La gestión de proyectos o iniciativas complejos exige prestar mucha atención a las relaciones y las voces de las partes interesadas que pueden dar forma a los resultados. El proceso de participación de las partes interesadas, cuando se aplica estratégicamente, refuerza las conexiones entre las organizaciones y las partes interesadas. Ayuda a fomentar la colaboración, equilibrar las expectativas, impulsar la comunicación bidireccional y abordar los posibles retos. En este blog, definiremos el proceso de implicación de las partes interesadas, su importancia, los pasos básicos que lo guían y cómo implicarse de forma significativa con las partes interesadas. Pero antes de continuar, veamos qué queremos conseguir: un compromiso eficaz de las partes interesadas.
¿Qué es la participación efectiva de las partes interesadas?
La implicación efectiva de las partes interesadas es el proceso intencionado y continuo de construir relaciones sólidas y de confianza con las distintas partes interesadas de una organización. Requiere mantenerlos informados a lo largo de los proyectos, comprender sus puntos débiles y expectativas, y crear oportunidades significativas de colaboración.
Cuando las partes interesadas se sienten comprometidas, es más probable que lo hagan:
- Proyectos de apoyo
- Aportar perspectivas y puntos de vista únicos
- Ayudar a las empresas a cumplir los requisitos normativos
- Hablar positivamente de una organización
La implicación efectiva de las partes interesadas puede lograrse y mantenerse mediante la aplicación del proceso de implicación de las partes interesadas.
¿En qué consiste el proceso de participación de las partes interesadas?
El proceso de implicación de las partes interesadas es una serie de pasos que las organizaciones dan para identificar a sus partes interesadas, desarrollar métodos de comunicación eficaces y priorizar la participación de individuos y grupos interesados, afectados o con algún nivel de influencia sobre su negocio o proyecto.
¿Por qué es importante el proceso de participación de las partes interesadas?
El proceso de participación de las partes interesadas es esencial para que las organizaciones generen confianza, fomenten la colaboración y obtengan diversas perspectivas de las partes interesadas pertinentes para ayudar a dar forma a resultados satisfactorios. El compromiso con las partes interesadas es fundamental para el éxito de los proyectos e iniciativas, ya que garantiza que se comprendan y aborden adecuadamente las necesidades, preocupaciones e intereses de los implicados. Las organizaciones deben pasar por el proceso de implicación de las partes interesadas para diseñar las mejores estrategias de comunicación y trabajar con éxito con ellas.
¿Cuáles son los pasos del proceso de participación de las partes interesadas?
El proceso de participación de las partes interesadas constade cinco pasos básicos fundamentales. Aunque se denomine proceso, el compromiso de las partes interesadas es un diálogo continuo que fomenta el respeto mutuo, la transparencia y la colaboración entre las organizaciones y sus partes interesadas. Estos son los pasos del proceso de implicación de las partes interesadas:
- Identificar a las partes interesadas: El primer paso consiste en identificar a las personas, grupos u organizaciones que puedan verse afectados por el proyecto, tengan un interés en él o puedan influir en sus resultados. Esto incluye identificar a las partes interesadas internas (por ejemplo, empleados, directivos, accionistas) y externas (por ejemplo, comunidades locales e indígenas, funcionarios gubernamentales, organismos reguladores). La mejor manera de identificar a las partes interesadas es mediante una lluvia de ideas, revisando los organigramas y haciendo una lista de todas las personas conectadas geográficamente que tengan influencia o interés. Elaborar una lista exhaustiva es crucial para garantizar que no se pasa por alto a ninguna parte clave.
- Analizar, mapear y priorizar a las partes interesadas: Una vez identificadas las partes interesadas, es hora de analizarlas y clasificarlas. Esto implica evaluar sus niveles de interés y preocupaciones, su nivel de influencia y cómo puede afectarles el proyecto. Gracias a este análisis, comprenderá mejor las necesidades, expectativas e impacto de cada grupo. Para saber más sobre el análisis de las partes interesadas, lea nuestro blog →
Una herramienta como la matriz de poder e interés de Mendelow ayuda a clasificar y visualizar los niveles de interés e influencia de las partes interesadas. Al clasificar a las partes interesadas por categorías, puedes establecer prioridades entre los grupos de partes interesadas clave y concentrar tus esfuerzos y recursos de participación donde tengan un impacto más significativo en tu proyecto.
