3 formas en las que Jambo le ayuda a implicar a las partes interesadas en su proyecto

Con la participación de las partes interesadas, la aceptación del proyecto suele ser prioritaria, lo cual tiene sentido porque, sin ella, el proyecto podría sufrir retrasos, una pérdida de reputación o incluso el cierre total.

Cuando pensamos en la aceptación de un proyecto, solemos centrarnos principalmente en las partes interesadas externas, pero ¿qué ocurre con las internas? Aunque no estés trabajando en un plan de gestión de cambios para toda la empresa o en algo que parezca afectar directamente a las partes interesadas internas, lo más probable es que tengas que asegurarte de que puedes comunicarte eficazmente con las partes interesadas externas e internas sobre tu proyecto. Recuerda que las partes interesadas internas podrían afectar a tu capacidad de acceder a recursos como la financiación, a tu capacidad de cumplir los plazos o a los permisos para continuar.

Se necesita tiempo para que la gente acepte y acepte el proyecto, por lo que es muy importante identificar a las partes interesadas y comunicarse con ellas desde el principio y con frecuencia. Lo mejor es empezar con una lluvia de ideas de todos los posibles grupos de interesados (externos e internos) con tu equipo. Si necesitas ayuda para empezar a identificar a las partes interesadas, consulta nuestra lista de preguntas aquí.

¿Cuáles son algunas de las formas de facilitar y conseguir que las partes interesadas acepten el proyecto?

Comuníquese con ellos de forma clara y coherente

Es esencial definir los mensajes clave desde el principio del proyecto, porque queremos que las comunicaciones estén bien pensadas y sean comprensibles y coherentes. (Recuerda: una comunicación coherente y honesta ayuda a generar confianza).

Comprométase con ellos desde el principio, con sinceridad y frecuencia

Una vez identificadas las partes interesadas y elaborados los mensajes clave, es hora de empezar a interactuar. Los interesados quieren sentirse partícipes y tener múltiples oportunidades de compartir sus opiniones sobre el proyecto, por eso son tan importantes las tácticas de comunicación bidireccional (recuerda: la gente apoya lo que ayuda a crear). Fija un calendario de comunicación y cúmplelo para generar confianza.

¿Necesita ayuda para interactuar eficazmente? Consulte nuestro blog para obtener 10 consejos.

Escúchalos

Escuchar a las partes interesadas es tan importante como compartir sus mensajes clave, ya que es vital para el éxito de su proyecto comprender las opiniones, preocupaciones y perspectivas de las partes interesadas. (Recuerda: "si queremos que la gente confíe en nosotros, tenemos que confiar en que las personas con las que hablamos tienen algo valioso que decir".- Kim Hyshka)

Ayudarles a comprender

Ayudar a las partes interesadas a entender el proyecto es esencial para conseguir su aceptación. Para optimizar la comprensión de las partes interesadas, es importante poder compartir la información de diversas formas visuales y fáciles de usar, como informes organizados, imágenes y mapas, a fin de fomentar una mayor comprensión del proyecto.

Trabaje con ellos

En lo que respecta a la participación de las partes interesadas, sabemos que la mejor manera de llevar a cabo este proceso es establecer relaciones positivas con ellas, en las que todos los implicados sientan que se les ha escuchado, respetado y tenido en cuenta a lo largo del proceso (aunque el resultado no sea el deseado). Entendemos que, para establecer buenas relaciones con las partes interesadas, tenemos que generar confianza con ellas trabajando con ellas a lo largo de nuestros proyectos, incluso si compartimos visiones diferentes. 

Asegúrese de mostrar a sus interlocutores que ha tenido en cuenta sus opiniones sobre el proyecto y demuestre que les escucha y recuerda conversaciones anteriores revisando siempre las notas de comunicación antes de las sesiones de compromiso.

3 maneras en que Jambo ayuda a crear relaciones para que las partes interesadas se impliquen

Con nuestro software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) Jambo, tenderá un puente entre sus proyectos, sus equipos y sus partes interesadas, reuniéndolo todo en una plataforma organizada para agilizar su plan de gestión de las partes interesadas.

A continuación, identificaremos algunas de las formas en que Jambo ayuda a la aceptación del proyecto:

1. Jambo le ayuda a planificar y comprender dónde concentrar sus esfuerzos y recursos

Los problemas de las partes interesadas son una realidad en su compromiso y pueden afectar a su aceptación. Supongamos que no se reconoce un problema o no se aborda un compromiso de las partes interesadas; esto podría afectar negativamente a las relaciones con las partes interesadas, afectando a su voluntad de trabajar con usted.

