Para muchas personas que trabajan con partes interesadas, las hojas de cálculo pueden ser la primera herramienta de gestión de datos que les venga a la mente. Sin embargo, las hojas de cálculo no ofrecen la capacidad de búsqueda, trazabilidad y gestión colaborativa de datos que se necesita para cumplir los requisitos normativos y/o las necesidades de elaboración de informes. En este blog, compartimos cinco prácticas importantes de participación de las partes interesadas que no se pueden realizar con hojas de cálculo y ofrecemos una solución de software para resolver estas deficiencias de las hojas de cálculo.
Con la información de los grupos de interés dispersa e introducida de forma incoherente en las hojas de cálculo, es difícil encontrar información relevante que ayude a comprender los problemas de los grupos de interés o las tendencias y temas clave de los datos.
Cuando los datos son difíciles de encontrar, buscar o comprender, es casi imposible ver cómo se conectan. Esto puede hacerle dudar sobre el estado de los asuntos pendientes o sobre con qué partes interesadas debe ponerse en contacto.
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) con trazabilidad. La trazabilidad permite conocer el historial de relación con una parte interesada, de dónde procede un problema, compromiso o tarea, y con qué está relacionado.
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Por ejemplo, con Jambo SRMpuedes hacer clic en el perfil de una parte interesada, ver y acceder a toda la información sobre compromisos anteriores asociados a esa parte interesada, como su información de contacto o notas, las comunicaciones que has mantenido con ella, los detalles de los asuntos en los que ha participado o incluso los compromisos que has adquirido con ella. No hay necesidad de buscar en hojas de cálculo o bases de datos; puedes entender rápidamente el panorama general y profundizar en los registros, como un registro de comunicación, para ver otra información relacionada, como qué temas o compromisos surgieron en esa misma reunión.
Durante la participación de las partes interesadas, no es raro que te pidan un informe sobre "todo", pero ¿cómo elaborar un informe exhaustivo si no puedes estar seguro de dónde está "todo"?
Esto se agrava cuando tienes en cuenta documentos adicionales como PDF u otros archivos adjuntos, y no estás seguro de dónde se encuentra la versión final que se envió. Peor aún, ¿qué ocurre si algo importante cambia después de haber dedicado todo ese tiempo a crear el informe? ¿Es posible cambiar los informes de forma rápida y precisa, o supone un gran esfuerzo volver a hacerlo?
Un SRM con una sólida función de elaboración de informes puede compilar fácilmente un informe conciso o detallado en cuestión de minutos. Informe sobre las interacciones que se produjeron durante un período de tiempo determinado, el ciclo de vida completo de todo un programa de compromiso, o simplemente los problemas del proyecto con una alta prioridad que tienen una fecha de vencimiento de este mes. Un SRM como Jambo incluso tiene la capacidad de descargar archivos adjuntos (por ejemplo, PDFs, imágenes, etc.) en sus informes, por lo que es fácil de descargar y compartir "todo" cuando sea necesario.
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El correo electrónico es una de las formas más habituales de comunicación con las partes interesadas. Sin embargo, puede resultar complicado integrar los correos electrónicos de las partes interesadas en las hojas de cálculo (debido al formato, los archivos adjuntos, las limitaciones de espacio, etc.).
Debido a estas dificultades, sus datos se añaden a menudo de forma incorrecta, y sus equipos pueden posponer su adición o incluso olvidarse por completo de ella, dejando lagunas en sus datos.
Mientras que las hojas de cálculo no pueden registrar automáticamente su correo electrónico en un registro, un buen SRM lo hará. Un SRM con integración de correo electrónico, como Jambo, incluso tiene lógica de sistema para traducir los correos electrónicos en registros de comunicación legibles y asociarlos con partes interesadas conocidas dentro del sistema, añadiendo cualquier archivo adjunto de correo electrónico a sus registros. Jambo puede incluso convertir su correo electrónico original en un PDF y añadirlo como archivo adjunto para que lo tenga como parte de su documentación de apoyo.
Jambo dispone de uncomplemento gratuito para Outlook . crea sin problemas nuevos registros de comunicación dentro de un proyecto Jambo a partir de sus correos electrónicos o reuniones de calendario directamente desde Outlook.
La participación y consulta de las partes interesadas conlleva riesgos inevitables que pueden surgir por cuestiones relacionadas con las partes interesadas, las expectativas legales, la privacidad/seguridad de los datos o la necesidad de demostrar que se ha realizado una consulta adecuada. Las hojas de cálculo suelen almacenarse en ordenadores locales y no se comparten fácilmente entre equipos, lo que crea riesgos de silos de información o dudas sobre qué está más actualizado.
Cuando se deja la gestión de riesgos en manos de hojas de cálculo, es difícil saber si se han cubierto todas las bases. Lo mejor sería asegurarse de que todos los datos se introducen correctamente, no hay registros duplicados y no falta información vital. También es fundamental saber quién puede acceder a las hojas de cálculo para mantener un nivel aceptable de seguridad de los datos.
Reduzca el riesgo de su proyecto buscando un SRM con las siguientes características:
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Con múltiples versiones de hojas de cálculo flotando en correos electrónicos y escritorios, los duplicados son habituales. Se puede perder tiempo rebuscando en los datos y buscando información para descubrir que ni siquiera se está consultando la última versión.
También es fácil procrastinar o empezar a crear tu propio proceso de introducción de datos porque los procesos de hoja de cálculo creados por otros son incoherentes y confusos.
Un SRM potente y fácil de usar como Jambo reducirá instantáneamente el volumen de gestión de datos ad hoc y hará que todo el proceso de gestión de las partes interesadas sea más sencillo, rápido, coherente y mucho más eficaz.
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Las hojas de cálculo son una solución temporal cuando se desea gestionar eficazmente los datos importantes de las partes interesadas; para una solución más orientada al futuro para sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas, es hora de cambiar a un SRM.