Los 5 riesgos de confiar en las hojas de cálculo para involucrar a las partes interesadas

El compromiso de las partes interesadas es el proceso de gestionar las relaciones y comunicaciones con individuos o grupos que tienen un interés personal en las actividades, decisiones o resultados de una organización.  

Para conocer los 7 pasos clave de la participación de las partes interesadas, visite nuestro blog.

La participación efectiva de las partes interesadas es fundamental para el éxito de las organizaciones y los gobiernos, ya que les permite comprender y atender las necesidades y preocupaciones de sus interlocutores.

Sin embargo, la gestión de la participación de las partes interesadas es un proceso complejo y dinámico que requiere una cuidadosa planificación, coordinación y supervisión. En nuestro blog encontrará consejos para mejorar su relación con las partes interesadas.

Tradicionalmente, las organizaciones y los gobiernos han utilizado hojas de cálculo para gestionar la participación de las partes interesadas. Créanos, entendemos su atractivo. Es una forma sencilla de reunir toda la información en un solo lugar; al fin y al cabo, ¿quién no ha utilizado alguna vez una hoja de cálculo?  

Pero créanos cuando le decimos que confiar en las hojas de cálculo para gestionar la participación de las partes interesadas es un riesgo enorme.  

¿Ha llegado el momento de romper con las hojas de cálculo? Visite nuestro blog para obtener más información.

En esta entrada del blog, aprenderá exactamente por qué es una apuesta tan arriesgada y algunas alternativas más eficaces para la gestión de los datos de las partes interesadas.

1. Funcionalidad y escalabilidad limitadas

Las hojas de cálculo están diseñadas para gestionar datos numéricos, no para implicar a las partes interesadas.  

Aunque las hojas de cálculo pueden utilizarse para almacenar información sobre las partes interesadas, su funcionalidad es limitada cuando se trata de analizar, seguir y elaborar informes sobre esa información.  

A medida que las organizaciones y los gobiernos crecen, sus actividades de participación de las partes interesadas se vuelven más complejas. Es entonces cuando las limitaciones de las hojas de cálculo se hacen más evidentes.  

Las hojas de cálculo pueden resultar poco manejables y dificultar la gestión de grandes volúmenes de datos o el seguimiento de las relaciones con múltiples partes interesadas. Esto puede dar lugar a ineficiencias, errores o pérdida de oportunidades de participación.

Para saber más sobre la funcionalidad y escalabilidad limitadas de las hojas de cálculo, consulte nuestro blog.

2. Error humano

Las hojas de cálculo son conocidas por su potencial para el error humano.  

Con tantos datos que introducir y manipular, es fácil cometer errores que pueden tener consecuencias importantes.  

Los errores en los datos de participación de las partes interesadas pueden dar lugar a malentendidos, oportunidades perdidas y relaciones dañadas.  

Un simple error en una hoja de cálculo costó a TransAlta 24 millones de dólares.. Steve Snyder, consejero delegado de TransAlta, dijo que el fallo fue "literalmente un error de cortar y pegar en una hoja de cálculo que no detectamos cuando realizamos la clasificación final de las ofertas antes de su presentación", informa Reuters. 

La ventaja de tener los datos de las partes interesadas limpios es que puedes encontrar información sobre las partes interesadas y el proyecto, mantenerte al día con los problemas y compromisos de las partes interesadas y reducir el riesgo del proyecto. Para obtener consejos sobre cómo mantener limpios los datos de las partes interesadas, visite nuestro blog.

3. Riesgos para la seguridad de los datos

Las hojas de cálculo suelen utilizarse para almacenar información confidencial, como datos de contacto de las partes interesadas y sus comentarios. 

Si esta información cae en las manos equivocadas, podría provocar daños a la reputación, problemas legales o la pérdida de confianza de las partes interesadas. 

Las hojas de cálculo no están diseñadas para ser seguras. Pueden compartirse fácilmente con personal no autorizado y carecen de las funciones de cifrado y control de acceso necesarias para proteger los datos sensibles.  

Esto puede dejar a las organizaciones expuestas a violaciones de datos y otros riesgos de seguridad. Esto no solo puede poner en peligro a su empresa, sino que también puede suponer una infracción de la normativa del sector que regula la participación de las partes interesadas.  

4. 4. Falta de colaboración

La participación de las partes interesadas es un proceso dinámico que requiere la colaboración y coordinación en tiempo real de los distintos equipos y departamentos de una organización o gobierno.  

Las hojas de cálculo, por su parte, suelen ser utilizadas por una sola persona a la vez (pero requieren que muchas personas contribuyan a lo largo del proceso).  

Aunque varias personas pueden acceder a una hoja de cálculo y actualizarla al mismo tiempo, puede resultar difícil hacer un seguimiento de los cambios y asegurarse de que todo el mundo trabaja con la información más actualizada.  

Esta falta de colaboración en tiempo real puede dar lugar a fallos de comunicación, duplicación de esfuerzos e incoherencias y errores en los datos.  

Para obtener más información sobre las ventajas de centralizar los datos de participación de las partes interesadas, visite nuestro blog.

5. Ineficiente y lento

Recopilar, organizar y analizar la información de las partes interesadas puede consumir un valioso tiempo de recursos, sobre todo a medida que aumenta el número de interesados.  

Esto puede ralentizar el proceso de participación de las partes interesadas, dificultando el establecimiento de relaciones positivas y la consecución de los objetivos del proyecto. 

Las hojas de cálculo también tienen una capacidad limitada de elaboración de informes cuando se trata de la participación de las partes interesadas.  

Recopilar informes de varios cabezales de dispersión puede llevar días.  

Una alternativa a la hoja de cálculo

Las hojas de cálculo tienen sus ventajas, como la rentabilidad y la facilidad de uso, pero en lo que respecta a la participación de las partes interesadas, son más perjudiciales que beneficiosas.  

Desde los errores humanos que pueden producirse durante la introducción manual de datos hasta los problemas de seguridad y compatibilidad, las hojas de cálculo son un negocio realmente arriesgado. Por estos motivos, los profesionales que trabajan con grupos de interés deben buscar soluciones alternativas que ofrezcan un mejor control y protección de sus valiosos datos. 

El software para la participación de las partes interesadas (o software SRM) está diseñado específicamente para gestionar la información y las actividades de participación de las partes interesadas. Ofrece funciones especializadas, como perfiles de las partes interesadas, seguimiento de la comunicación, gestión de problemas y herramientas de colaboración, que pueden ayudar a organizaciones y gobiernos a gestionar eficazmente las relaciones con las partes interesadas.  

El software de participación de las partes interesadas también cuenta con funciones avanzadas de elaboración de informes que permiten generar informes rápidamente y analizar los datos en tiempo real. 

Para obtener más información sobre el software de participación de las partes interesadas, visite nuestro blog¡!

Además, el software de participación de las partes interesadas, como Jambo, está diseñado para ser increíblemente seguro y está basado en la nube, lo que significa que se puede acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Si está listo para decir adiós a las hojas de cálculo, consulte nuestro libro electrónico gratuito que le ayudará a empezar.