Cómo Jambo puede ayudarle a resolver 4 problemas comunes de gestión de datos

Cómo nuestro software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) puede ayudarle a sacar el máximo partido de sus datos superando 4 problemas habituales de gestión de datos

Cuatro problemas habituales en la gestión de datos de las partes interesadas

1. Dificultad para que sus equipos colaboren en sus datos de forma eficiente
2. Los errores en la introducción de datos por parte del contratista/equipo ensucian los datos
3. Dificultad para dar sentido a los datos y obtener información clave.
4. Es difícil saber cuándo se han actualizado los datos (y quién lo ha hecho).

En el blog de hoy, hablaremos brevemente de cada problema y compartiremos cómo Jambo puede ayudarle a usted y a sus equipos a resolver estos cuatro problemas de datos comunes para mejorar las prácticas de gestión de las partes interesadas.

Problema 1: sus equipos tienen dificultades para colaborar eficazmente en sus datos

En la participación de las partes interesadas, a menudo se trabaja con un equipo (o varios equipos) que puede incluir contratistas y miembros del equipo que trabajan a distancia, por lo que una colaboración eficaz es clave para el éxito del proyecto.

El problema: cuando los equipos no pueden coordinar sus actividades de implicación de las partes interesadas y compartir fácilmente sus progresos y actualizaciones en un único software, no pueden colaborar plenamente.

Esto crea una desconexión, por lo que no todo el mundo está en la misma página. Esto dificulta la comprensión del progreso del proyecto de las partes interesadas y la toma de decisiones sobre los próximos pasos. Esto también puede aumentar los riesgos de perder actualizaciones importantes, especialmente en torno a los problemas de las partes interesadas y los plazos de compromiso.

Cómo ayuda Jambo:

• Basado en la nube - Como software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) basado en la nube, Jambo garantiza que sus equipos tendrán acceso al software desde cualquier lugar en el que estén trabajando (siempre que tengan conexión a Internet). Esto proporciona a todos un acceso actualizado a los datos y una visión de los progresos realizados por el equipo.
• Mayores tasas de adopción - En comparación con los sistemas manuales (como hojas de cálculo) y algunas opciones SRM de la competencia, Jambo mejora las tasas de adopción de los usuarios, lo cual es vital para la colaboración. Con todo su equipo utilizando Jambo, puede asegurarse de que todos sus datos se registran en el sistema, por lo que es accesible para que todos lo utilicen y aprendan de él.
• Obtenga información del equipo rápidamente - Con Jambo, sabe que todo su equipo tiene acceso a todos sus datos registrados dentro de una única plataforma, por lo que todos pueden entender con quién está hablando su equipo, cómo se han involucrado y lo que se ha dicho o prometido, todo ello sin enviar correos electrónicos innecesarios u otras comprobaciones.
• Gestión de tareas: la función de gestión de tareas de Jambo le permite asignar y supervisar las tareas del equipo dentro del software, para que todos sepan de qué son responsables y si las tareas se han completado. De esta forma, todo el mundo es responsable y está en la misma página.

¿Quiere conocer 4 formas en las que Jambo le facilita la gestión de las partes interesadas? Consulte nuestro blog.

Problema 2: los errores de introducción de datos de su equipo ensucian los datos

Con varios miembros del equipo recopilando e introduciendo los datos de las partes interesadas, las prácticas de introducción de datos deben ser coherentes y precisas.

El problema: los procesos de introducción de datos poco claros, combinados con errores humanos, pueden dar lugar a diversos problemas, como entradas incorrectas, incompletas, duplicados, errores ortográficos y otros. Desgraciadamente, sin un acceso fiable a datos precisos, actualizados y organizados, su capacidad de utilizarlos para tomar decisiones acertadas y reducir los riesgos del proyecto se verá afectada.

Cómo ayuda Jambo:

• Fácil de usar - Una razón habitual de los errores en la introducción de datos es el uso de software que no es fácil de usar. Esto hace que la introducción de datos innecesarios sea frustrante para sus equipos y da lugar a datos incoherentes, incompletos o incorrectos. Afortunadamente, con los flujos de trabajo de Jambo centrados en las partes interesadas y las opciones de diseño centradas en el usuario, su equipo entenderá fácilmente cómo utilizar el sistema de forma coherente e incluso disfrutará del proceso de introducción de datos.
• Rápido de usar - Es habitual cometer errores cuando sentimos la necesidad de apresurarnos. Entendiendo que los equipos no suelen disponer de mucho tiempo extra, Jambo ha agilizado el proceso de introducción de datos haciéndolo más rápido y sencillo que nunca. Tanto si desea utilizar la función de voz a texto, registrar comunicaciones por correo electrónico en su proyecto de forma automática, registrar un nuevo registro de comunicación o buscar datos, Jambo ha sido diseñado para ayudarle a introducir y encontrar sus datos de forma rápida y sencilla.
• Proceso de implantación en 5 pasos -Las organizacionesestán ocupadas, y con la llegada de nuevas personas a los equipos, puede ser un reto conseguir que todo el mundo reciba la formación adecuada en su SRM. Cuando elige Jambo, su representante de éxito del cliente le ayudará durante todo el proceso de implementación. Desde la definición de objetivos, pasando por el asesoramiento sobre la mejor manera de configurar su(s) proyecto(s), hasta la ayuda para importar sus datos actuales y la formación práctica rápida y sencilla, se le guiará a lo largo de todo el proceso. Después, estará listo para enseñar fácilmente a los demás miembros de su equipo (y a cualquier nuevo miembro) para que todos tengan la formación y los recursos que necesitan para tener éxito. Con todo el mundo formado sobre el funcionamiento de Jambo, puede estar seguro de que todo el mundo utiliza el sistema de la misma forma, lo que se traducirá en una introducción de datos coherente.

