Spreadsheets are a popular tool for organizing and tracking stakeholder information, but they have significant limitations for effective stakeholder management. While they offer basic data storage and sorting, there are several critical functions that spreadsheets simply can't perform. This post identifies five essential tasks you can't accomplish using spreadsheets for stakeholder management and the solution to them.
Spreadsheets are often relied on to manage various aspects of stakeholder relationships. However, there are several key stakeholder management tasks that spreadsheets simply can't handle effectively, which are:
Con la información de los grupos de interés dispersa e introducida de forma incoherente en las hojas de cálculo, es difícil encontrar información relevante que ayude a comprender los problemas de los grupos de interés o las tendencias y temas clave de los datos.
When your data is hard to find, search through, or understand, it's nearly impossible to see how it connects. This can leave you wondering if you have any outstanding issues or if you know which stakeholders you need to follow up with.
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) con trazabilidad. La trazabilidad permite conocer el historial de relación con una parte interesada, de dónde procede un problema, compromiso o tarea, y con qué está relacionado.
Learn how traceability can help you see the big picture in your engagement→
Por ejemplo, con Jambo SRMpuedes hacer clic en el perfil de una parte interesada, ver y acceder a toda la información sobre compromisos anteriores asociados a esa parte interesada, como su información de contacto o notas, las comunicaciones que has mantenido con ella, los detalles de los asuntos en los que ha participado o incluso los compromisos que has adquirido con ella. No hay necesidad de buscar en hojas de cálculo o bases de datos; puedes entender rápidamente el panorama general y profundizar en los registros, como un registro de comunicación, para ver otra información relacionada, como qué temas o compromisos surgieron en esa misma reunión.
Durante la participación de las partes interesadas, no es raro que te pidan un informe sobre "todo", pero ¿cómo elaborar un informe exhaustivo si no puedes estar seguro de dónde está "todo"?
Esto se agrava cuando tienes en cuenta documentos adicionales como PDF u otros archivos adjuntos, y no estás seguro de dónde se encuentra la versión final que se envió. Peor aún, ¿qué ocurre si algo importante cambia después de haber dedicado todo ese tiempo a crear el informe? ¿Es posible cambiar los informes de forma rápida y precisa, o supone un gran esfuerzo volver a hacerlo?
An SRM with a robust reporting feature can easily compile a concise or detailed report in minutes. Report on interactions that occurred during a certain time frame, the full lifecycle of an entire engagement program, or simply project issues with a high priority that have an expiry date of this month. An SRM like Jambo even has the ability to download attachments (e.g., PDFs, images, etc.) in your reports, making it simple to download and share "everything" when needed.
Learn more about how SRM reports help your stakeholder engagement projects→
Email is one of the most common forms of communication when communicating with stakeholders. However, it can be challenging to integrate your stakeholder emails into your spreadsheets (due to formatting, attachments, space limitations, etc.).
Debido a estas dificultades, sus datos se añaden a menudo de forma incorrecta, y sus equipos pueden posponer su adición o incluso olvidarse por completo de ella, dejando lagunas en sus datos.
Mientras que las hojas de cálculo no pueden registrar automáticamente su correo electrónico en un registro, un buen SRM lo hará. Un SRM con integración de correo electrónico, como Jambo, incluso tiene lógica de sistema para traducir los correos electrónicos en registros de comunicación legibles y asociarlos con partes interesadas conocidas dentro del sistema, añadiendo cualquier archivo adjunto de correo electrónico a sus registros. Jambo puede incluso convertir su correo electrónico original en un PDF y añadirlo como archivo adjunto para que lo tenga como parte de su documentación de apoyo.
Jambo has a free Outlook add-in that seamlessly creates new communication records within a Jambo project from your emails or calendar meetings directly from Outlook.
La participación y consulta de las partes interesadas conlleva riesgos inevitables que pueden surgir por cuestiones relacionadas con las partes interesadas, las expectativas legales, la privacidad/seguridad de los datos o la necesidad de demostrar que se ha realizado una consulta adecuada. Las hojas de cálculo suelen almacenarse en ordenadores locales y no se comparten fácilmente entre equipos, lo que crea riesgos de silos de información o dudas sobre qué está más actualizado.
Cuando se deja la gestión de riesgos en manos de hojas de cálculo, es difícil saber si se han cubierto todas las bases. Lo mejor sería asegurarse de que todos los datos se introducen correctamente, no hay registros duplicados y no falta información vital. También es fundamental saber quién puede acceder a las hojas de cálculo para mantener un nivel aceptable de seguridad de los datos.
Reduzca el riesgo de su proyecto buscando un SRM con las siguientes características:
With multiple versions of spreadsheets floating around in emails and on desktops, duplicates are common. Time can be wasted digging through data and searching for information, only to find out you aren't even looking at the latest version.
También es fácil procrastinar o empezar a crear tu propio proceso de introducción de datos porque los procesos de hoja de cálculo creados por otros son incoherentes y confusos.
A powerful, easy-to-use SRM like Jambo will instantly reduce the volume of ad hoc data management and make the entire stakeholder management process simpler, faster, more consistent, and much more effective.
Las hojas de cálculo son una solución temporal cuando se desea gestionar eficazmente los datos importantes de las partes interesadas; para una solución más orientada al futuro para sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas, es hora de cambiar a un SRM.