El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) puede ayudarle a mejorar sus reuniones para obtener mejores resultados en los proyectos.
¿Qué es Jambo?
Jambo es el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) más rápido y sencillo. Simplifica la forma en que las organizaciones gestionan sus proyectos de consulta y participación de las partes interesadas, ayudando a los equipos a colaborar en tiempo real para rastrear, informar y estar al tanto de la información de sus partes interesadas.
¿Por qué es tan importante mejorar las reuniones con las partes interesadas?
Las reuniones con las partes interesadas son oportunidades vitales para conectar con ellas. Si dedicas un poco más de esfuerzo a la planificación y preparación de las reuniones, demostrarás a las partes interesadas que te tomas en serio su tiempo y sus puntos de vista.
Para saber por qué las relaciones con las partes interesadas son tan vitales, lea el blog.
6 formas en que Jambo puede ayudarle a mejorar sus reuniones con las partes interesadas
Con la información de sus partes interesadas centralizada en Jambo, usted y sus equipos saben exactamente dónde encontrar toda la información de sus partes interesadas. Más allá del acceso centralizado, Jambo mantiene sus datos organizados, simplificando el proceso de gestión de las partes interesadas y le ayuda a obtener actualizaciones rápidas de las partes interesadas y del proyecto. Estas actualizaciones y conocimientos le permiten a usted y a su equipo interactuar de forma más clara, coherente y eficaz.
A continuación destacaremos seis formas concretas en las que Jambo puede ayudarle a mejorar sus reuniones con las partes interesadas.
1. Le ayuda a reservar el tipo de reunión adecuado
No a todo el mundo le gusta comunicarse de la misma manera, por lo que es conveniente que lleves un registro de las preferencias de reunión de tus grupos de interés. Dado que vas a gestionar varias relaciones con las partes interesadas, necesitas hacer un seguimiento de sus preferencias en un espacio lógico en el que puedas consultarlas rápidamente antes de reservar una reunión para asegurarte de que estás proponiendo el mejor tipo de reunión para esa parte interesada.
Función de notas internas
Mediante la función de notas internas de Jambo, puede añadir preferencias de las partes interesadas que incluyan información como:
- Preferencias de lugar para las reuniones (por ejemplo, ¿les gusta reunirse cerca de su trabajo?)
- La forma que adopta la reunión (por ejemplo, ¿prefieren una reunión en persona o una reunión virtual por Internet?)
- Consideraciones sobre la accesibilidad de los lugares de reunión (por ejemplo, ¿necesitan aparcamiento accesible? o ¿acceso en ascensor?)
Si recuerda las preferencias de reunión de sus interlocutores, no sólo aumentará la probabilidad de que estén dispuestos a reunirse con usted, sino que también demostrará a sus interlocutores que les escucha, lo que contribuirá a generar confianza en su organización.
Para más información sobre lugares accesibles y otras formas de hacer que la participación sea más inclusiva, visite nuestro blog.
2. Garantiza que su mensaje se adapte a cada reunión con las partes interesadas.
Lo que decida decir a las partes interesadas en sus reuniones puede influir significativamente en la forma en que ven su proyecto y su organización, por lo que debe asegurarse de seleccionar cuidadosamente sus mensajes y adaptarlos a las necesidades de las partes interesadas.
Perfil de las partes interesadas
Con los perfiles de las partes interesadas de Jambo, puedes sumergirte en un perfil antes de tu reunión para conocer rápidamente lo que tu parte interesada te ha comunicado a ti y a tu equipo en compromisos anteriores. Con este historial, puedes obtener información sobre lo que más les importa. Con esta información, puedes preparar tu mensaje de antemano para abordar sus preocupaciones y perspectivas de manera significativa, asegurándote de no repetir preguntas que ya se han tratado en otras reuniones.
Por ejemplo, en el perfil de la parte interesada, puede que te des cuenta de que ha planteado un problema relacionado con un lugar concreto en el que opera tu proyecto. Para preparar tu reunión, puedes utilizar Jambo para familiarizarte rápidamente con todos los compromisos en torno a ese tema y ver toda la información registrada relacionada con esa parte interesada. La capacidad de comprender toda la información relacionada con esa parte interesada y la cuestión que planteó le ayuda a comprender el panorama general, asegurándose de que está totalmente actualizado y de que está comunicando la información que les importa.
3. Le permite llevar a la reunión actualizaciones organizadas y comprensibles
Respetar el tiempo de los demás es esencial para el éxito de una reunión de partes interesadas, por lo que hay que estar preparado. Para gestionar el tiempo de forma eficaz en una reunión de partes interesadas, debes compartir las actualizaciones del proyecto de forma clara y comprensible (nadie quiere tener que escudriñar lentamente los datos en interminables hojas de cálculo o intentar reconstruir notas garabateadas).
