesitan acceder a los datos para introducirlos y compartirlos, las hojas de cálculo pueden complicarse en exceso e incluso suponer un riesgo para el proyecto debido a posibles lagunas en los datos (por ejemplo, por métodos de introducción incoherentes o una mala organización).
¿Las hojas de cálculo ya no dan la talla? Consulta nuestro blog para conocer las 10 razones por las que ha llegado el momento de romper con las hojas de cálculo.
Contar con el software adecuado que le ayude a mantenerse organizado es crucial para el éxito de su organización.
Aunque existen algunas similitudes con los SRM, los CRM están diseñados para gestionar clientes y ventas, no partes interesadas. Esto significa que los flujos de trabajo y la nomenclatura son diferentes, lo que puede resultar confuso y costoso, además de afectar en gran medida a la eficacia de la herramienta. Por el contrario, los SRM están diseñados para las partes interesadas con flujos de trabajo para apoyar su compromiso.
¿Quiere saber más sobre la diferencia entre SRM y CRM? Consulte nuestro blog.
Principales conclusiones
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Jambo es la forma más rápida y sencilla para que las organizaciones y los departamentos gubernamentales gestionen la información de sus grupos de interés, las comunicaciones con ellos y sus proyectos de participación.
En estos tiempos de cambio, los proyectos de gestión del cambio son cada vez más populares en todos los sectores. Jambo ayuda a los responsables de proyectos de gestión del cambio a resolver muchos de los retos específicos a los que se enfrentan.
Para obtener más información sobre Jambo y cómo puede simplificar la participación de las partes interesadas de su organización, reserve una llamada de 15 minutos con un experto de Jambo.