El análisis de las partes interesadas es una parte importante de su plan de participación y de sus esfuerzos de gestión de las partes interesadas.
En este blog trataremos:
- ¿Qué es el análisis de las partes interesadas?
- 3 razones por las que es importante el análisis de las partes interesadas
- Los 5 pasos del análisis de las partes interesadas
- Próximos pasos
- Plantilla gratuita de análisis de las partes interesadas
¿Qué es el análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas consiste en identificarlas y priorizarlas en función de su grado de interés e influencia en un proyecto. El análisis de las partes interesadas le ayuda a conocerlas y comprenderlas mejor para que su proyecto y sus esfuerzos de implicación sean más eficaces.
Los 5 pasos del análisis de las partes interesadas:
- En el proceso de identificación se realiza una lluvia de ideas de todas las posibles partes interesadas.
- Una vez identificados, puedes priorizar a los interesados en función de su nivel de interés e influencia en el proyecto.
- Tras priorizar a las partes interesadas, querrá comprender mejor sus perspectivas y opiniones sobre su organización y su proyecto.
- A continuación, decidirá cuál es la mejor manera de interactuar basándose en lo aprendido en los pasos anteriores.
- Por último, una vez que empiece a relacionarse con sus interlocutores y a conocerlos mejor, querrá repetir este proceso periódicamente.
3 razones por las que es importante el análisis de las partes interesadas
1. Comprender mejor para obtener mejores resultados
Determinar la opinión de las partes interesadas sobre su organización y su proyecto es una información importante que le ayudará a orientar su plan de participación y le permitirá tomar mejores decisiones.
Puede combinar las perspectivas de las partes interesadas con los conocimientos técnicos de su equipo para ayudarle a comprender mejor su proyecto y a las partes interesadas.
Recuerde que es importante tener en cuenta la experiencia y los conocimientos de las partes interesadas.
2. Identificar pronto los problemas de las partes interesadas
Si se toma el tiempo necesario para comprender a sus interlocutores, es más probable que entienda sus preocupaciones, lo que le ayudará a identificar temas que podrían ser delicados y potencialmente convertirse en problemas. Esto es importante porque, si eres capaz de identificar y abordar los problemas en una fase temprana, podrás preparar mejor los recursos necesarios e intervenir para salvar relaciones críticas.
Como explicaba Dayna Morgan, de BRITT RADIUS, en nuestro blog Stakeholder Issues Expert Blog, "tratar los problemas desde el principio puede, de hecho, crear defensores".
3. Comunicarse eficazmente con las partes interesadas
Cuando identifique a sus interlocutores y comprenda sus perspectivas y preocupaciones, podrá planificar mejor su estrategia de comunicación y las tácticas que utilizará para interactuar de forma más eficaz y centrarse en establecer relaciones importantes con los interlocutores.
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Las 5 etapas del análisis de las partes interesadas
1. Identificación de las partes interesadas
Para identificar a todas las partes interesadas potenciales, recomendamos que el proceso de identificación sea un ejercicio de equipo. Con tu equipo, haz una lluvia de ideas sobre cada persona o grupo que podría verse afectado por tu proyecto de forma positiva o negativa.
¿Necesita ayuda? Eche un vistazo a nuestra lista de preguntas que le ayudarán a generar ideas.
¿No sabe por dónde empezar? Considere las siguientes preguntas desencadenantes:
- ¿Cómo podría este proyecto perturbar los barrios/comunidades?
- ¿Este proyecto se desarrolla en territorio tradicional o afecta a él? (Como tierra indígena o tribal)
- ¿Impactará este proyecto a otras organizaciones?
- ¿Cuáles son las repercusiones medioambientales de este proyecto?
- ¿Impactará este proyecto a alguien económicamente?
- ¿A quién podría perjudicar este proyecto?
- ¿Quién puede expresar su preocupación por las decisiones y acciones de su organización?
- ¿Se ha puesto en contacto anteriormente con partes interesadas que probablemente estarían interesadas o se verían afectadas de nuevo?
Cuando empiece a responder a estas preguntas, tendrá una idea más clara del tipo de partes interesadas y comunidades afectadas por su proyecto. Utiliza esta información para empezar a elaborar tu lista de partes interesadas.
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2. Priorizar a las partes interesadas
Determinar el nivel de interés/influencia de las partes interesadas
La matrizde poder e interés de Mendelow es una herramienta muy utilizada para determinar el nivel de interés e influencia de las partes interesadas en la organización o el proyecto.
