El software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) es una valiosa herramienta para conectar toda la información sobre la implicación de los grupos de interés en una plataforma que simplifique y agilice sus programas de implicación.
Un componente vital del éxito de un plan de implicación de las partes interesadas es el seguimiento y el cumplimiento de sus compromisos.
What are stakeholder commitments?Un compromiso de las partes interesadas es una promesa hecha a una parte interesada.
Estos compromisos pueden adoptar muchas formas: pueden ser generales (como un cambio de política o una acción que hay que emprender), implicar un elemento financiero (como una donación o patrocinio) o representar un equivalente financiero (como bienes o servicios proporcionados o intercambiados).
Utilizar un SRM para ayudar a gestionar los compromisos de su organización tiene muchas ventajas.
Gracias a la posibilidad de registrar rápidamente toda la información sobre las partes interesadas en un sistema centralizado, podrá centrarse en establecer relaciones con ellas y trabajar para alcanzar los objetivos del proyecto.
Con un SRM, puedes:
Dependiendo del SRM que elija, debería poder ver los compromisos asociados con uno o todos sus proyectos para ayudarle a construir una comprensión completa.
Al registrar toda la información, siempre sabrá de dónde proceden los compromisos (es decir, a qué registro de comunicación o asunto está asociado el compromiso). Saber cómo se relaciona la información te ayuda a comprender mejor a las partes interesadas y los proyectos.
Una SRM ayuda a los equipos a organizar sus compromisos de forma comprensible y con capacidad de búsqueda, lo que facilita su seguimiento para no volver a olvidar ningún compromiso.
Los registros de comunicación asociados con el compromiso serán fáciles de ver como parte del perfil general del compromiso. Esta pista de auditoría de la información es importante porque, por ejemplo, si se encuentra en una situación en la que hay una discrepancia sobre cómo se manejó un compromiso, puede obtener rápidamente toda la información necesaria para mostrar la comunicación exacta que se produjo.
Poder acceder a la información de los compromisos para entender cómo y por qué se prometieron te ayuda a comprender mejor los deseos y expectativas de las partes interesadas. Saber qué compromisos existen y si se han cumplido te ayudará a no volver a sorprenderte en una reunión con una parte interesada.
Esta comprensión también le ayuda a usted y a su equipo a comunicarse de forma más coherente con las partes interesadas, a preparar las reuniones con las partes interesadas y a cumplir con tacto los compromisos en colaboración con otros miembros del personal, contratistas o líneas de negocio. Esta claridad ayudará a las partes interesadas a verle más comprometido, informado y fiable, lo que contribuye a establecer relaciones importantes.
To learn more about building stakeholder relationships, check out our blog!
Con la información rastreada, organizada y accesible en un SRM, puede prepararse mejor y mitigar los riesgos para mantener sus proyectos dentro de los plazos previstos y su organización mejor protegida.
Muchas organizaciones siguen utilizando hojas de cálculo para gestionar sus esfuerzos de participación de las partes interesadas. Las hojas de cálculo pueden o no estar actualizadas y pueden ser difíciles de buscar y comprender.
Con múltiples hojas de cálculo, es difícil, si no imposible, hacer un seguimiento de información importante como los compromisos. Si no estás seguro de cuándo se actualizó por última vez la hoja de cálculo, puede ser difícil hacer un seguimiento del estado de los compromisos.
Esta falta de comprensión del historial de compromisos le expone a diversos riesgos.
Con un SRM basado en la nube, la información de tus compromisos está centralizada, puedes ver fácilmente la última vez que se actualizó y siempre sabes que estás viendo la última versión. Si tu SRM tiene permisos basados en usuarios, también puedes controlar quién puede acceder a la información de compromisos, lo que resulta beneficioso en función de la función del personal o los contratistas en tu proyecto.
Las percepciones positivas ayudan a forjar la reputación de su organización entre la gente, lo que puede ser muy valioso, sobre todo en tiempos turbulentos o cuando se trata de conseguir apoyo. Su voluntad de comprometerse de forma coherente y transparente, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de todos sus compromisos, influirá en la percepción que la gente tenga de sus proyectos y su organización.
Un SRM ayuda a gestionar la reputación permitiéndole a usted y a su equipo mantener la coherencia en sus mensajes, ya que siempre sabrá qué ha dicho quién y le ofrece la posibilidad de organizar los compromisos según la prioridad y la fecha de vencimiento, lo que significa que siempre sabrá qué compromisos quedan por cumplir.
Hablando del cumplimiento de los compromisos, es inevitable que algunos no puedan cumplirse hasta pasados varios años, y es difícil recordar una promesa hecha hace cinco años (¡especialmente si es anterior a tu etapa en un equipo!).
Con un SRM, la información queda registrada, organizada y accesible, lo que permite revisar rápidamente los compromisos y comprender lo que se ha acordado, incluidas las responsabilidades, lo que ayuda a respaldar la responsabilidad de su equipo para garantizar que los compromisos se cumplan siempre, independientemente de cuándo se hayan contraído.
To learn more about how an SRM helps you manage your stakeholder commitments, check out our blog!
Dado que un SRM está diseñado para gestionar las partes interesadas, los flujos de trabajo exclusivos pueden ayudarle a obtener información detallada sobre sus proyectos de implicación de las partes interesadas y permitirle crear fácilmente informes útiles.
Estos conocimientos y funciones de elaboración de informes son esenciales para la gestión eficaz de la información de sus grupos de interés y le ayudan a comprender cómo se conecta todo.
Some SRMs will allow you to run reports on commitments by status to help you keep track of important information like which commitments are currently high priority or overdue and need your immediate attention. These reports can help to improve accountability and ensure compliance.
To learn more about how SRM reports will help your stakeholder engagement, visit our blog!
Ahora que ya conoces las ventajas de utilizar un SRM, es el momento de elegir uno.
No todos los SRM están diseñados o soportados de la misma manera. El software que funciona para una organización puede no ser la opción adecuada para otra, así que tómese su tiempo para revisar y seleccionar el mejor SRM para su organización.
¿Está listo para decir adiós a las hojas de cálculo y pasarse al software de gestión de las relaciones con los grupos de interés? Eche un vistazo a nuestro eBook gratuito.