Informes
Con las opciones de elaboración de informes de Jambo, puede presentar informes organizados y simplificados para mostrar a las partes interesadas actualizaciones sobre los temas que necesitan conocer sin abrumarlas con información irrelevante o redundante. Nuestras sólidas opciones de elaboración de informes le permiten crear informes sobre los temas más importantes para sus grupos de interés.
Mapa integrado
Utilizando el ejemplo de la ubicación anterior, con Jambo también puede registrar el área de interés en nuestro visor de mapas integrado y, a continuación, exportar y llevar un PDF geoespacial de este mapa a su reunión con las partes interesadas. Los mapas ayudan a crear una comprensión visual de su proyecto en relación con el área identificada y pueden ayudar a facilitar una conversación más eficaz en torno a este tema.
4. Asegúrate de estar al día de todos los asuntos y compromisos relacionados con la parte interesada con la que te reúnes.
Compromisos
Con Jambo, puede ver fácilmente los compromisos (o promesas) asociados con uno o todos sus proyectos para ayudarle a construir una comprensión completa de todos sus compromisos actuales o pasados con una parte interesada antes de reunirse con ellos.
Al hacer clic en un registro de compromiso, puede ver qué miembro del equipo realizó el compromiso, el registro de comunicación asociado con la parte interesada y su historial de cambios.
Cuestiones
Al igual que nuestros registros de compromisos, Jambo cuenta con un perfil de incidencias para cada parte interesada y organización que le permite bucear en sus incidencias actuales y pasadas (en uno o todos los proyectos), de modo que pueda estar fácilmente al día de quién está asociado a la incidencia y de cualquier actualización que la rodee.
Matriz de materialidad codificada por colores
Dado que los problemas pueden aumentar los riesgos del proyecto, hemos añadido algunas funciones adicionales para garantizar la protección de los proyectos y la organización, al tiempo que se satisfacen las expectativas de las partes interesadas. Una de estas funciones es nuestra matriz de materialidad codificada por colores, que le ayuda a organizar sus problemas en función de su nivel de impacto y su prioridad. Con esta función, usted y su equipo pueden dar prioridad a los problemas de mayor riesgo sin perder de vista el resto.
Cronología de los problemas
La segunda función relacionada con las incidencias que incluye Jambo es nuestra cronología de incidencias, que ayuda a los usuarios a comprender mejor el historial completo de una incidencia concreta con un simple vistazo.
Estar al día de cualquier compromiso o problema relacionado con la parte interesada con la que te reúnes ayudará a generar confianza y demostrará que estás escuchando. Incluso si la reunión no versa sobre compromisos o problemas, estar al corriente de ellos te evitará no estar preparado si surgen durante la conversación y te ayudará a preparar cualquier actualización pertinente, algo que tus interlocutores agradecerán.
5. Le permite introducir la información de las partes interesadas durante (o inmediatamente después) de la reunión.
Para asegurarte de que estás introduciendo actualizaciones precisas en Jambo, es útil poder añadir actualizaciones sobre la marcha. Jambo es accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet, por lo que puedes conectarte a tu cuenta durante (o justo después) las reuniones para introducir tus notas importantes de inmediato. Esta inmediatez te ayuda a no perderte nada y a mantener tus registros actualizados con información útil, para que siempre estés preparado para tu próxima reunión.
Si tu dispositivo móvil tiene micrófono, puedes utilizar las funciones de voz a texto para que el proceso de introducción sea aún más rápido y sencillo.
6. Garantiza que esté preparado cuando se reúna con partes interesadas que formaron parte de un proyecto diferente.
A las partes interesadas no les importa que no hayas participado en un proyecto o compromiso anterior; a menudo, esperan que estés al día de todo el historial de compromisos, ya que representas a tu organización durante estas reuniones. Para cumplir esta expectativa, debes estar al día de todo lo que se haya discutido previamente, aunque no hayas formado parte de los compromisos anteriores.
Si tú o tu equipo os comunicasteis con una parte interesada durante un proyecto diferente, con la vista global de Jambo, puedes ver toda la información introducida en todos los proyectos de tu organización, siempre y cuando se te haya concedido acceso. Puedes ver fácilmente la última conversación registrada con esa parte interesada y ver lo que se discutió antes de la reunión, lo que te permite retomar las cosas donde se quedaron o hacer referencia a cualquier preocupación o perspectiva relacionada que la parte interesada haya compartido previamente, incluso si esta es la primera vez que te relacionas con ellos.
Más información: Los líderes empresariales comparten 15 cosas esenciales que hay que hacer antes de una reunión importante con las partes interesadas
Próximos pasos
Para conocer todas las formas en que Jambo puede simplificar y organizar sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas y mejorar sus reuniones con ellas, reserve una llamada de descubrimiento de 15 minutos con un experto de Jambo.
