Las partes interesadas son clave para el éxito del proyecto.
Sabemos que unos objetivos claros y una planificación precisa sientan las bases de cualquier proyecto. Pero, ¿ha pensado alguna vez en la verdadera fuerza motriz del éxito de un proyecto? Los individuos y grupos cuyas voces, intereses y decisiones pueden, en última instancia, hacer que el proyecto tenga éxito o fracase. Ya sea en la administración pública, en la industria o en sectores sin ánimo de lucro, las partes interesadas forman parte de todos los sectores. Entonces, ¿a quién nos referimos y por qué las partes interesadas son fundamentales para el éxito?
En este blog exploraremos la definición de parte interesada y veremos los distintos tipos de partes interesadas. También explicaremos cómo puedes empezar a involucrar a tus grupos de interés para construir mejores relaciones con ellos, que es la piedra angular del éxito de las operaciones empresariales.
¿Qué significa "parte interesada"?
Una parte interesada es cualquier individuo, organización o grupo que tiene un interés personal en el éxito o fracaso de un proyecto u organización. Las partes interesadas pueden participar directamente en las decisiones y actividades o verse afectadas de forma significativa por ellas. Además, sus acciones, perspectivas y necesidades pueden influir considerablemente en los resultados. Como socios esenciales, son fundamentales para dar forma y alcanzar los objetivos de la organización o el proyecto.
Para simplificar, las partes interesadas:
- Perseguir sus propias prioridades, objetivos y ambiciones
- Tener poder para tomar decisiones que puedan afectar a su proyecto u organización
- Se ven afectados por las decisiones de su organización
- Puede verse afectado a medida que evolucionan los proyectos
¿Cuáles son los tipos de partes interesadas?
Hay dos tipos principales de partes interesadas:
El término interno se refiere a las partes interesadas que se encuentran dentro de la empresa.
Algunos ejemplos de partes interesadas internas son:
- Miembros del equipo
- Directivos y ejecutivos
- Propietarios y accionistas
Externo se refiere a las personas ajenas a la empresa.
Algunos ejemplos de partes interesadas externas son:
- Clientes y abonados
- Proveedores y contratistas
- Inversores y socios financieros
- Comunidades locales y empresarios
- Propietarios
- Comunidades indígenas y titulares de derechos
- Funcionarios
- Agencias y consejos reguladores
- Grupos de defensa y ONG
- Medios de comunicación y público
¿Por qué son importantes las partes interesadas para el éxito del proyecto?
Las partes interesadas pueden influir en gran medida en que su proyecto se desarrolle sin contratiempos o encuentre fricciones a lo largo de su recorrido. Fomentar relaciones positivas con las partes interesadas es clave para el éxito del proyecto, ya que..:
- Influir en las operaciones comerciales
El sentimiento general de sus principales interesados cuenta. Si se sienten escuchados, vistos y valorados, es más probable que apoyen sus iniciativas, lo que puede traducirse en un camino sin obstáculos hacia el éxito. Lo contrario puede provocar costosos retrasos, resistencia y malentendidos.
- Aportar perspectivas y puntos de vista únicos que puedan mejorar los proyectos.
Las partes interesadas aportan diversos puntos de vista y experiencia. Establecer una relación con las partes interesadas puede ayudar a las organizaciones a satisfacer las expectativas, identificar y abordar las preocupaciones de la comunidad, explorar nuevas oportunidades y desarrollar soluciones que beneficien a todos.
- Puede impedir que las empresas reciban autorizaciones reglamentarias
Comprometerse con las partes interesadas no es sólo una buena práctica; a menudo es un requisito legal o reglamentario en los sectores de la minería y la producción de energía. La comunicación y el desarrollo de relaciones garantizan que las organizaciones cumplan los requisitos normativos para obtener los permisos de los proyectos o las licencias de desarrollo. Si las partes interesadas consideran que no se les ha involucrado de forma significativa, pueden oponerse a la aprobación de un proyecto.
- Controlar la imagen que se tiene de la empresa
Una comunicación eficaz y abierta con las partes interesadas infunde confianza. Hoy en día, las partes interesadas pueden empañar fácilmente la reputación de una empresa. Por eso, las organizaciones que establecen relaciones positivas con sus grupos de interés tienen menos probabilidades de enfrentarse a la oposición pública y a comentarios negativos.
Cómo identificar a las partes interesadas
Una vez comprendidas las partes interesadas en general, es hora de identificar quiénes son, en concreto para su proyecto, y poner en marcha un plan para relacionarse eficazmente con ellas. Para empezar a identificar a las partes interesadas, recomendamos realizar un análisis de las mismas.
¿Qué es un análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas es un proceso sistemático que consiste en determinar quién participa en el proyecto o se ve afectado por él, evaluar su grado de interés e influencia y establecer las prioridades correspondientes.
El análisis de las partes interesadas consta de cinco pasos principales que le ayudarán a descifrar quiénes son sus principales partes interesadas y a priorizarlas en función de su influencia.
Para saber más sobre este proceso, consulta nuestro blog: Qué es el análisis de las partes interesadas y por qué es importante? →
Una vez que conozca a sus principales interlocutores, podrá utilizar esta información para dedicar sus recursos en consecuencia. Esto incluye el tiempo, el presupuesto y los recursos de comunicación para lograr la participación más eficaz.
Cómo relacionarse con las partes interesadas
Desarrollar y aplicar un plan integral de participación de las partes interesadas es esencial para comunicarse y comprometerse de forma significativa con ellas. Con múltiples miembros del equipo interactuando en varios puntos de contacto, las partes interesadas a menudo se encuentran con una variedad de estilos de comunicación, canales y tiempos de respuesta. Sin un plan estructurado, esto puede dar lugar a errores de comunicación, a que se pase por alto la correspondencia y a que no se cumplan las expectativas. Establecer un plan de compromiso claro minimiza los riesgos del proyecto, mejora la gestión de los recursos y, lo que es más importante, garantiza que se está trabajando para fomentar una confianza duradera y unas relaciones positivas con las partes interesadas.
Cómo hacer un seguimiento del compromiso con las partes interesadas
Para que cualquier plan de implicación funcione, el equipo del proyecto debe proporcionar algún tipo de seguimiento e información. El seguimiento incluye la recopilación, organización y análisis de todas las interacciones, opiniones y participación de las partes interesadas.
Quizá te interese nuestro blog, ocho pasos para hacer un seguimiento eficaz de la participación de tus grupos de interés. →
Las herramientas de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM), como Jambo , ofrecen una solución sencilla para hacer un seguimiento de todos los datos relacionados con las comunicaciones con las partes interesadas, las expectativas, los próximos pasos y mucho más. Una SRM elimina la molestia de utilizar múltiples hojas de cálculo y mejora la transparencia entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
¿Quieres saber más? Echa un vistazo a nuestra introducción de 1 minuto a Jambo.