Conozca aquíel sencillo proceso de implantación en 5 pasos de Jambo .

Problema 3: Dificultad para dar sentido a los datos y obtener información clave

Sus datos sólo son valiosos para usted si puede acceder a ellos y comprenderlos, por lo que debe asegurarse de que puede dar sentido a los datos importantes que usted y sus equipos están recopilando.

El problema: Para los equipos cuyos datos están dispersos en varios lugares (como es habitual cuando se utilizan hojas de cálculo), es casi imposible tratar de dar sentido a todos esos datos juntos, especialmente si se trata de una gran cantidad de ellos. Si no tienes todos los datos racionalizados y conectados, corres el riesgo de perder datos, actualizaciones importantes y perspectivas.

Aunque todos los datos se encuentren en un mismo lugar, si no están organizados y no tienen sentido, es posible que se pierda información y actualizaciones clave.

Cómo ayuda Jambo:

• Trazabilidad - Sus datos deben contarle la historia completa de lo que está ocurriendo en su proyecto de participación. Con Jambo, todos los datos introducidos se conectan entre sí, lo que le ayuda a comprender a sus partes interesadas y proyectos de manera más eficiente (esto se denomina trazabilidad). Por ejemplo, en los perfiles de las partes interesadas de Jambo, obtendrá una rápida visión general de las intervenciones anteriores de una parte interesada, incluidas las comunicaciones, los problemas, los compromisos y otros datos asociados a ellas, todo ello dentro de un único perfil que conecta todos sus datos. Esta trazabilidad va mucho más allá de los perfiles, ya que funciona en todo Jambo, ayudándole a encontrar y comprender sus datos, a la vez que le conduce hacia la información relacionada que podría no haber conocido previamente con las sugerencias de Jambo y la fácil navegación por la plataforma.

• Evita la pérdida de datos - No puedes dar sentido a tus datos si los has perdido. La pérdida de datos puede producirse de varias formas (por ejemplo, cuando los datos no han sido registrados correctamente por un miembro del equipo que abandona el proyecto y se lleva esta información consigo). Además, si tu equipo no registra los datos de las partes interesadas en absoluto y se limitan a almacenarlos en sus cabezas en lugar de compartirlos en la base de datos de la organización, corres el riesgo de perder actualizaciones vitales sobre esas relaciones con las partes interesadas. Con el sistema fácil de usar de Jambo, evitará la pérdida de datos, ya que todos sus equipos utilizarán el mismo SRM para registrar sus datos de forma coherente. De esta manera, siempre tendrá acceso a todos sus datos, incluso si la gente deja la organización o se traslada a un proyecto diferente. Con todos sus datos organizados y accesibles, podrá aprender de ellos y utilizarlos para obtener mejores resultados en los proyectos.

• Opciones de información - Se puede aprender mucho de los datos de las partes interesadas, pero mantenerlos organizados y comprensibles puede ser un reto. Con las opciones de generación de informes de Jambo, puede reunir sus datos en informes organizados y comprensibles en cuestión de minutos. Si desea un informe sobre todo lo que ha registrado, todos los datos registrados de un solo interesado, o un informe sobre todos los problemas actuales y anteriores del proyecto, puede crear los informes deseados más rápido que nunca. Con Jambo, puede acceder a todos sus datos actualizados y crear los informes que necesita para obtener la información vital necesaria para que su proyecto siga avanzando.

¿Quiere saber cómo pueden ayudarle los informes SRM en sus proyectos de compromiso? Consulte nuestro blog.

Problema 4: es difícil saber cuándo se han actualizado los datos (y quién lo ha hecho)

Para comprender plenamente lo que está ocurriendo en su proyecto de compromiso, necesita saberlo: 

• en qué están trabajando sus equipos
• donde están todos sus datos
• cuando se haya actualizado
• que ha realizado los últimos cambios

El problema: un software que no haya sido diseñado para la gestión de las partes interesadas no podrá organizar los datos de las relaciones con las partes interesadas de forma comprensible y eficaz. Además de los diversos problemas de gestión de las partes interesadas que surgen al utilizar el software o la plataforma incorrectos, no podrás comprender rápidamente quién actualizó los datos por última vez o si estás trabajando con las versiones más recientes de los datos, lo que supone un problema importante.

Cómo ayuda Jambo:

• Registro deauditoría - Con los registros de auditoría de datos de Jambo, puede ver quién realizó los últimos cambios. De esta forma, si hay que aclarar algo, o si algo se borra o cambia accidentalmente, sabes con quién consultarlo y puedes acceder a los registros de datos anteriores.
• Registros deseguridad avanzados: además de los registros de auditoría orientados al usuario, Jambo también dispone de registros de actividad y seguridad avanzados que rastrean los cambios en el sistema entre bastidores. Esto proporciona una mayor tranquilidad para la gestión y los equipos de TI.
• Mantiene tus datos centralizados en un único sistema - Como hemos mencionado, si la gente abandona tu proyecto, querrás mantener todos sus datos registrados y accesibles en la base de datos de tu organización. De esta forma, tú y tu equipo seguiréis teniendo acceso a sus datos y podréis mantenerlo todo actualizado y unido. Con un SRM fácil de usar, basado en la nube y centralizado como Jambo, sabes que todos los datos de tu equipo están siendo registrados en el mismo sistema, por lo que sabes que todo está disponible, seguro y actualizado.

Vea lo que Jambo puede hacer por su gestión de las partes interesadas 

Jambo es mucho más de lo que podemos contar en un breve blog, así que para comprender lo que Jambo puede ofrecer a su equipo para resolver sus problemas de datos, reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos.