Tanto si cuenta con varios profesionales de la implicación de las partes interesadas en su equipo, como si trabaja con contratistas de implicación o tiene una persona que se comunica con todo el mundo, debe mantener la coherencia de los mensajes de implicación de las partes interesadas en todos sus canales de comunicación.
Los mensajes coherentes influyen en la percepción que los interesados y las comunidades tienen de sus proyectos y en la confianza general que depositan en su organización, mientras que los mensajes contradictorios pueden confundir a los interesados y las comunidades y acabar con esa confianza vital.
4 consejos para mantener la coherencia en los mensajes sobre la participación de las partes interesadas
1. Elabore sus mensajes clave desde el principio
Como ya comentamos en nuestros consejos para mejorar la interacción con las partes interesadas, es necesario desarrollar los mensajes clave desde el principio.
Para definir sus mensajes clave, tendrá que trabajar con su equipo para definir sus objetivos de compromiso y, a continuación, elegir y desarrollar los mensajes que le ayudarán a alcanzar dichos objetivos. A continuación, todos, desde la dirección en adelante, deberán comprometerse a utilizar los mensajes seleccionados.
Consejo: Es posible que las partes interesadas y las comunidades no necesiten el mismo nivel de comunicación, ni siquiera los mismos mensajes. Para ayudarle a decidir a quién debe implicar más y quién puede necesitar mensajes más detallados, le sugerimos que realice un ejercicio de mapeo de las partes interesadas con su equipo.
2. Mantenga toda la información de las partes interesadas registrada en el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM), de modo que pueda realizar un seguimiento sencillo de sus mensajes.
Disponer de registros precisos y completos de todas sus relaciones con las partes interesadas y las comunidades le ayudará a realizar un seguimiento sencillo de todos sus mensajes para asegurarse de que está en consonancia con sus objetivos de mensajería.
La mejor herramienta para gestionar los compromisos y la información de las partes interesadas es el software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM). Se trata de un software desarrollado para gestionar todas las relaciones y comunicaciones con las partes interesadas.
Un SRM garantiza que la información sobre las partes interesadas esté organizada, sea accesible, permita búsquedas y sea fácil de entender, de modo que pueda realizar un seguimiento de todo lo comunicado por sus equipos y sus partes interesadas. Con todo registrado y accesible, siempre sabrás si se están utilizando tus mensajes clave (esto puede ayudarte incluso durante las sesiones de planificación del equipo para identificar áreas en las que podrías necesitar mejorar tus mensajes).
3. Siga cómo sus equipos comparten mensajes con la ayuda de su SRM
Para llevar tus mensajes al siguiente nivel, debes hacer un seguimiento de "quién de tu equipo dijo qué y cuándo" en cada interacción con las partes interesadas y las comunidades. De este modo, los equipos y las partes interesadas se responsabilizan de todo lo que se comunica y es más fácil hacer un seguimiento y ver lo que está ocurriendo en las interacciones.
Esto ayudará a tus equipos en cualquier reunión o contacto con las partes interesadas, ya que todo el mundo tiene acceso a todos los mensajes comunicados a cada parte interesada. Puedes utilizar estos registros para conocer mejor a las partes interesadas, comprender sus puntos de vista y decidir si tú y tus equipos estáis transmitiendo los mensajes con eficacia o si hay margen de mejora.
En un SRM como Jambo, los usuarios pueden simplemente hacer clic en el perfil de una parte interesada antes de una reunión para obtener una actualización rápida de todo lo que se ha comunicado a esa parte interesada (y todo lo que se ha comunicado de vuelta).
Con todo organizado y un registro claro de quién del equipo registró cada contacto, siempre sabrá a quién dirigirse si tiene preguntas. También es más fácil identificar las oportunidades de trabajar con tu equipo para racionalizar los mensajes de tu organización antes del siguiente contacto.
Si todo el mundo está al día y es responsable, podrá colaborar más estrechamente para identificar las lagunas en la coherencia de sus mensajes, las oportunidades de comunicarlos con mayor claridad y las áreas susceptibles de mejora.
4. Facilite a las partes interesadas la comunicación con usted y su equipo.
Una parte importante de la implicación efectiva de las partes interesadas es asegurarse de que éstas y las comunidades sepan cómo ponerse en contacto con usted y su equipo para transmitirles sus puntos de vista, comentarios y preocupaciones.
Necesita esta información para saber si está transmitiendo los mensajes correctos. También le permite decidir cuándo cambiar sus mensajes o su enfoque general de la participación.
Por ejemplo, si sus interlocutores le hacen constantemente preguntas concretas que usted pensaba que ya había respondido o sacan a relucir información incorrecta sobre su proyecto, es una oportunidad para modificar y reforzar sus mensajes clave y ofrecer una mensajería más coherente y clara.
Consejos de expertos para mejorar sus compromisos
Transmitir con éxito mensajes coherentes a las partes interesadas y a las comunidades requiere un esfuerzo de equipo. Para preparar a su equipo para el éxito y ayudarle a interactuar eficazmente, hemos elaborado un documento descargable gratuito para compartir con su equipo con consejos sobre cómo interactuar en el mundo actual, diseñado con el asesoramiento experto de Kim Hyshka, de Dialogue Partners.
Para obtener su copia gratuita, haga clic en la imagen de abajo.
