Compromiso con las partes interesadas
Comprometerse con las partes interesadas se ha convertido en algo necesario para las organizaciones que pretenden llevar a cabo proyectos con éxito y lograr resultados positivos y duraderos. Aunque la expresión " implicación de las partes interesadas " pueda sonar poco familiar para la mayoría, lo más probable es que usted ya la haya practicado en su trayectoria profesional. Para quienes trabajan en la gestión de proyectos, la administración pública, el liderazgo ejecutivo, el desarrollo de políticas o la sostenibilidad, es especialmente importante comprender los principios y el valor de la participación de las partes interesadas. Equiparse con las estrategias y herramientas adecuadas puede marcar la diferencia entre un proyecto que simplemente termina (en algún momento) y uno que realmente prospera.
Este blog explorará por qué es importante involucrar a las partes interesadas y cómo hacerlo con eficacia.
¿Qué es la participación de las partes interesadas?
El compromiso de las partes interesadas es el proceso continuo de construcción y mantenimiento de relaciones positivas con personas, organizaciones y grupos afectados, interesados o influyentes en un proyecto o iniciativa.
En pocas palabras, se trata de mantener informadas a las personas adecuadas averiguando a quién le importa su proyecto, conociendo lo que les importa y asegurándose de que se les escucha. También implica conseguir que las partes interesadas participen activamente en la toma de decisiones mediante conversaciones abiertas, actualizaciones periódicas y colaboración.
¿Por qué es importante implicar a las partes interesadas?
Las partes interesadas pueden ser decisivas para el éxito o el fracaso de un proyecto; por eso hay que comunicarlas y comprometerlas de forma consciente y estratégica en las primeras fases del proyecto, para garantizar su alineación con los objetivos comunes. También son una excelente fuente de información y ayudan a las organizaciones a reducir los riesgos operativos. Se puede generar confianza, evitar conflictos y establecer y cumplir expectativas realistas si se colabora eficazmente con las partes interesadas. He aquí por qué es importante el compromiso de las partes interesadas.
¿Cuáles son las ventajas de colaborar con las partes interesadas?
- Obtenga nueva información compartiendo conocimientos y perspectivas diferentes. Las partes interesadas a menudo comparten información y puntos de vista que no estaban en su radar, y son un gran recurso para hacerse una idea de lo que está sucediendo sobre el terreno.
- Fomentar una comunicación transparente.
La relación con las partes interesadas es una calle de doble sentido. Si eres abierto, comunicativo y respondes a las peticiones, tus interlocutores te apreciarán y, con suerte, te corresponderán. - Tome decisiones mejores y más informadas.
Cuanta más información tenga, menos probable será que pase por alto factores importantes que pueda haber ignorado, y mayor será la probabilidad de que sus decisiones redunden en beneficio de todos los implicados. - Generar confianza, reducir riesgos
Un compromiso frecuente y constante hace maravillas a la hora de establecer y mantener la confianza entre usted y las partes interesadas. También le permite descubrir y abordar los riesgos con prontitud para evitar retrasos e interrupciones en el proyecto. - Capacite a las partes interesadas.
Al comprometerse con las partes interesadas, las capacita para expresar sus preocupaciones legítimas y participar activamente en la toma de decisiones. Esto es especialmente importante para los grupos marginados que históricamente no han sido tenidos en cuenta.
¿Cuál es la mejor manera de implicar a las partes interesadas?
Comunicarse con las partes interesadas puede ser difícil, pero no tiene por qué serlo. Analicemos las mejores formas de comunicarse eficazmente con las partes interesadas.
- Identifique y comprenda a sus interlocutores
Antes de relacionarse con las partes interesadas, es esencial saber quiénes son, cómo les afectará el proyecto y cuáles son sus objetivos y preocupaciones. Recomendamos realizar un análisis de las partes interesadas y crear un mapa para clasificarlas en función de su interés, influencia y nivel de impacto.
- Desarrollar un plan claro de participación de las partes interesadas
Cree un plan de compromiso estructurado que establezca sus objetivos de comunicación, mensajes clave, canales, plazos y asigne responsabilidades al equipo. Este plan debe centrarse en la comunicación bidireccional para garantizar el intercambio de información.
Profundice aquí en los cinco pasos esenciales para crear un plan de compromiso con las partes interesadas. →
- Adapte sus métodos de comunicación y compromiso
Los grupos de interesados son diversos, cada uno con sus intereses, antecedentes culturales y preferencias de comunicación. Para llegar a todos de forma eficaz, utilice diversos métodos de comunicación, como plataformas digitales, grupos de discusión, encuestas y ayuntamientos, por nombrar algunos. Abordar los temas delicados cara a cara puede ser la mejor manera de mostrar un respeto genuino, especialmente cuando se opera en territorios indígenas.
- Comprométase pronto y a menudo
No espere a que surjan problemas para ponerse en contacto. Colaborar con las partes interesadas desde el principio del proyecto permite conocer sus puntos de vista y abordar sus preocupaciones antes de que se agraven. Una comunicación frecuente y continua mantiene a las partes interesadas informadas e implicadas durante todo el proyecto.
- Documentación de las interacciones y seguimiento de los compromisos
Se recomienda registrar todas las interacciones con las partes interesadas para garantizar que se documentan las preocupaciones, se responsabiliza a los miembros del equipo y se cumplen los compromisos. El software Stakeholder Relationship Manager (SRM), como Jambo, es una plataforma excelente para registrar interacciones, comentarios y acciones. Con un SRM, las organizaciones pueden cumplir los requisitos de conformidad y elaborar informes precisos y sencillos.
- Evaluar y mejorar
La mejora continua de las estrategias de implicación mantiene sólidas las relaciones con las partes interesadas y agiliza la organización. Revise y adapte su forma de comunicarse con las partes interesadas, solicite opiniones sobre lo que funciona y lo que no, analice los resultados de la implicación y adapte su enfoque para alcanzar objetivos cambiantes.
Cómo garantizar la eficacia de su compromiso con las partes interesadas
Para garantizar una participación eficaz de las partes interesadas, su equipo debe ser capaz de realizar un seguimiento e informar sobre todas las actividades de las partes interesadas. Esto significa capturar, organizar y analizar sistemáticamente todas las interacciones, comentarios y casos de participación de las partes interesadas. Además, implica el seguimiento y la elaboración de informes sobre todas las actividades para garantizar que los equipos fomenten la transparencia de la información, reduzcan las discrepancias de datos y obtengan información valiosa.
Un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas como Jambo ofrece a los equipos una forma sencilla de centralizar todas las comunicaciones, expectativas, seguimientos y datos relacionados en un único lugar. Un SRM agiliza la colaboración y promueve una mayor transparencia dentro del equipo y con las partes interesadas al eliminar la necesidad de múltiples hojas de cálculo.
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