La implicación efectiva de las partes interesadas es crucial para que su organización prospere en el panorama actual, interconectado y cambiante.
Establecer relaciones sólidas con las partes interesadas es la clave para obtener apoyo, fomentar la colaboración e impulsar el éxito a largo plazo. La mejor forma de ayudarte a ti y a tu equipo a conseguirlo es contar con una buena estrategia de gestión de las partes interesadas y una herramienta de colaboración fácil de usar para gestionar sus relaciones y datos.
En este blog, exploramos la mejor herramienta de participación de las partes interesadas que usted y su equipo pueden utilizar para mejorar sus esfuerzos.
¿Qué herramientas pueden utilizarse para facilitar la participación de las partes interesadas?
1. Herramientas de comunicación
La participación eficaz de las partes interesadas depende de herramientas que agilicen la comunicación, la colaboración y el intercambio de información. La plataforma adecuada ayuda a mantener a todo el mundo, desde los miembros internos del equipo hasta los socios externos, informado, implicado y alineado a lo largo de los proyectos. Soluciones como Microsoft Teams y Slack ejemplifican este enfoque y prosperan en conversaciones rápidas y continuas. Sin embargo, la participación de las partes interesadas es algo más que comunicarse. Hay otros aspectos que estas herramientas no abordan adecuadamente.
2. Herramientas de gestión de proyectos
Herramientas como Monday, Asana y Trello ayudan a organizar tareas, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso en un solo lugar. Proporcionan a tu equipo y a las partes interesadas una visibilidad clara de lo que está ocurriendo en cada fase del proyecto. Esta transparencia ayuda a evitar confusiones y a cumplir los plazos, garantizando que los proyectos se desarrollen sin problemas y que todo el mundo se sienta conectado. Aunque las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para llevar a cabo el trabajo, la participación adecuada de las partes interesadas requiere plataformas y enfoques diseñados para establecer relaciones, fomentar la comunicación abierta e implicar de forma significativa a las partes interesadas en todo el proceso.
3. Herramientas de retroalimentación
A veces, lo que necesitas para avanzar con confianza es obtener opiniones o comentarios de las partes interesadas. Las herramientas de encuestas como SurveyMonkey y Google Forms facilitan la creación de encuestas, cuestionarios o formularios de opinión que reúnen información valiosa de todas las personas implicadas, ya formen parte de tu equipo interno o de socios y comunidades externas. Al facilitar que las partes interesadas compartan sus opiniones e ideas, estas herramientas te ayudan a tomar decisiones mejor informadas, detectar posibles problemas con antelación y establecer relaciones más sólidas y colaborativas. Sin embargo, las herramientas de feedback no ofrecen una visión completa de la participación de las partes interesadas. Como mucho, captan el sentimiento de las partes interesadas.
¿Cuál es la herramienta de participación de las partes interesadas más popular?
Software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM)
Aunque las herramientas de colaboración y gestión de proyectos son excelentes comunicación interna y el trabajo en proyectos, no satisfacen plenamente las necesidades únicas y continuas de la participación de las partes interesadas, especialmente en proyectos que requieren una gestión de las relaciones con matices, la gestión del cumplimiento o una amplia participación pública. El software de gestión de las relaciones con las partes interesadas (SRM) es un software específico que ofrece una amplia gama de funciones y ventajas que pueden revolucionar la forma en que los equipos se relacionan con las partes interesadas y las gestionan.
¿Cómo ayuda la herramienta adecuada para la participación de las partes interesadas a que los equipos participen eficazmente?
1. Gestión centralizada de los datos de las partes interesadas
Los equipos que trabajan con las partes interesadas suelen manejar una gran cantidad de información sobre ellas, como datos de contacto, preferencias e historial de comunicación.
Una herramienta eficaz para la participación de las partes interesadas proporciona una ubicación centralizada para almacenar, organizar y gestionar estos valiosos datos. Esta centralización elimina la necesidad de disponer de hojas de cálculo dispersas o múltiples sistemas, lo que facilita el acceso y la actualización de la información de las partes interesadas.
Al tener toda la información fácilmente accesible en un solo lugar, puede obtener una visión completa de las partes interesadas, incluidas sus necesidades, intereses y preocupaciones. Esta visión consolidada permite estrategias de compromiso más específicas y personalizadas, fomentando relaciones más sólidas. Puede realizar un seguimiento de las interacciones, registrar notas importantes e historiales de comunicación, para asegurarse de que no se le escapa ningún detalle importante.
