Choosing the best stakeholder engagement tool can make all the difference in how effectively you connect, communicate, and collaborate with your stakeholders. Knowing which platform will truly meet your needs and help simplify your engagement process can be challenging with so many options available.
In this blog, we explore the best stakeholder engagement tool that you and your team can use to improve your efforts.
¿Qué herramientas pueden utilizarse para facilitar la participación de las partes interesadas?
Finding the right stakeholder engagement tool can streamline how you track communications, manage feedback, and build stronger relationships. In this section, we'll highlight popular stakeholder engagement tools that can help make your process more organized and effective:
1. Herramientas de comunicación
La participación eficaz de las partes interesadas depende de herramientas que agilicen la comunicación, la colaboración y el intercambio de información. La plataforma adecuada ayuda a mantener a todo el mundo, desde los miembros internos del equipo hasta los socios externos, informado, implicado y alineado a lo largo de los proyectos. Soluciones como Microsoft Teams y Slack ejemplifican este enfoque y prosperan en conversaciones rápidas y continuas. Sin embargo, la participación de las partes interesadas es algo más que comunicarse. Hay otros aspectos que estas herramientas no abordan adecuadamente.
2. Herramientas de gestión de proyectos
Herramientas como Monday, Asana y Trello ayudan a organizar tareas, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso en un solo lugar. Proporcionan a tu equipo y a las partes interesadas una visibilidad clara de lo que está ocurriendo en cada fase del proyecto. Esta transparencia ayuda a evitar confusiones y a cumplir los plazos, garantizando que los proyectos se desarrollen sin problemas y que todo el mundo se sienta conectado. Aunque las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para llevar a cabo el trabajo, la participación adecuada de las partes interesadas requiere plataformas y enfoques diseñados para establecer relaciones, fomentar la comunicación abierta e implicar de forma significativa a las partes interesadas en todo el proceso.
3. Herramientas de retroalimentación
A veces, lo que necesitas para avanzar con confianza es obtener opiniones o comentarios de las partes interesadas. Las herramientas de encuestas como SurveyMonkey y Google Forms facilitan la creación de encuestas, cuestionarios o formularios de opinión que reúnen información valiosa de todas las personas implicadas, ya formen parte de tu equipo interno o de socios y comunidades externas. Al facilitar que las partes interesadas compartan sus opiniones e ideas, estas herramientas te ayudan a tomar decisiones mejor informadas, detectar posibles problemas con antelación y establecer relaciones más sólidas y colaborativas. Sin embargo, las herramientas de feedback no ofrecen una visión completa de la participación de las partes interesadas. Como mucho, captan el sentimiento de las partes interesadas.
¿Cuál es la herramienta de participación de las partes interesadas más popular?
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM)
Aunque las herramientas de colaboración y gestión de proyectos son excelentes comunicación interna y el trabajo en proyectos, no satisfacen plenamente las necesidades únicas y continuas de la participación de las partes interesadas, especialmente en proyectos que requieren una gestión de las relaciones con matices, la gestión del cumplimiento o una amplia participación pública. El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es un software específico que ofrece una amplia gama de funciones y ventajas que pueden revolucionar la forma en que los equipos se relacionan con las partes interesadas y las gestionan.
¿Cómo ayuda la herramienta adecuada para la participación de las partes interesadas a que los equipos participen eficazmente?
Using a stakeholder engagement tool, teams can coordinate interactions, track progress, and communicate consistently with key contacts. Here are some of the ways they help:
1. Gestión centralizada de los datos de las partes interesadas
Los equipos que trabajan con las partes interesadas suelen manejar una gran cantidad de información sobre ellas, como datos de contacto, preferencias e historial de comunicación.
Una herramienta eficaz para la participación de las partes interesadas proporciona una ubicación centralizada para almacenar, organizar y gestionar estos valiosos datos. Esta centralización elimina la necesidad de disponer de hojas de cálculo dispersas o múltiples sistemas, lo que facilita el acceso y la actualización de la información de las partes interesadas.