- Elabore un plan de participación de las partes interesadas: El siguiente paso es crear un plan de participación de las partes interesadas. En él se describen los plazos y las tácticas de comunicación. Más concretamente, detalla sus objetivos de participación, mensajes clave y metas, y asigna responsabilidades dentro de los equipos. Un plan claro proporciona una hoja de ruta para la participación proactiva de las partes interesadas, garantizando la coherencia y la responsabilidad.
Para más detalles sobre la creación de un plan de participación de las partes interesadas, consulte nuestro blog →
- Comprometerse y comunicar: El compromiso efectivo con las partes interesadas requiere un enfoque bidireccional, que les permita sentirse escuchadas y fomentar la confianza. Requiere una comunicación regular, abierta y transparente, que garantice que la información fluye hacia las partes interesadas y que se pueden recibir comentarios. El compromiso con las partes interesadas no es una actividad aislada, sino que implica una comunicación y actualización constantes a medida que avanzan los proyectos. Las organizaciones suelen compartir informes de compromiso o mantener conversaciones activas, que son esenciales para un compromiso eficaz.
- Supervisar, informar y evaluar: Después de implicar y comunicar activamente, la mejor práctica consiste en revisar y evaluar continuamente las actividades de implicación de las partes interesadas. Para ello se pueden utilizar indicadores clave de rendimiento, encuestas de opinión o evaluaciones independientes. La información recopilada le permite medir el éxito de su compromiso, abordar las deficiencias y proporcionar una buena métrica para perfeccionar su enfoque y obtener mejores resultados en el futuro.
¿Cómo pueden participar las partes interesadas en el proceso de planificación estratégica?
Existen varias formas de implicar a las partes interesadas en el proceso de planificación estratégica, y se empieza por identificar a todas las partes interesadas relevantes (priorizando los esfuerzos de implicación en función de sus intereses e influencia). Esto le ayudará a determinar qué partes interesadas cree que tendrán mayor repercusión en el éxito de su proyecto y a quién debe dar prioridad. Una vez determinadas, a continuación se indican un par de formas de implicar a las partes interesadas en su proceso de planificación estratégica:
- Recopilar información con antelación: Cuando se emprenden proyectos para conocer las necesidades, preocupaciones y expectativas de las partes interesadas, lo mejor es recabar información antes. Hay muchas formas de recabar información: encuestas, comentarios, asambleas municipales y grupos de discusión.
- Facilite la participación inclusiva: A lo largo de su proyecto, puede invitar a las partes interesadas a participar en etapas clave, como talleres de establecimiento de prioridades y sesiones de planificación. Esto puede hacerse en varios formatos en persona, virtualmente o escribiéndoles para llegar a todas las partes interesadas, asegurándose de que la comunicación sea accesible y culturalmente apropiada.
- Mantenga una comunicación bidireccional: Establezca canales de diálogo abiertos y continuos mediante actualizaciones periódicas o sesiones de feedback. Esto anima a las partes interesadas a hacer preguntas, compartir ideas y expresar sus preocupaciones.
- Incorpore las opiniones de las partes interesadas: Documenta y demuestra cómo las opiniones de las partes interesadas influyen en tus decisiones.
- Compartir avances y resultados: Informe a las partes interesadas en las fases clave, destacando su contribución al progreso del proyecto, y aclare los próximos pasos.
- Continuar el compromiso más allá de la planificación: Después de la planificación, es esencial mantener las relaciones con las partes interesadas a lo largo de la ejecución del proyecto. Para mantener a todos conectados y comprometidos con las iniciativas en curso, puedes utilizar formatos como boletines, reuniones o herramientas digitales.
Utilizar la tecnología para mejorar el proceso de participación de las partes interesadas
A la hora de seguir el proceso de implicación de los grupos de interés, la forma más eficiente y eficaz de gestionar todos sus datos de implicación de los grupos de interés es utilizar un software hecho para la implicación de los grupos de interés. Jambo se ha diseñado explícitamente para gestionar la información y las comunicaciones con las partes interesadas durante el proceso de participación, y es un apoyo eficaz en todas las fases de dicho proceso.
Le interesa saber más? Echa un vistazo a nuestra introducción de 1 minuto a Jambo →...
