Cómo elaborar un mapa de las partes interesadas

¿Qué es la cartografía de las partes interesadas?

El mapeo de las partes interesadas es el proceso de identificar y organizar visualmente los diferentes tipos de partes interesadas, y es una parte del análisis de las partes interesadas. Las partes interesadas son los individuos, grupos u organizaciones interesados, afectados o que pueden influir en un proyecto o empresa.

El mapeo de las partes interesadas prioriza a las partes interesadas, adapta las estrategias de comunicación y participación y garantiza que todas las partes interesadas sean tenidas en cuenta a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se trata de una representación visual, en forma de gráfico o matriz, que ayuda a comprender a las partes interesadas y cómo les afectan o pueden influir en los resultados del proyecto.

En este blog

Técnicas de mapeo de las partes interesadas - Pasos clave
¿Para qué se utiliza la cartografía de las partes interesadas?
¿Por qué es importante la identificación de las partes interesadas?
¿Quién debe elaborar un mapa de las partes interesadas?
¿Cómo elaborar un mapa de las partes interesadas?
¿Cuáles son los cuatro pasos para elaborar un mapa de las partes interesadas?
¿Qué hacer una vez finalizado el ejercicio?

¿Cuál es la mejor herramienta para cartografiar a las partes interesadas?

Una vez identificadas las partes interesadas, hay que clasificarlas en grupos para orientar la estrategia de participación.

Una técnica popular de categorización de las partes interesadas es una matriz de evaluación del compromiso de las partes interesadas, una herramienta para analizar y categorizar a las partes interesadas en función de sus niveles actuales y deseados de compromiso con un proyecto o iniciativa.

Recomendamos Mendelow's Power-Interest Matrix, una matriz de evaluación del compromiso de las partes interesadas que las clasifica en función de su nivel de interés (alto/bajo) e influencia (alta/baja) en su organización o proyecto. A partir de esta categorización, puede identificar las estrategias y tácticas de compromiso adecuadas para las partes interesadas.

La Matriz de Poder-Interés de Mendelow clasifica a las partes interesadas en función de:

• Alto interés/Alta influencia: Estos son sus actores clave y deben ser gestionados de cerca. Son las partes interesadas que más pueden influir en el éxito del proyecto, por lo que hay que implicarlas a fondo. Dedique sus mayores esfuerzos a este grupo. 
• Bajo interés/Alta influencia: Este grupo puede influir en su proyecto, y usted debe mantenerlos satisfechos, ayudar a satisfacer sus necesidades de compromiso y hacer que se sientan involucrados. No requieren tanta implicación, pero deben estar satisfechos con tu compromiso. 
• Alto interés/Baja influencia: Mantenga informado a este grupo.La comunicación frecuentees útil para obtener información sobre el proyecto, prevenir posibles problemas e identificar áreas que podrían mejorarse o que pueden haberse pasado por alto.
• Poco interés/Poca influencia: Este grupo debe ser supervisado a pesar detener poca influencia o interés en su proyecto. Infórmeles sobre su proyecto y compruébelo periódicamente.

¿Para qué sirve la cartografía de las partes interesadas?

El mapeo de las partes interesadas se utiliza para fundamentar una estrategia más amplia de implicación de las partes interesadas que contribuya al éxito de sus proyectos. Todo empieza con la categorización de las partes interesadas, que aporta las siguientes ventajas:

• Una comprensión más clara de sus partes interesadas y de sus niveles de interés e influencia. Esto lepermite desarrollar un plan de acción y comprender mejor su programa de compromiso, ayudándole a definir las formas más eficaces de interactuar y comunicarse con los distintos grupos de interesados.
• Asignación de recursos más eficaz. Al priorizar a las partes interesadas, puede decidir dónde concentrar y distribuir recursos como el tiempo, el esfuerzo y el presupuesto. Por ejemplo, debe esforzarse más por relacionarse con las partes interesadas de su grupo de alto interés/alta influencia que con las del grupo de bajo interés/baja influencia. Las partes interesadas con gran interés y gran influencia tienen más probabilidades de influir positiva o negativamente en el proyecto. Por el contrario, las partes interesadas con poco interés y poca influencia tienen menos probabilidades de influir.
  
• Anticiparse a los riesgos del proyecto. Al conocer a las partes interesadas, estás en una posición única para evaluar las necesidades del proyecto y mitigar riesgos, preocupaciones o retos desde el principio.
  

¿Por qué es importante el mapeo de las partes interesadas?

1. Elaborar el plan de participación de las partes interesadas

El mapeo de las partes interesadas le ayuda a elaborar su plan de implicación de las partes interesadas permitiéndole a usted y a su equipo comprender el número de partes interesadas con las que debe implicarse y en qué medida .

2. Asignar recursos

Este conocimiento previo a la participación que se obtiene del mapeo ayuda a presupuestar el dinero, el tiempo y el personal en consecuencia. Un ejercicio de mapeo de las partes interesadas es beneficioso para cualquier organización que se relacione con ellas. Sin embargo, el mapeo de las partes interesadas no sólo es funcional para el compromiso y la consulta de las partes interesadas; también es útil para cualquier organización que gestione las relaciones con las partes interesadas.