Los problemas también pueden convertirse en responsabilidades del proyecto. Cuantos más pasivos tenga, menos dispuestos estarán los interesados internos a apoyar o aprobar su proyecto, lo que podría afectar a su capacidad para acceder a los recursos necesarios y cumplir los objetivos, así como a la confianza de los interesados.

El módulo de gestión de incidencias de Jambo incluye una matriz de materialidad codificada por colores y un calendario de incidencias fácil de entender, para que pueda revisar rápidamente el estado y la gravedad de las incidencias. Todo ello se traduce en una gestión de incidencias más rápida e informada.

En cuanto a las cuestiones que no puedan resolverse hasta dentro de varios años, puede gestionar sus tareas para que nunca se olviden. Si se incorporan nuevas personas al equipo, pueden remitirse a la incidencia y a todas las comunicaciones asociadas a ella, lo que permite a todo el mundo mantenerse al día, independientemente de cuándo haya que resolver la incidencia.

2. Jambo le ayuda a mantener a la gente al día de forma rápida y sencilla para una comunicación más eficaz con las partes interesadas.

"Dame todo"

No es raro que los directivos, los responsables de la toma de decisiones o los reguladores pidan un informe sobre "todo". Sin un software SRM centralizado que mantenga toda la información organizada, consultable y accesible, este tipo de informes exhaustivos pueden llevar horas de compilación (sin estar nunca seguro de tenerlo todo). Esto puede suponer un lastre si alguna vez necesita mostrar pruebas de todo el compromiso o consulta que se ha producido.

Con Jambo, puede elaborar fácilmente informes detallados sobre toda la información introducida de las partes interesadas en cuestión de minutos.

Comprender sus mensajes clave y el progreso del proyecto

Si te diriges a una reunión con una parte interesada clave, es importante que estés bien informado de toda la comunicación anterior con ella y del estado actual del proyecto.

El panel de control del proyecto de Jambo es una herramienta útil que te permite ver rápidamente la información importante relativa a tu proyecto. También puedes consultar el historial de relaciones con las partes interesadas a través del módulo de comunicaciones, para estar siempre preparado antes de las reuniones con las partes interesadas y mantener la coherencia con los mensajes clave comunicados previamente para demostrar que estás escuchando.

3. Jambo le ayuda a ser más transparente para una mejor rendición de cuentas y comprensión

La transparencia y la rendición de cuentas son esenciales en la implicación de las partes interesadas, que quieren sentir que las organizaciones actúan de forma honesta y digna de confianza, por lo que garantizar que los esfuerzos de implicación sean lo más transparentes posible es importante para la aceptación de las partes interesadas y el éxito del proyecto.

Responsabilidad con los problemas

Como hemos mencionado anteriormente, aunque los problemas con las partes interesadas a veces pueden ser difíciles de resolver, es importante ser responsable ante ellas y trabajar con ellas para encontrar un resultado adecuado. Con Jambo, puedes estar al tanto y comprender todos tus problemas pasados, presentes y emergentes.

Responsabilidad con compromisos

Con Jambo, puede comprender los compromisos de todos sus proyectos, ya sean de naturaleza general, financiera o equivalente. También puedes buscar compromisos por estado, lo que te ayudará a entender dónde has hecho promesas y necesitas centrar tu atención.

Disponer de toda esta información organizada en un SRM como Jambo facilita la comprensión de las responsabilidades de la organización y garantiza que nunca se olvide un compromiso, lo que contribuye a que las partes interesadas se sientan reconocidas y respetadas.

Rendición de cuentas mediante el intercambio de información

A veces puede que tengas que compartir y verificar la información que estás recopilando para asegurarte de que has escuchado con precisión.

Con Jambo, puedes producir informes de registros de comunicación para mostrar exactamente lo que estás registrando para asegurarte de que es una representación exacta de lo que se te ha comunicado; esto ayuda a generar confianza, ya que estás ofreciendo una voluntad de trabajar de forma honesta y colaborativa.

Próximos pasos

Con Jambo, agilizamos el proceso de gestión de las partes interesadas, garantizando que pueda registrar fácilmente sus datos y buscar e informar sobre ellos según sea necesario, ayudando a conectar su información, equipos y partes interesadas para obtener mejores resultados.

Consulte nuestra página de productos para obtener más información sobre nuestro software SRM y sobre cómo sus funciones pueden beneficiar a su equipo y a su organización, o vea nuestro vídeo explicativo de un minuto haciendo clic a continuación.