Comprometerse con las partes interesadas se ha convertido en algo necesario para las organizaciones que pretenden llevar a cabo proyectos con éxito y lograr resultados positivos y duraderos. Aunque la expresión " implicación de las partes interesadas " pueda sonar poco familiar para la mayoría, lo más probable es que usted ya la haya practicado en su trayectoria profesional. Para quienes trabajan en la gestión de proyectos, la administración pública, el liderazgo ejecutivo, el desarrollo de políticas o la sostenibilidad, es especialmente importante comprender los principios y el valor de la participación de las partes interesadas. Equiparse con las estrategias y herramientas adecuadas puede marcar la diferencia entre un proyecto que simplemente termina (en algún momento) y uno que realmente prospera.
Este blog explorará por qué es importante involucrar a las partes interesadas y cómo hacerlo con eficacia.
¿Qué es la participación de las partes interesadas?
El compromiso de las partes interesadas es el proceso continuo de construcción y mantenimiento de relaciones positivas con personas, organizaciones y grupos afectados, interesados o influyentes en un proyecto o iniciativa.
En pocas palabras, se trata de mantener informadas a las personas adecuadas averiguando a quién le importa su proyecto, conociendo lo que les importa y asegurándose de que se les escucha. También implica conseguir que las partes interesadas participen activamente en la toma de decisiones mediante conversaciones abiertas, actualizaciones periódicas y colaboración.
¿Por qué es importante implicar a las partes interesadas?
Las partes interesadas pueden ser decisivas para el éxito o el fracaso de un proyecto; por eso hay que comunicarlas y comprometerlas de forma consciente y estratégica en las primeras fases del proyecto, para garantizar su alineación con los objetivos comunes. También son una excelente fuente de información y ayudan a las organizaciones a reducir los riesgos operativos. Se puede generar confianza, evitar conflictos y establecer y cumplir expectativas realistas si se colabora eficazmente con las partes interesadas. He aquí por qué es importante el compromiso de las partes interesadas.
¿Cuáles son las ventajas de colaborar con las partes interesadas?
- Learn new information through knowledge sharing and different perspectives: Stakeholders often share information and views that weren't on your radar, and they are an excellent resource for getting a feel for what's happening on the ground.
- Foster transparent communication: Engaging with stakeholders is a two-way street. If you're open, communicative, and responsive to requests, your stakeholders will appreciate you and hopefully reciprocate.
- Make better, more informed decisions: The more information you have, the less likely you are to overlook important factors that you may have been unaware of, and the higher the probability that your decisions will be in the best interest of all involved.
- Build trust, reduce risk, and give a social license to operate: Frequent, consistent engagement works wonders in establishing and maintaining trust between you and your stakeholders. It also allows you to discover and address risks promptly to avoid project delays and disruptions.
- Empower stakeholders: By engaging with stakeholders, you empower them to voice legitimate concerns and actively participate in decision-making. This is especially important for marginalized groups who have not been considered historically.
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¿Cuál es la mejor manera de implicar a las partes interesadas?
Communicating with stakeholders can be challenging, but it doesn't have to be. Let's dive into the best ways to communicate effectively with your stakeholders.
1. Identify and understand your stakeholders
Antes de relacionarse con las partes interesadas, es esencial saber quiénes son, cómo les afectará el proyecto y cuáles son sus objetivos y preocupaciones. Recomendamos realizar un análisis de las partes interesadas y crear un mapa para clasificarlas en función de su interés, influencia y nivel de impacto.
2. Develop a clear stakeholder engagement plan
Create a structured engagement plan that sets your communication objectives, key messages, channels, timelines, and assigns team accountability. This plan should focus on two-way communication to ensure information is exchanged.
3. Tailor your communication and engagement methods
Stakeholder groups are diverse, each with its own interests, cultural backgrounds, and communication preferences. To effectively reach everyone, use a variety of communication methods, including digital platforms, focus groups, surveys, and town halls, to name a few. Addressing sensitive topics face-to-face may be the best way to show genuine respect, especially when operating in Indigenous territories.
4. Engage early and often
Don't wait for problems to arise before reaching out. Engaging with your stakeholders from the start of your project allows you to understand perspectives and to address concerns before they escalate. Following up with frequent, ongoing communication keeps stakeholders informed and involved throughout the project.
5. Document interactions and track commitments
Se recomienda registrar todas las interacciones con las partes interesadas para garantizar que se documentan las preocupaciones, se responsabiliza a los miembros del equipo y se cumplen los compromisos. El software Stakeholder Relationship Manager (SRM), como Jambo, es una plataforma excelente para registrar interacciones, comentarios y acciones. Con un SRM, las organizaciones pueden cumplir los requisitos de conformidad y elaborar informes precisos y sencillos.
6. Evaluate and improve
Continuously improving engagement strategies keeps your stakeholder relationships strong and your organization agile. Review and adapt how you communicate with your stakeholders, solicit feedback about what's working and what isn't, analyze engagement results, and adjust your approach to meet evolving goals.
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Cómo garantizar la eficacia de su compromiso con las partes interesadas
Para garantizar una participación eficaz de las partes interesadas, su equipo debe ser capaz de realizar un seguimiento e informar sobre todas las actividades de las partes interesadas. Esto significa capturar, organizar y analizar sistemáticamente todas las interacciones, comentarios y casos de participación de las partes interesadas. Además, implica el seguimiento y la elaboración de informes sobre todas las actividades para garantizar que los equipos fomenten la transparencia de la información, reduzcan las discrepancias de datos y obtengan información valiosa.
Stakeholder relationship management software like Jambo offers teams a simple way to centralize all communications, expectations, follow-ups, and related data in one place. An SRM streamlines collaboration and promotes greater transparency within the team and with stakeholders by eliminating the need for multiple spreadsheets.
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