Al tener toda la información fácilmente accesible en un solo lugar, puede obtener una visión completa de las partes interesadas, incluidas sus necesidades, intereses y preocupaciones. Esta visión consolidada permite estrategias de compromiso más específicas y personalizadas, fomentando relaciones más sólidas. Puede realizar un seguimiento de las interacciones, registrar notas importantes e historiales de comunicación, para asegurarse de que no se le escapa ningún detalle importante.
Para saber más sobre las ventajas de centralizar los datos de tus grupos de interés , consulte nuestro blog →
2. Comunicación y colaboración racionalizadas
Effective communication is the heart of successful stakeholder engagement. SRM software offers robust communication and collaboration tools to significantly enhance your team's effectiveness.
Por ejemplo, muchas plataformas SRM ofrecen integración con el correo electrónico, lo que le permite enviar y recibir mensajes directamente desde su plataforma de correo electrónico. Estos mensajes aparecen automáticamente en los registros de comunicación de las partes interesadas. Esta integración garantiza que toda la comunicación con las partes interesadas esté centralizada y sea fácilmente accesible.
Los flujos de trabajo automatizados y las funciones de gestión de tareas agilizan los procesos de su equipo y garantizan que todos estén de acuerdo. El software SRM permite asignar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso. Las actualizaciones y notificaciones en tiempo real mantienen informados a los miembros del equipo y facilitan una interacción eficaz con las partes interesadas.
3. Segmentación y orientación avanzadas de las partes interesadas
No todas las partes interesadas tienen las mismas necesidades, intereses o influencia. Para que la implicación de las partes interesadas sea eficaz, hay que segmentarlas y dirigirlas adecuadamente. El software SRM ofrece herramientas para clasificar a las partes interesadas en función de diversos criterios, como su función, ubicación o nivel de influencia.
Esta capacidad de segmentación le permite a usted y a su equipo desarrollar estrategias de compromiso a medida para los distintos grupos de interesados, alineando los mensajes, las iniciativas y las acciones de forma más eficaz. Al tratar a las partes interesadas como individuos con necesidades específicas, las organizaciones pueden establecer conexiones más sólidas y abordar sus preocupaciones con mayor eficacia.
Con el software SRM, puede crear perfiles personalizados de las partes interesadas, incluyendo atributos y preferencias relevantes, garantizando que sus esfuerzos de compromiso sean altamente específicos y relevantes.
4. Seguimiento y análisis de los problemas y preocupaciones de las partes interesadas
Understanding and addressing stakeholders ' issues and concerns is crucial for effective engagement. SRM software helps track stakeholder interactions and provides a platform to record and track the various issues raised by stakeholders and the commitments or mitigations you make in return. This lets your team stay on top of important matters and ensures they are addressed promptly and appropriately.
Al hacer un seguimiento de los problemas y preocupaciones de las partes interesadas, estará mejor preparado para abordarlos, garantizando que su equipo pueda demostrar capacidad de respuesta y compromiso proactivo. Esto demuestra a las partes interesadas que se valoran sus comentarios y opiniones, lo que aumenta la confianza y fortalece las relaciones.
Además, el software SRM como Jambo le permite categorizar y priorizar los problemas de las partes interesadas en función de su impacto y urgencia. Esto ayuda a su equipo a asignar recursos de manera eficiente y priorizar la resolución de los asuntos más críticos.
¿Cómo elegir la mejor herramienta para implicar a las partes interesadas?
En resumen, la mejor herramienta de participación de las partes interesadas es un software SRM como Jambo. Centraliza de forma segura los datos de participación de las partes interesadas, mejora la colaboración, facilita el seguimiento de las comunicaciones y ayuda a mejorar la segmentación y la orientación de las partes interesadas con la capacidad de realizar un seguimiento de los problemas y las mitigaciones de las partes interesadas. Existe una herramienta mejor para la participación de las partes interesadas. Jambo capacita a su equipo para interactuar de forma más eficaz, tomar decisiones basadas en datos y construir y alimentar estratégicamente las relaciones con las partes interesadas.
Aprovechando la potencia del software SRM, sus esfuerzos de implicación de las partes interesadas pueden alcanzar nuevas cotas, lo que se traduce en mejores resultados, una mayor satisfacción de las partes interesadas y, en última instancia, el impulso de su organización hacia el éxito a largo plazo.
Discover how stakeholder engagement software can improve stakeholder engagement →