¿Quién debe realizar el mapeo de las partes interesadas?

Este ejercicio es una práctica crucial para los equipos internos de las empresas que desean impulsar el éxito de los proyectos, garantizar el cumplimiento de la normativa y maximizar el impacto de la participación. Garantiza que los equipos puedan agilizar sus procesos de consulta y que no se pase por alto ninguna relación. A continuación se indica quién debe participar:

• Gestores de proyectos: Dirigen la carga de los productos y resultados del proyecto, y son responsables de cumplir las expectativas de las partes interesadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
• Equipos comunitarios y de relaciones: Dirigir la interacción y fomentar relaciones positivas con las partes interesadas, incluidas las comunidades indígenas y locales.
• Equipos reguladores, de cumplimiento y jurídicos: Garantizar que todas las actividades cumplen los requisitos legislativos y de información, mitigando al mismo tiempo los riesgos.
• Equipos de comunicación: Diseñan mensajes claros y estrategias de compromiso basadas en las distintas partes interesadas.
• Liderazgo: Proporciona dirección estratégica y sanciona el compromiso de la empresa con el compromiso responsable.

Cómo elaborar un mapa de las partes interesadas

El mapeo de las partes interesadas es una actividad de bajo coste que puede ayudar a su organización a ahorrar recursos a largo plazo. Para hacer un ejercicio de mapeo de las partes interesadas, todo lo que necesitas es:

1. Un mapa de cuatro cuadrantes. (Haz clic en la imagen inferior para descargar nuestra plantilla imprimible gratuita de mapa de partes interesadas; te sugerimos que la imprimas a tamaño completo y la pegues en una pared para una colaboración visual óptima).
2. Notas adhesivas (para anotar los nombres de las partes interesadas).
3. Bolígrafos o rotuladores.
4. Más de una persona es ideal para una lluvia de ideas que ofrezca diversas perspectivas.
5. Tiempo para completar el ejercicio.

¿Cuáles son los cuatro pasos para elaborar un mapa de las partes interesadas?

1. Lluvia de ideas: Escribe en una nota adhesiva los nombres de todas las partes interesadas que se os ocurran a ti y a tu equipo (un nombre por nota adhesiva). Hazte preguntas para fomentar el debate sobre las posibles partes interesadas.
2. Categorice: Discuta con su equipo el grado de interés e influencia de esta persona/organización en su proyecto. Una vez más, utilice preguntas desencadenantes para orientar y ayudar a identificar el interés y la influencia de una parte interesada en su proyecto.
3. Rellenar: Coloca la nota adhesiva en el cuadrante correspondiente de tu mapa de partes interesadas.
4. Vuelve a comprobarlo: Una vez hecho esto, tómate un momento para hablar con tu equipo (incluso trae a algunas personas más para que echen un vistazo al mapa), considera si alguna nota adhesiva debe moverse a otra casilla y discute si te falta alguna parte interesada.

¿Qué hacer una vez finalizado el ejercicio de mapeo de las partes interesadas?

Una vez identificadas, mapeadas y clasificadas las partes interesadas, el siguiente paso es elegir el nivel de participación. Consulta el Espectro de la Participación Pública, desarrollado por la Asociación Internacional para la Participación Pública(IAP2), para conocer más niveles de participación. Una vez decidido el nivel de participación, podrá elegir las tácticas específicas. Las tácticas son los métodos de participación que prefiere (por ejemplo, ayuntamientos, paquetes informativos, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.).

1. Supervise a sus interlocutores

Continúa supervisando el mapa de partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las partes interesadas pueden cambiar de categoría y querrás saber cuándo ocurre.

2. Seguimiento de la participación de las partes interesadas

Una vez que empiece a implicarse, tendrá que gestionar toda la información sobre las partes interesadas que recopile (datos de contacto, registros de comunicación, etc.) y definir un proceso escalable y repetible para gestionar esta información y sus planes de proyecto de implicación de las partes interesadas.

Utilizar hojas de cálculo o una herramienta de software a la que ya tengas acceso, como un CRM, puede ser tentador para hacer este trabajo. Sin embargo, no son soluciones sostenibles a largo plazo para gestionar la información sobre la participación de las partes interesadas.

Uso de software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) para la participación de las partes interesadas

El software SRM está diseñado específicamente para gestionar la información de los grupos de interés y los esfuerzos de participación. Le ayuda a conectar toda la información sobre la participación de las partes interesadas en una sola plataforma. Esto es especialmente importante a medida que se identifican preocupaciones, problemas y compromisos para las partes interesadas como parte de su proyecto.

Un SRM es la mejor forma de gestionar las relaciones con las partes interesadas, visualizar los historiales de participación y comprender los problemas y compromisos de su proyecto entre todas las partes interesadas.

Para saber qué puede hacer un SRM por su organización, consulte nuestro blog sobre Por qué el software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) es su herramienta más valiosa →.