Para saber más sobre las ventajas de centralizar los datos de tus grupos de interés , consulte nuestro blog →
2. Comunicación y colaboración racionalizadas
La comunicación eficaz es la clave del éxito de la participación de las partes interesadas. El software SRM ofrece sólidas herramientas de comunicación y colaboración que pueden mejorar significativamente la eficacia de tu equipo.
Por ejemplo, muchas plataformas SRM ofrecen integración con el correo electrónico, lo que le permite enviar y recibir mensajes directamente desde su plataforma de correo electrónico. Estos mensajes aparecen automáticamente en los registros de comunicación de las partes interesadas. Esta integración garantiza que toda la comunicación con las partes interesadas esté centralizada y sea fácilmente accesible.
Los flujos de trabajo automatizados y las funciones de gestión de tareas agilizan los procesos de su equipo y garantizan que todos estén de acuerdo. El software SRM permite asignar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso. Las actualizaciones y notificaciones en tiempo real mantienen informados a los miembros del equipo y facilitan una interacción eficaz con las partes interesadas.
3. Segmentación y orientación avanzadas de las partes interesadas
No todas las partes interesadas tienen las mismas necesidades, intereses o influencia. Para que la implicación de las partes interesadas sea eficaz, hay que segmentarlas y dirigirlas adecuadamente. El software SRM ofrece herramientas para clasificar a las partes interesadas en función de diversos criterios, como su función, ubicación o nivel de influencia.
Esta capacidad de segmentación le permite a usted y a su equipo desarrollar estrategias de compromiso a medida para los distintos grupos de interesados, alineando los mensajes, las iniciativas y las acciones de forma más eficaz. Al tratar a las partes interesadas como individuos con necesidades específicas, las organizaciones pueden establecer conexiones más sólidas y abordar sus preocupaciones con mayor eficacia.
Con el software SRM, puede crear perfiles personalizados de las partes interesadas, incluyendo atributos y preferencias relevantes, garantizando que sus esfuerzos de compromiso sean altamente específicos y relevantes.
4. Seguimiento y análisis de los problemas y preocupaciones de las partes interesadas
Comprender y abordar los problemas y preocupaciones de las partes interesadas es crucial para un compromiso eficaz. El software SRM ayuda a realizar un seguimiento de las interacciones con las partes interesadas y proporciona una plataforma para registrar y realizar un seguimiento de las distintas cuestiones planteadas por las partes interesadas y los compromisos o mitigaciones que usted hace a cambio. Esto permite a su equipo estar al tanto de los asuntos importantes y garantiza que se aborden de forma rápida y adecuada.
Al hacer un seguimiento de los problemas y preocupaciones de las partes interesadas, estará mejor preparado para abordarlos, garantizando que su equipo pueda demostrar capacidad de respuesta y compromiso proactivo. Esto demuestra a las partes interesadas que se valoran sus comentarios y opiniones, lo que aumenta la confianza y fortalece las relaciones.
Además, el software SRM como Jambo le permite categorizar y priorizar los problemas de las partes interesadas en función de su impacto y urgencia. Esto ayuda a su equipo a asignar recursos de manera eficiente y priorizar la resolución de los asuntos más críticos.
¿Cómo elegir la mejor herramienta para implicar a las partes interesadas?
En resumen, la mejor herramienta de participación de las partes interesadas es un software SRM como Jambo. Centraliza de forma segura los datos de participación de las partes interesadas, mejora la colaboración, facilita el seguimiento de las comunicaciones y ayuda a mejorar la segmentación y la orientación de las partes interesadas con la capacidad de realizar un seguimiento de los problemas y las mitigaciones de las partes interesadas. Existe una herramienta mejor para la participación de las partes interesadas. Jambo capacita a su equipo para interactuar de forma más eficaz, tomar decisiones basadas en datos y construir y alimentar estratégicamente las relaciones con las partes interesadas.
Aprovechando la potencia del software SRM, sus esfuerzos de implicación de las partes interesadas pueden alcanzar nuevas cotas, lo que se traduce en mejores resultados, una mayor satisfacción de las partes interesadas y, en última instancia, el impulso de su organización hacia el éxito a largo plazo.
¿Listo para dar el siguiente paso? Descargue nuestra lista de comprobación gratuita que le ayudará a encontrar el software SRM adecuado para su organización.
