Stakeholder engagement is a crucial aspect of any successful project or initiative. It goes beyond communication—building relationships, understanding diverse perspectives, and aligning interests.
Este blog profundizará en cada paso de la creación de una estrategia de participación de las partes interesadas que garantice una colaboración significativa y el éxito del proyecto.
Paso 1: Identificar a las partes interesadas
Begin by creating a comprehensive list of all potential stakeholders.
Mapeo de las partes interesadas es un ejercicio en el que se identifican las partes interesadas del proyecto y se categorizan para orientar la estrategia de participación.
Tenga en cuenta a todas las partes que puedan tener un interés personal en su proyecto o verse afectadas por él. Esto incluye organismos reguladores, agencias gubernamentales, autoridades locales, propietarios de tierras, empresas locales, grupos comunitarios, etc.
Una identificación exhaustiva de las partes interesadas constituye la base de un compromiso eficaz. Para ayudarle a iniciar el proceso de identificación de las partes interesadas, hemos elaborado esta lista de preguntas para empezar.
Paso 2: Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas
Una vez identificadas las partes interesadas, el siguiente paso es comprender sus necesidades, expectativas y preocupaciones.
Las expectativas de participación de las partes interesadas son cada vez mayores, y recabar información directamente de ellas puede ser útil para comprender cómo adaptar su enfoque y su estrategia general de participación.
Puede realizar encuestas, entrevistas o grupos de discusión para recabar información directamente de las partes interesadas. Esto puede ayudarle a conocer sus perspectivas, intereses, preocupaciones y opiniones sobre su organización y su proyecto.
Paso 3: Clasificar a las partes interesadas
Para priorizar sus esfuerzos de implicación, clasifique a las partes interesadas en función de su nivel de influencia e interés en su proyecto.
Esto se denomina análisis de las partes interesadasque ayuda a adaptar las estrategias de comunicación y las actividades de participación.
Las categorías más habituales son: alta influencia/alto interés, alta influencia/bajo interés, baja influencia/alto interés y baja influencia/bajo interés.
Paso 4: Desarrollar canales de comunicación claros
La comunicación eficaz es la espina dorsal del éxito de la participación de las partes interesadas.
Identificar y establecer canales de comunicación adecuados para cada grupo de partes interesadas y establecer una cadencia de comunicación regular.
Ya se trate de reuniones periódicas, boletines informativos o actualizaciones, adapta tus canales de comunicación a las preferencias de tus grupos de interés y sé transparente con ellos sobre la frecuencia con la que pueden esperar recibir comunicaciones tuyas. Esto ayuda a generar confianza entre las partes interesadas (pero debes cumplir tus promesas de comunicación para mantener la fe).
Paso 5: Establecer metas y objetivos claros
Defina objetivos claros y mensurables para su estrategia de implicación de las partes interesadas. ¿Qué pretende conseguir con la implicación? Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para su equipo, proyecto u organización con el fin de realizar un seguimiento de los avances.
Este ejercicio de fijación de objetivos proporciona una hoja de ruta para sus actividades de compromiso y le permite evaluar el impacto de sus esfuerzos.
Expert tip from the Jambo customer success team: "A common project-level stakeholder engagement goal for organizations is to communicate with groups from every community within the region they're developing in. This would mean mapping out the area and ensuring all regions or localities are covered in the plan."
A Stakeholder Relationship Management software (SRM), like Jambo, can help you organize your data into shareable maps and show a visual representation of where you engaged, track your goals progress, and understand the communities you still need to engage.
Paso 6: Crear un plan de compromiso
Ahora, es el momento de crear el plan. Basándose en la información recopilada hasta la fecha, elabore un plan de compromiso paso a paso que sea detallado pero fácil de seguir para el equipo.
Este plan debe describir acciones específicas, plazos y responsables de cada actividad de compromiso. Lea nuestro blog, 5 pasos esenciales para un plan de participación de las partes interesadaspara ayudarle a empezar.
Paso 7: Aplicar e iterar
Una vez establecido el plan de compromiso, empiece a ejecutarlo y prepárese para modificarlo en función de los comentarios y la evolución de las circunstancias.
La flexibilidad es crucial: asegúrese de que el proyecto puede adaptarse a las circunstancias cambiantes sin perder de vista la consecución de sus objetivos. Revise periódicamente su estrategia para identificar áreas de mejora y poder seguir respondiendo a las necesidades de las partes interesadas.
Paso 8: Evaluar y medir
Evalúe periódicamente la eficacia de sus esfuerzos de implicación de las partes interesadas. Utilice datos cualitativos y cuantitativos para medir los avances respecto a los indicadores clave de rendimiento establecidos. Realice los ajustes necesarios en función de los datos.
La evaluación continua garantiza que su estrategia siga siendo dinámica e impactante.
Trazar una estrategia de participación de las partes interesadas es un proceso dinámico que exige una atención y un perfeccionamiento continuos.
Siguiendo estos pasos, podrá crear una sólida estrategia de implicación de las partes interesadas. Recuerde que no se trata solo de ir cumpliendo pasos, sino de adoptar la naturaleza iterativa del compromiso para lograr un éxito sostenido.
