La gestión de proyectos o iniciativas complejos exige prestar mucha atención a las relaciones y las voces de las partes interesadas que pueden dar forma a los resultados. El proceso de participación de las partes interesadas, cuando se aplica estratégicamente, refuerza las conexiones entre las organizaciones y las partes interesadas. Ayuda a fomentar la colaboración, equilibrar las expectativas, impulsar la comunicación bidireccional y abordar los posibles retos. En este blog, definiremos el proceso de implicación de las partes interesadas, su importancia, los pasos básicos que lo guían y cómo implicarse de forma significativa con las partes interesadas. Pero antes de continuar, veamos qué queremos conseguir: un compromiso eficaz de las partes interesadas.
¿Qué es la participación efectiva de las partes interesadas?
La implicación efectiva de las partes interesadas es el proceso intencionado y continuo de construir relaciones sólidas y de confianza con las distintas partes interesadas de una organización. Requiere mantenerlos informados a lo largo de los proyectos, comprender sus puntos débiles y expectativas, y crear oportunidades significativas de colaboración.
Cuando las partes interesadas se sienten comprometidas, es más probable que lo hagan:
- Proyectos de apoyo
- Aportar perspectivas y puntos de vista únicos
- Ayudar a las empresas a cumplir los requisitos normativos
- Hablar positivamente de una organización
La implicación efectiva de las partes interesadas puede lograrse y mantenerse mediante la aplicación del proceso de implicación de las partes interesadas.
¿En qué consiste el proceso de participación de las partes interesadas?
El proceso de implicación de las partes interesadas es una serie de pasos que las organizaciones dan para identificar a sus partes interesadas, desarrollar métodos de comunicación eficaces y priorizar la participación de individuos y grupos interesados, afectados o con algún nivel de influencia sobre su negocio o proyecto.
¿Por qué es importante el proceso de participación de las partes interesadas?
El proceso de participación de las partes interesadas es esencial para que las organizaciones generen confianza, fomenten la colaboración y obtengan diversas perspectivas de las partes interesadas pertinentes para ayudar a dar forma a resultados satisfactorios. El compromiso con las partes interesadas es fundamental para el éxito de los proyectos e iniciativas, ya que garantiza que se comprendan y aborden adecuadamente las necesidades, preocupaciones e intereses de los implicados. Las organizaciones deben pasar por el proceso de implicación de las partes interesadas para diseñar las mejores estrategias de comunicación y trabajar con éxito con ellas.
¿Cuáles son los pasos del proceso de participación de las partes interesadas?
El proceso de participación de las partes interesadas constade cinco pasos básicos fundamentales. Aunque se denomine proceso, el compromiso de las partes interesadas es un diálogo continuo que fomenta el respeto mutuo, la transparencia y la colaboración entre las organizaciones y sus partes interesadas. Estos son los pasos del proceso de implicación de las partes interesadas:
1. Identify stakeholders: The first step is to identify the individuals, groups or organizations that may be affected by, have an interest in, or can influence project outcomes. This includes identifying internal stakeholders (e.g., employees, managers, shareholders) and external stakeholders (e.g., local and Indigenous communities, government officials, regulatory bodies). The best way to identify your stakeholders is through brainstorming, reviewing organizational charts and listing all those connected geographically who have influence or interest. Compiling a comprehensive list is crucial to ensure no key parties are overlooked.
2. Analyze, map, and prioritize stakeholders: After identifying your stakeholders, it's time to analyze and categorize them. This entails assessing their levels of interest and concerns, their level of influence, and how they might be affected by the project. Through this stakeholder analysis, you will better understand each stakeholder group's needs, expectations, and impact.
Using a stakeholder mapping tool, such as Mendelow's Power-Interest Matrix, helps categorize and visualize where your stakeholders fall regarding their levels of interest and influence. By mapping stakeholders into categories, you can now prioritize who your key stakeholder groups are and concentrate your engagement efforts and resources where they will have the most significant impact on your project.
To learn more about stakeholder analysis, read our blog →
For more details on creating a stakeholder engagement plan, check out our blog →
4. Engage and communicate: Effectively engaging with stakeholders requires a two-way approach, allowing stakeholders to feel heard and fostering trust. It requires regular, open, and transparent communication, ensuring that information flows toward stakeholders and feedback can be received. Engaging with stakeholders is not a one-off activity and involves constantly communicating and updating stakeholders as projects progress. Organizations often share engagement reports or have active conversations, which are essential for effective engagement.
5. Monitor, report, and evaluate: After actively engaging and communicating, it's best practice to review and assess stakeholder engagement activities continuously. Key performance indicators, feedback surveys, or independent evaluations can do this. The information collected allows you to measure your engagement success, address gaps, and provide a good metric to refine your approach for better results in the future.
¿Cómo pueden participar las partes interesadas en el proceso de planificación estratégica?
Existen varias formas de implicar a las partes interesadas en el proceso de planificación estratégica, y se empieza por identificar a todas las partes interesadas relevantes (priorizando los esfuerzos de implicación en función de sus intereses e influencia). Esto le ayudará a determinar qué partes interesadas cree que tendrán mayor repercusión en el éxito de su proyecto y a quién debe dar prioridad. Una vez determinadas, a continuación se indican un par de formas de implicar a las partes interesadas en su proceso de planificación estratégica:
- Recopilar información con antelación: Cuando se emprenden proyectos para conocer las necesidades, preocupaciones y expectativas de las partes interesadas, lo mejor es recabar información antes. Hay muchas formas de recabar información: encuestas, comentarios, asambleas municipales y grupos de discusión.
- Facilite la participación inclusiva: A lo largo de su proyecto, puede invitar a las partes interesadas a participar en etapas clave, como talleres de establecimiento de prioridades y sesiones de planificación. Esto puede hacerse en varios formatos en persona, virtualmente o escribiéndoles para llegar a todas las partes interesadas, asegurándose de que la comunicación sea accesible y culturalmente apropiada.
- Mantenga una comunicación bidireccional: Establezca canales de diálogo abiertos y continuos mediante actualizaciones periódicas o sesiones de feedback. Esto anima a las partes interesadas a hacer preguntas, compartir ideas y expresar sus preocupaciones.
- Incorpore las opiniones de las partes interesadas: Documenta y demuestra cómo las opiniones de las partes interesadas influyen en tus decisiones.
- Compartir avances y resultados: Informe a las partes interesadas en las fases clave, destacando su contribución al progreso del proyecto, y aclare los próximos pasos.
- Continuar el compromiso más allá de la planificación: Después de la planificación, es esencial mantener las relaciones con las partes interesadas a lo largo de la ejecución del proyecto. Para mantener a todos conectados y comprometidos con las iniciativas en curso, puedes utilizar formatos como boletines, reuniones o herramientas digitales.
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Utilizar la tecnología para mejorar el proceso de participación de las partes interesadas
A la hora de seguir el proceso de implicación de los grupos de interés, la forma más eficiente y eficaz de gestionar todos sus datos de implicación de los grupos de interés es utilizar un software hecho para la implicación de los grupos de interés. Jambo se ha diseñado explícitamente para gestionar la información y las comunicaciones con las partes interesadas durante el proceso de participación, y es un apoyo eficaz en todas las fases de dicho proceso.
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