¿Por qué elaborar un mapa de las partes interesadas?
Elaborar un mapa de las partes interesadas tiene varias ventajas. La categorización de las partes interesadas mediante un ejercicio de mapeo de las partes interesadas ayuda a orientar el nivel de compromiso con cada categoría de partes interesadas, para que sepas dónde tienes que centrar tus recursos.
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3. Comprender a las partes interesadas
Una vez identificadas y priorizadas las partes interesadas, hay que dedicar tiempo a comprenderlas y a conocer sus puntos de vista sobre el proyecto.
Considere las siguientes preguntas para empezar:
- ¿Qué significa el éxito de un proyecto para las partes interesadas?
- ¿Cómo afecta el proyecto (positiva o negativamente) a las partes interesadas?
- ¿Cuál es su opinión actual sobre su proyecto/organización?
- ¿Están interesados en su proyecto? En caso afirmativo, ¿cuál es su interés (financiero, medioambiental, emocional, etc.)?
Cuando empiece a comprender las perspectivas de las partes interesadas, podrá hacer una evaluación de su posición con respecto al proyecto (es decir, apoyo, objeción, condicional, indeciso o neutral).
Recuerde que la evaluación de las partes interesadas puede cambiar con el tiempo. Asegúrate de seguir controlando a las partes interesadas y sus puntos de vista sobre el proyecto (es decir, las partes interesadas pueden pasar de apoyar a objetar a medida que avanza el proyecto).
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4. Comprometerse con las partes interesadas
Una vez identificadas las partes interesadas, establecidas las prioridades y conocidos sus puntos de vista, es hora de comprometerse.
El Espectro de la Participación Pública, desarrollado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2), es una herramienta excelente para identificar qué nivel de compromiso (o participación) es el mejor para su estrategia de participación de las partes interesadas.
El Espectro IAP2 identifica cinco niveles diferentes de participación: informar, consultar, implicar, colaborar y capacitar. Algunas organizaciones prefieren elegir una estrategia para todas las partes interesadas, mientras que otras prefieren centrarse en adaptar su estrategia de participación en función del interés o la influencia/poder de una parte interesada, lo que les permite centrar los esfuerzos donde más se necesitan.
Por ejemplo, una parte interesada poco influyente o poco interesada probablemente no se verá influida por el proyecto ni le interesará, y puede que sólo necesite ser informada (a menudo con una comunicación unidireccional).
Mientras que las partes interesadas clave (es decir, de gran influencia/alto interés) tienen un potencial mucho mayor para influir en el proyecto y, según los niveles de compromiso del PAI2, puede ser necesario consultarlas, implicarlas, colaborar con ellas o capacitarlas, en función de las circunstancias o de la visión que tenga su organización del compromiso.
Una vez que haya decidido su nivel de compromiso, estará listo para elegir sus tácticas de compromiso específicas. Las tácticas no son más que los métodos elegidos para interactuar.
Para obtener algunos consejos sobre cómo hacer que la participación de las partes interesadas sea más inclusiva, visite nuestro blog.
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5. Repetición del proceso de análisis de las partes interesadas
El proceso de análisis de las partes interesadas no termina una vez analizadas, sino que es necesario revisarlo periódicamente a lo largo del proyecto.
Es importante revisar este proceso porque, a medida que recopile datos de sus esfuerzos de participación y obtenga información sobre las cosas que preocupan a la gente, empezará a ver cómo surgen temas que pueden influir en su plan de participación de las partes interesadas de cara al futuro.
Repetir este proceso es vital, ya que querrás controlar si han cambiado las perspectivas de las partes interesadas y su valoración del proyecto (es decir, si siguen apoyándolo, si se oponen, si están condicionadas, indecisas o neutrales).
Próximos pasos
En lo que respecta a la información sobre la participación de las partes interesadas que recopilará (comunicaciones, problemas, compromisos, tareas, etc.), es fundamental mantenerse organizado y llevar un registro detallado de todos los esfuerzos de participación durante este proceso, y no hay mejor forma de hacerlo que con un software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) como Jambo.
¿Quiere conocer las diferencias entre SRM y CRM? Consulte nuestro blog.
Plantilla gratuita de matriz de análisis de las partes interesadas
Cuando se está en las primeras etapas, dar sentido a toda la información del análisis de las partes interesadas puede resultar abrumador. Una forma sencilla de organizar los datos del análisis de las partes interesadas es mediante una matriz.
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